アポイントメールの書き方【例文あり】相手に好印象を与えるには？

アポイントメールを送ってもなかなか返信がなかったり、すぐに断られてしまったということはありませんか？

理由として、先方のスケジュールが合わないことももちろんあるでしょう。しかし、あなたの送るメールの内容も大きな要因の一つかもしれません。

今回は、アポイントメールの基本的な書き方や、押さえておくべき注意点をご紹介します。

アポイントメールの基本ポイント

件名だけで内容がわかる

メールを開ける前に、件名だけで一目で内容が把握できるようにしましょう。自社名・氏名も忘れずに明記します。

• 貴社訪問のお願い【〇〇株式会社　氏名】
• 【ご挨拶のお願い】〇〇株式会社　氏名
• ご面会のお願い（お見積りについて）〇〇株式会社　氏名
• 打ち合わせ日程のご相談　〇〇株式会社　氏名

例えば上記のように、メールの内容がわかる件名を設定することで、相手が忙しい場合や受信メールが大量にある場合にも親切です。

日程の候補は複数提示する

アポイントを希望する日程は、必ず複数提示しましょう。候補日時は、だいたい３つを目安にします。

また、候補日時は箇条書きにまとめ、「お昼以降」「●時頃」などといった曖昧な言い方は避け、時間まではっきりと伝えるようにしましょう。時間指定がない場合には「終日可能」と記載することで行き違いが防げます。

・○月○日（月）○時〜○時
・○月○日（火）○時以降
・○月○日（木）終日可能
お時間は１時間程度をいただければと存じます。

上記のように、所要時間も明記しておくようにしましょう。また、「ご都合が合わない場合は、〇〇様のご都合の良い日程を２〜３ご提示いただけますと幸いです」等、他の日程でも対応できる旨も記載しておくとより丁寧です。

アポ獲得率を上げるための注意点

返信をもらうコツは締め切りを設けること

アポイントメールの返信が来ない理由の一つに、つい返信を先延ばしにされ、そのままになってしまうという状況があります。そこで、締め切りを設けておくことも有効です。

「お忙しいところ恐縮ではございますが、○日までにお返事をいただけますと大変助かります。」など、いつまでに返信が欲しいという期限を一言添えておくと返信率が上がります。

必ずメールを送るまでの経緯を述べる

特に初めてアポイントを取りたい相手に送るメールの場合などは、アポイントメールを送るに至った経緯を述べておくことも重要なポイントです。突然のメールで不審がられないよう、紹介者がいる場合は、紹介者の社名と氏名を入れておくとスムーズに話が進みます。

また、特に紹介者がいない場合でも、自己紹介に加え、何をきっかけとして連絡しているのか、何を目的としたアポイントをお願いしたいのかなどを簡潔に記載します。

• □□株式会社の□□様よりご紹介をいただき、ご連絡を差し上げました。
• この度は資料のご請求をいただき、誠にありがとうございます。差し支えなければ、お礼とご挨拶を兼ねて資料を直接お持ちできればと考えております。
•  貴社の事業××に、弊社のサービスがお役に立つのではないかと考え、ご提案の機会をいただきたくご連絡させていただきました。

こちらの意図をきちんと記載することで、不躾なイメージを持たれないようにしましょう。

送るタイミングは営業時間内を心がける

メールとはいえ、夜間に送るのはできる限り避け、営業時間内に送るのがマナーです。もし夜遅くになってしまう場合は「夜分遅くに失礼いたします。」などの気遣いの一言を添えておきましょう。

また、基本的に長期休暇中やその前後にアポイントメールを送るのは避けましょう。休暇明けはたくさんのメールが届いているため、チェックに時間がかかり、相手の負担になってしまったり、他のメールに埋もれてしまう可能性もあります。
さらに、休暇前に休暇後のアポイントをとると、忘れられてしまう要因になる可能性もあります。

アポイントメールの例文

これまでに取引がある場合

件名：【打ち合わせ日程のご相談】〇〇株式会社　氏名

●●株式会社
●●部　【相手の氏名】様

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社　〇〇部の【氏　名】です。

先日ご相談いただいた×××について、差し支えなければ、貴社にて直接打ち合わせを行わせていただければと存じます。

下記日時でお時間をいただくことは可能でしょうか？
・○月○日（月）○時～○時
・○月○日（火）○時以降
・○月○日（木）終日可能
お時間は１時間程度をいただければと存じます。

ご都合が合わない場合は、●●様のご都合の良い日程を２～３ご提示いただけますと幸いです。
なお、お忙しいところ恐縮ではございますが、○日までにお返事をいただけますと大変助かります。
ご確認よろしくお願いいたします。

*****************************
〇〇株式会社　〇〇部　〇〇課
【氏 名】
〒000-0000
京都府京都市〇〇　〇〇ビル
Tel:000-000-0000　/　Fax:000-000-0000
Mail:***@xxx.co.jp
URL:（自社コーポレートサイトのURL）
*****************************

初めて送る相手の場合

件名：【ご面会のお願い】〇〇株式会社　氏名

●●株式会社
●●部　【相手の氏名】様

突然のメールを失礼いたします。
□□株式会社の□□様よりご紹介をいただき、ご連絡を差し上げました。
○○株式会社　○○部の【氏　名】と申します。

貴社の事業の××に、弊社のサービスがお役に立つのではないかと考え、ご提案の機会をいただきたくご連絡させていただきました。
差し支えなければ、一度ご挨拶を兼ねて資料を直接お持ちし、ご提案させていただけますと幸いです。

恐れ入りますが、下記日時でお時間をいただくことは可能でしょうか？
・○月○日（月）○時～○時
・○月○日（火）○時以降
・○月○日（木）終日可能
お時間は30分程度をいただければと存じます。

ご都合が合わない場合は、●●様のご都合の良い日程を２～３ご提示いただけますと幸いです。
なお、お忙しいところ恐縮ではございますが、○日までにお返事をいただけますと大変助かります。
ご確認よろしくお願いいたします。

*****************************
〇〇株式会社　〇〇部　〇〇課
【氏 名】
〒000-0000
京都府京都市〇〇　〇〇ビル
Tel:000-000-0000　/　Fax:000-000-0000
Mail:***@xxx.co.jp
URL:（自社コーポレートサイトのURL）
*****************************

アフターフォローを忘れずに行うこと

アポイントメール送信後に電話を入れるとより丁寧に

必ずしも必要という訳ではありませんが、アポイントメールを送った後、電話でフォローを行うとより丁寧な印象になります。「アポイントのお願いをメールで送付いたしましたので、ご確認をお願いいたします」等、簡単に伝えるだけで大丈夫です。

もしも相手が不在だった場合は、「メールのご確認をお願いしますとお伝えください」と伝言を頼んでおけば問題ありません。

アポイント直前に確認のメールを入れる

アポイントの日時の前日などに、確認のメールを送っておくこともおすすめします。直前に確認しておくことで、万が一忘れていたという場合でも思い出してもらうことが可能です。

なお、アポイントを取った日がすぐ翌日などの場合は、直前の確認メールは不要です。あまりたくさんメールを送りすぎても相手の負担になりますので、状況に応じて検討しましょう。