ビジネスメール

ビジネスで使える!「日程調整メール」の書き方と例を紹介

ビジネスの場面で打ち合わせなど、日程調整を行う場面があるでしょう。その際に送信する「日程調整メール」では、何に注意していますか?スムーズにスケジュールが決められるよう、相手が返信しやすい工夫を凝らしましょう。

今回は、日程調整を行う際に送信するビジネスメールの、書き方と例を紹介します!

「目的」「候補日」「開始・終了時刻」「場所」を入れる

日程調整メールを送る目的は、相手と面会を行うためのアポイントを取ることです。そのため、メールの本文には「面会を行う目的」「面会の候補日」「面会を行う際の開始・終了時刻」「面会場所」を明記して、伝える必要があります。

終了時刻が分からない場合は「〇時間程度」と明記する工夫を行うことも良いでしょう。また、時間を合わせることばかり注力して、場所が抜けてしまうミスが多いので注意が必要です。

日程候補は、3~4日程度挙げておく

メール本文の内容で最も重要とされているのは、日程の候補日です。日程の候補は3~4日程度提案しましょう。「12月11日の10時からはいかがでしょうか。」というように初めから特定の日時に限定したり、「いつでも大丈夫です。」とあいまいに提案するのは、相手に親切ではありません。

しかし、仕事を請け負う側であれば、あえて日程を挙げずに相手の予定を伺いましょう。基本的に日程調整の主導権は発注側にあります。

なるべく1往復で終える

日程調整メールの一般的な流れは以下の通りです。

  1. 「目的」「候補日」「時間」「場所」を伝える
  2. 相手側の返信
  3. 日程の確定

この流れを意識して、少ない往復を心掛けましょう。
1通目の内容を詳細に書くことや、候補日時の幅を広く設定するなどの工夫を行うことで無駄なメールがなくなります。

詳しくは以下のページにもありますので、参考にしてみてください。

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日程調整メールの例

日程を自ら挙げる場合

件名:「○○」についての打ち合わせ日程のご相談
株式会社◇◇
営業部 ~~様

いつもお世話になっております。
株式会社××の△△と申します。

先日は「〇〇」について、ご内諾いただきありがとうございました。

早速ですが、企画の方向性について打ち合わせをお願いできればと存じます。つきましては、下記日程の内でご都合のよろしい日時をご連絡いただけますでしょうか。
・12月10日(火)10時~15時
・12月11日(水)13時~18時
・12月13日(金)14時~16時

打ち合わせは約1時間で、貴社にお伺いすることを予定しております。
こちらの日程でご都合が悪い場合は調整いたしますので、
遠慮なくご連絡ください。

ご検討の程、よろしくお願いいたします。

日程を相手に挙げてもらう場合

件名:「○○」についての打ち合わせ日程のご相談
株式会社◇◇
営業部 ~~様

いつも大変お世話になっております。
株式会社××の△△と申します。

先日、お問い合わせいただいた「〇〇」についてご説明する機会をいただきたく、メールを差し上げました。ぜひ、貴社にお伺いして1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。

つきましては、~~様のご都合のよろしい日時をお知らせいただければ幸いです。

お手数をおかけしますが、ご検討の程よろしくお願い申し上げます。

日程調整メールの返信(候補日から選ぶ場合)

件名:Re:「○○」についての打ち合わせ日程のご相談
株式会社×× △△様

平素よりお世話になっております。
株式会社◇◇ ~~です。

早々にご連絡いただき、誠にありがとうございます。
さて、打ち合わせの日程に関してですが、
12月11日(水)14時~でお願いします。

当日は、ご足労おかけしますが何卒よろしくお願い申し上げます。

日程調整メールの返信(候補日が空いていない場合)

件名:Re:「○○」についての打ち合わせ日程のご相談
株式会社×× △△様

平素より大変お世話になっております。
株式会社◇◇ ~~です。

さて、ご連絡いただいた打ち合わせの日程についてですが、
既に別件が入っておりますので、別日程にご調整いただければ幸いです。誠に勝手ではございますが、以下の日程のご都合はいかがでしょうか。
・12月16日(月)10時~16時
・12月17日(火)13時~18時
・12月19日(木)10時~13時

お手数をお掛けしますが何卒ご調整の程、よろしくお願い申し上げます。

日程調整後のフォローでより丁寧に

無事に日程が確定した場合は、電話またはメールでフォローを行うと丁寧です。フォローを行うことで、日時を再確認したり内容の誤解を解くことができます。

電話であれば、文面だけでは誤解していたことを正すこともできますし、多くのメールで埋もれてしまった場合でも確認が取れます。また、メールであれば記録にも残り、あとから見返すこともできます。相手の状況に応じて、使い分けましょう。

 

まとめ

いかがでしたか?

今回は、日程調整を行う際のビジネスメールの書き方と例をご紹介しました!日程候補は数日提案しておき、往復回数を少なくさせましょう。スムーズにスケジュールが決められるよう本文を工夫してみてください。