ビジネスメール

営業メールの件名のコツとは?開封される書き方のポイント!

営業メールを送る上で非常に重要です。
マナーやコツ、そして開封されるためのポイントを簡単に説明します。

メールの開封率は件名で決まる

一般社団法人日本ビジネスメール協会によれば、ビジネスマンが一日に受信するメールの平均は「38.07通」だそうです。その40通近くのメールを、すべて隅から隅まで読んでいるという人は少ないでしょう。

ビジネスマンは件名だけで「今読む」か「後で読む」かもしくは「読まない」かを素早く判断するものです。つまりメールを読んでもらえるかは、件名で決まると言っていいでしょう。

件名作成のポイント

一番伝えたいことは、前半16文字以内に収める

テレビ局の字幕などを参考にすると、人間が無理なく瞬間的に理解できるのは16文字までだそうです。
メールの件名も長々としたものでは内容が頭に入ってきづらく、それだけ読み飛ばされる可能性も上がります。

およそ16文字を基準として、なるべく前半部分で伝えたいことを収められるように工夫しましょう。

内容が一目でわかるように書く

件名を見ただけで、どういった内容なのか一目でわかるようにするのが重要です。
内容がわからなければ開封を後回しにされたり、最悪読んでもらえないこともあります。

また、その内容に関しても、具体的に書くように心がけましょう。
ただ「アポイントの件」とだけ書くのでなく「〇月〇日のアポイントのご相談」などと、日付や内容をしっかりと書く方が相手にとっても親切です。
ですが内容を長々と書くのはNGなので、表現などはなるべく簡潔にしましょう。

「会議について」
「ありがとうございました」
「重要なお知らせ」

「〇月〇日の会議の詳細」
「先日の会社訪問のお礼(■■株式会社△△)」
「担当者変更のお知らせとアポイントのお願い(■■株式会社△△)」

会社名や名前を入れる

件名に会社名や名前を入れ、所属をはっきりさせることでメールの信頼性も上がります。
記名がない営業メールは読まないという人もいるので、入れておくのがベターでしょう。

特に初めての相手や、久しぶりにメールを送る相手には、必ず入れるようにしましょう。

しかし、両方入れると件名が長くなってしまうのが難点ですね。
最近ではメールの差出人の表記を自分で設定できるメールも多いです。もしそれができて、かつ受け取る相手が表示できるとわかっているのであれば、差出人に会社名と名前を入れて、件名は省略してもいいかもしれません。

製品名などをタイトルに盛り込む

もしあなたがアウトバウンドの営業メールを送ろうとしているなら、タイトルには製品名もしくはサービス名などを盛り込むのがいいでしょう。
件名に名前を入れることで印象付けることもできますし、具体的な内容も盛り込むことでそれを必要としている人の目にとまりやすくなります。

例えばメールシステムに関して需要がある相手に、

たとえば「はじめまして。大事なお知らせ」という件名でメールを送っても何の製品かわからないため開封されないでしょう。
しかし、「『〇〇(製品名)』メールシステムに関するご提案」とあれば、ひとまず内容を読んでみようという気になります。

メールボックスで目立つように記号を使う

数あるメールの中で埋もれないために記号を使うのも一つの手です。

例えば製品名を盛り込むのであれば『○○(製品名)』や【○○(製品名)】などと括弧をつかって強調したり、印象的なフレーズは★や●で囲むなどすると目立ちやすいです。

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【緊急】【重要】などの表現はなるべく避ける

相手にとって本当に緊急を要するときや重要な内容でない限り、【緊急】【重要】などの表現を件名に使うのはやめましょう。

特にアウトバウンドの営業メールで使用してしまうと、相手に悪い印象を与えかねません。
相手の立場に立ったうえで、過剰な表現を使用したり誇張しすぎたりするのは避けるようにしましょう。

 

いかかでしたか?
件名はメールで一番最初に目につく部分だからこそ、すべての印象を決めてしまいます。しかし逆に言うならば、件名だけで相手に好印象を与えることもできるのです。
営業メールがなかなか返ってこない、開封率が悪いなどと悩んだときは、まずメールの件名を見直してポイントを押さえながら作ってみましょう。