営業日報は必要？不要？営業日報を書くメリット・デメリット

みなさんは、社内で日報を書いていますか？特に営業活動を行っている方々の中には、営業日報を書いている人が多いのではないでしょうか。営業日報は管理側だけでなく、日報を書く側にもメリットがあります。

そこで今回は、営業日報を書くメリットとデメリットを紹介します。

営業日報を書くメリット

仕事を振り返る機会になる

営業日報を書く1つ目のメリットは、仕事を振り返る機会になることです。営業日報は、1日の商談などの営業活動が終わった後に書くため、1日の仕事の振り返りになります。仕事内容はどうだったか、どれくらいの時間がかかったか、結果はどうだったかなど、1日の仕事を振り返り、翌日以降の仕事に活かすことができます。

また、営業日報を書き続けることで、ノウハウを蓄積できます。受注に繋がったアポ取りや商談、反対に失注した案件はどのようなものだったかなどのノウハウを蓄積し、次の案件に活かすことが可能です。

仕事の進捗状況を共有することが可能

営業日報を書く2つ目のメリットは、仕事の進捗状況を共有できる点です。それぞれの営業パーソンが抱える案件をあらかじめ共有しておくことで、急に案件を引き継ぐ必要性が生じた場合などにも営業日報を読み返せば案件内容の大枠を理解できます。

また、他の営業パーソンが現在取り掛かっている仕事を把握できるため、より優先度の高い業務がある際には、仕事を依頼する相手を容易に選別できます。

アドバイスや協力を得ることができる

営業日報を書く3つ目のメリットは、アドバイスや協力を得られる点です。自分が現在抱えている案件や業務を、上司や他の営業パーソン及び他部署の社員に共有することで、アドバイスや協力が得られます。

特に、上司や関係の近い営業パーソンなどは営業日報を見てくれる可能性が高いので、現状を報告するとともに、問題点や悩んでいることがあれば日報に合わせて記載しておきましょう。

営業日報を書くデメリット

手間と時間がかかる

営業日報を書く1つ目のデメリットは、手間と時間がかかることです。日報を書くためだけに会社に戻らなければいけない、手作業で日報を管理しているという方も多いのではないでしょうか。

営業日報を書くために1日30分かかると仮定すると、月に20日間仕事を行ったとして月間10時間、年間で約120時間もの時間を営業日報に費やすという計算になります。1日の労働時間が7時間とすると、年間で1カ月強に相当する労働時間を営業日報に費やすということになってしまいます。

従って、日報の項目や様式などのテンプレートを用意する、スマートフォンから場所を問わず日報が作成・提出できるようにするなどの工夫をして、可能な限り営業日報を書くために必要な労力と時間を削減しましょう。

あまり活用されないこともある

営業日報を書く2つ目のデメリットは、営業日報があまり活用されない場合もある点です。きちんと営業日報を書いていれば、自分自身の仕事の振り返りやノウハウの蓄積にはなりますが、企業全体では日報が活用されていないことも多くあります。

従って、同僚や部下・チーム内など他の営業パーソンの日報に目を通すことが大切です。アドバイスや協力ができるに越したことはありませんが、営業日報を読んで情報を共有することも重要です。また、営業日報を読んでいること自体を伝えることでモチベーションアップに繋がります。