読んでもらえる営業メールを作成するコツとは｜メリットやデメリットも解説

営業メールの効果がなかなか上がらず悩んでいませんか？メールでの営業は時間や場所を選ばないため、効率的だとされています。読んでもらえる営業メールを作成し、さらに効果的なメール営業を行いましょう。

今回は、営業メールのメリット・デメリットや作成時のコツを解説します。

営業メールのメリット

効率よく営業をかけられる

営業メール用のテンプレートを用意しておくと、細かい部分を調整して送信するだけでよいため、電話をかけるよりも短時間で多く営業が行えます。また、相手の時間を割いてもらわなくていいため、邪魔にならないこともメリットのひとつです。

担当者へ直接アプローチできる

電話で営業をかける場合は、まず担当者へつないでもらうまでが大変です。しかしメールでの営業の場合、担当者のメールアドレスを知ってさえいれば、直接のアプローチが可能です。

商品についてわかりやすく説明できる

メールで商品の紹介を行う場合、わかりやすい説明文をじっくりと考えられるため、相手に理解してもらいやすくなります。また、売り込んだ時には必要ないと判断されたとしても、後から必要と感じることもあります。そういった際、メールが残っていれば向こうからコンタクトがもらえるということも考えられます。

営業メールのデメリット

そもそも開封してもらいにくい

ビジネスパーソンは普段から多くのメールを受信しています。そのため、不要なメールと判断された場合、開封されずに削除されるおそれがあります。また、開封してもらったとしても、本題に入る前にメールを閉じ削除される場合もあります。

アポイント獲得率が低い

メールを開封し、最後まで読んでもらえたとしても、アポイントにつながるわけではありません。その場でアポイントを取るテレアポなどとは異なり、営業メールでは相手に返信というアクションを取ってもらわなければなりません。多少の興味では返信が面倒という気持ちが勝ってしまい、無視されてしまう場合もあります。

ミスがあると不信感につながる

メールの文面に誤字脱字があるだけでも不信感につながってしまいます。また、メールで営業を行う場合は、テンプレートを使用すると効率化できますが、変更すべき点を変更し忘れてしまうなどのミスが起きやすく、信用の低下を招くおそれがあるため注意が必要です。

営業メールを作成する際のコツ

開封したくなるような件名にする

相手の興味を引けるような件名でなければ、中身まで読んでもらえません。開けたくなるような件名の特徴には「有益な情報だと感じる」「緊急性がある」などがあります。この2点を盛り込んで、ある程度どんな内容かわかるような件名にしましょう。また、迷惑メールと判断されないために、【〇〇株式会社 △△】のように自社名と自分の名前も入れておきます。

文字数は、相手が使用しているメールソフトにもよりますが、全角で50字程度までなら省略されずに表示されます。しかし、あまりにも長いと逆効果になってしまう場合もあります。13〜15字かつ使用する単語数を3〜4つに抑えると最も効果的だとされているため、目安にするとよいでしょう。

要点がわかりやすい構成にする

あれもこれもと多くのことを伝えようとすると、要点のわかりにくいメールになってしまいます。伝えたいことは1〜2つに絞り、メリットをわかりやすく示しましょう。本文に入る前に要点だけを1文にまとめておくと読み進めやすくなります。ただし、商品・サービスのメリットを相手に伝える場合は、一方的に売り込むような文章にならないよう注意しましょう。ビジネスチャンスにつながると感じさせるなど、相手の興味を引き出すような文章にするのがポイントです。

また、「〇〇様よりご紹介をいただきました」「貴社Webサイトから連絡先を知り、ご連絡いたしました」など、冒頭にメールを送った経緯を添えておくと、無差別なメールではないということが示せるため、読んでもらえる可能性が高まります。

返信のハードルを下げる

相手の返信のハードルを下げる工夫を行いましょう。例えば、メール本文の結びの文章として、「もしご興味があれば、このメールに返信いただけましたら詳しい資料をお送りします。」などの一文を添えておくと、相手に次の行動を促せます。そのほかにも、返信を後回しにされないよう、本文中に「期間限定」「〇〇名様限定」などの文言をさりげなく入れ、動機付けを行うのも効果的です。

また、メールの最後には問い合わせ先がわかるようにしっかりと署名を入れておきます。問い合わせフォームなどがある場合は、そちらに誘導してもよいでしょう。相手によって、どんな連絡手段を好むかは変わるため、できるだけ多様な連絡先を記載しておくことがポイントです。
署名部分には、基本的には以下の項目を記載します。

• 社名
• 自分の部署・名前（フルネーム）
• 会社の住所
• 会社の電話・FAX番号
• 自分の携帯番号
• 自分のメールアドレス
• 会社サイトのURL

返信をもらった場合は、必ず優先的に対応しましょう。営業メールに自社の営業時間や返事までにかかる時間を書いておくと、相手に不満を感じさせずに済みます。また、どうしても返信に時間がかかる場合は、その旨を伝えるメールを先に送信しておくようにします。

効果測定を行い改善に活かす

メールの効果を測定し、改善に活かしましょう。効果測定すべき項目には「到達率」や「開封率」などが挙げられます。

• 到達率
  送信相手に届いている割合を指す。到達率が悪い場合は、リストに無効なメールアドレスが多い、メールソフトに迷惑メールと判断される要素がある、などの要因が考えられる。
• 開封率
  送信先で開封されている割合を指す。開封率が悪い場合は、件名を見直す必要がある。

また、A/Bテストも有効です。A/Bテストとは、特定箇所のみが異なる2種類のメールをテスト送信し、効果を測定する方法です。例えば、件名を「新商品のご案内」「コスト削減に最適な新商品〇〇のご案内」の2パターンにし、件名以外は全く同じメールを送信して、効果を測定します。A/Bテストで効果があった方を本送信に採用することで、メールの効果を高めます。A/Bテストは件名や配信タイミングなどの改善に特に向いています。