ハイブリッドイベントとは？メリットとデメリット、開催するコツを解説

ハイブリッドイベントはリアルとオンラインの両方で開催する企業イベントで、コロナ禍で広く浸透し一般化しています。
この記事では、ハイブリッドイベントのメリット・デメリットや、開催にあたってのコツを解説します。

ハイブリッドイベントとは、「リアル」と「オンライン」を組み合わせて開催する企業イベント

ハイブリッドイベントとは、「リアル」と「オンライン」の両方を組み合わせて開催する企業イベントを指す言葉です。

コロナ禍で会場に大人数で集まるのが難しくなったことからオンラインイベントが急速に浸透し、場所の制約を受けずに参加者を募れるようになりました。しかし、オンラインイベントには臨場感が得にくいなどの欠点があることから、リアル開催も組み合わせていいとこ取りができるハイブリッドイベントに注目が集まっています。

リアルとオンラインにはそれぞれ強みと弱みが存在する

イベントのリアル開催とオンライン開催は一長一短で、それぞれに強みと弱みがあります。
リアル開催のイベントでは臨場感・一体感が得られ、双方向のコミュニケーションが容易に行なえます。一方で、リアル開催では時間と場所の制約があり、参加したくても都合が悪く参加できない場合もあります。また、コロナ禍では感染症対策なども考慮する必要があり、さらにイベントを開催する会場を押さえなければならないためコストがかかってしまいます。

オンライン開催のイベントは場所の制約を受けないため利便性が高く、また会場を押さえる必要がないので運営にかかるコストは比較的低くなります。しかし、オンライン開催では参加者とのコミュニケーションが取りづらく、参加者どうしで自由に雑談できる環境を作るのが難しくなります。さらに、リアル開催の場合と比べて臨場感やイベント全体の一体感が得にくいという課題もあります。

ハイブリッドイベントには多くのメリットがある

参加者数が増える

ハイブリッドイベントのメリットの1つに、参加者数が増えるという点が挙げられます。リアル開催だけだと会場に入れる上限があるため、参加者数には限りがあります。ハイブリッドイベントにするとオンラインでも参加可能になり、リアルの会場の収容人数に左右されることなく参加者を増やせます。

参加者の幅が広がる

会場が遠くリアルでは参加しづらい人でも、またインターネット環境やITへの理解度からオンラインでは参加しづらい人でも、ハイブリッドイベントでは自分に合った方法で参加しやすくなります。そのため、リアルまたはオンラインどちらか一方のみで開催する場合よりもイベント参加者の幅が広くなります。

双方向のコミュニケーションが可能になる

双方向のコミュニケーションが可能になることも、ハイブリッドイベントのメリットの1つです。リアルの会場での参加者とオンラインの参加者をつなぎ、マイクやチャットツールなどを活用して交流を深めることができます。また、チャットツールやアンケート機能などを用いることにより参加者からの意見や反応を集めやすくなります。

アーカイブを残すことができる

ハイブリッドイベントでは、イベントの様子を録画してアーカイブとして残すことができます。これにより、当日参加できなかった場合でもアーカイブを視聴したり、イベント終了後に見返したりできるようになります。

ハイブリッドイベントにはデメリットもあることに注意

運営・準備が複雑になる

ハイブリッドイベントではリアルの会場とオンライン配信の両方を管理しなければならないため、イベント運営が複雑になるというデメリットがあります。リアルの会場の手配や設営に加えてオンライン配信に向けたインターネット環境の整備もしなければならず、それに伴って必要な人員も多くなります。役割分担や外部委託を行なうと、円滑に準備を進めることができるでしょう。

必要な予算が増えてしまう

ハイブリッドイベントではリアル開催にかかる費用とオンライン配信にかかる費用の両方が必要になるため、予算が増えてしまうこともデメリットの1つです。イベントを開催する目的や目標を明確に設定した上で予算を決定するようにしましょう。

オンライン側でトラブルが起こるリスクがある

ハイブリッドイベントのオンライン側では、通信トラブルなどの配信上の問題が生じる場合があります。イベント開催にあたっては、そうしたリスクへの配慮や問題が発生した際のサポートについてもあらかじめ考えておかなければなりません。

ハイブリッドイベントを開催する際のコツ

リアルとオンラインの比率を目的に応じて変える

ハイブリッドイベントの開催にあたって、リアルとオンラインの比率は必ずしも50：50である必要はありません。イベントの目的や目標に応じてリアルとオンラインのどちらがより適しているか判断し、その比率を変更します。

例えば、展示会などの実際に体験しないと分かりづらいイベントではリアル側の比率を高めます。それに対して、講演会やシンポジウムといった一方向に向けて発信するイベントではオンライン側の比率を高めると良いでしょう。

オンライン配信の運営体制を整える

ハイブリッドイベントのオンライン配信はリアル側と同時進行になるため、運営にあたってのオペレーションはできるだけシンプルにするようにしましょう。万が一配信上のトラブルが発生した場合に備えて、対応する人員も置いておくと良いでしょう。

また、オンライン配信とリアル側でタイムラインを合わせられるよう、リハーサルを行なったり余裕を持ったスケジュール設定にしたりすることが重要です。

オンライン上でも交流が活発になるよう工夫する

オンライン側の参加者は、リアル側の参加者に比べると交流がしづらくなってしまいます。そのため、チャットツールやオンライン掲示板、アンケートツールなどを活用して、オンライン上でも交流が活発になるように心がけましょう。