グループウェアとはスケジュールからタスクなど、様々な情報を共有することができるツールです。
今回は、グループウェアの導入で業務効率を格段に上げた企業事例を6つ紹介したいと思います。
導入事例1：東海バネ工業株式会社
東海バネ工業株式会社がグループウェア「サイボウズOffice」を導入した事例です。
金属バネメーカーである東海バネ工業はどのようにしてグループウェアを活用したのでしょうか。
課題・背景
- バネを設計する技術を伝承していかなければならなかった。
- 本社・工場・現場営業の情報共有が不十分だった。
施策
- マニュアルや技術に関する資料をグループウェア上で管理・公開するようになった。
- 社長から本社・工場・現場営業の社員全てのスケジュールを共有するようにした。
導入効果
- マニュアルや資料に関する必要な情報やデータを誰でもいつでも確認でき、身に付けられるようになった。
- 会議に必要な資料や事前情報を共有し、迅速な対応が可能になった。
出典：サイボウズOffice公式ホームページ(https://products.cybozu.co.jp/office/ver10/cases/tokaibane/)
導入事例2：日本ヒルティ株式会社
日本ヒルティ株式会社が日本ヒルティ株式会社グループウェア「サイボウズGaroon」を導入した事例です。
建設用工具・資材の輸入・販売を行う日本ヒルティはグループウェアをどのように活用したのでしょうか。
課題・背景
同社は一つしか拠点を持たず、それぞれの営業担当者が直接現場で活動を行っている。そのため社員は資料を上司にFAXで送らなければならず、上司は営業から送られてくる複数の資料のチェックに忙殺されていた。
施策
電子承認システムによるペーパーレス化を行った。
導入効果
- 電子承認システム「ワークフロー」により書類の承認がスムーズになり、営業担当者と上司の作業効率が向上した。
- ペーパーレス化により紙やFAXの使用におけるコストを削減できた。
出典：サイボウズGaroon公式ホームページ(https://garoon.cybozu.co.jp/cases/hilti/)
導入事例3：株式会社島津製作所
同じく、株式会社島津製作所がグループウェア「サイボウズGaroon」を導入した事例です。
精密機器メーカーである島津製作所はどのようにしてグループウェアを活用したのでしょうか。
課題・背景
海外拠点がいくつもある中で、全地域統一した顧客対応に取り組まなければならなかった。
施策
- 異なる拠点のトラブル・クレーム情報、成功事例、販売提案資料など、顧客対応で活用する情報を集約した。
- 社内に複数ある事業のメンバー間の連携を強化した。
導入効果
世界の全地域で統一した品質のサービス提供を支えることができるようになった。
出典：サイボウズGaroon公式ホームページ(https://garoon.cybozu.co.jp/cases/shimadzu/)
導入事例4：株式会社ヒガシ21
株式会社ヒガシ21がグループウェア「desknet’s NEO（デスクネッツ ネオ）」を導入した事例です。
総合物流業のヒガシ21はどのようにしてグループウェアを活用したのでしょうか。
課題・背景
メールや電話中心の情報共有で、非効率的だった。
施策
- 活用シーンごとに使うべき機能をルール化したことで、共有すべき人に素早く情報を送ることができるようになった。
- 複数の社員共同の予定を自在に立てることができるようになった。
- 利用者名簿に自己紹介文をつけた。
導入効果
- 複数の社員共同の予定を自在に立てることができるようになった。
- 利用者名簿の活用により社員のつながりが増えた。
出典：desknet’s NEO公式ホームページ(https://www.desknets.com/neo/casestudy/6360/)
導入事例5：株式会社ビズ・クリエイション
株式会社ビズ・クリエイションがグループウェア「Taskworld」を導入した事例です。
不動産関連メディア運営サービスを行うビズ・クリエイションはどのようにしてグループウェアを活用したのでしょうか。
課題・背景
複数のツールを使っていて、作業が非効率になっていた。
施策
社外で関係のあるメンバーにもライセンスを渡して、コミュニケーションツールとして活用した。
導入効果
毎回異なるメンバー同士のプロジェクトでもスムーズに進めることができるようになった。
出典：Taskworld公式ホームページ(https://taskworld.com/ja/success-stories/biz-creation/)
導入事例6：グランドデュークス株式会社
グランドデュークス株式会社がグループウェア「WaWaOffice」を導入した事例です。
浄水器メーカーのグランドデュークスはどのようにしてグループウェアを活用したのでしょうか。
課題・背景
アナログな情報共有でチームワークがとれていなかった。
施策
必要な資料をグループウェア上で共有するようになり、雑然としていた資料を整理するようにした。
導入効果
情報の活用や、お互いのフォローをすることができ、チームワークを生かすことができるようになった。
出典：WaWaoffice for Workspace Organizer公式ホームページ(http://www.wawaoffice.jp/use/granddukes/)
いかがでしたか？
グループウェアでは情報共有が進むというメリットがある一方で、必要な情報が埋もれてしまう可能性もあります。
社内でのルールをしっかりと決めてから利用するようにしてみましょう。
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