PR・広報

効果的なプレスリリースの配信方法とは?それぞれの特徴を解説

プレスリリースとは、自社に関する公式的な情報を報道機関に向けて発表することです。新商品の情報や、企業のお知らせなど情報を配信することで社会に知ってもらうことができます。では、配信するためにはどのような手段があるのでしょうか。

今回は、プレスリリースの配信方法について、種類や選び方を紹介します。

プレスリリースの配信方法

FAX・郵送

新聞社などの紙媒体やテレビなどの電波媒体へのプレスリリースの配信はFAXや郵送が有効です。多くのプレスリリースが届く現場では、取捨選択を行いやすい紙が好まれるためです。

情報量はA4サイズ1枚に収めることが基本です。しかし、情報量が多く複数枚になってしまう場合は郵送を選びましょう。ただし、情報が相手に渡るまで時間がかかってしまうためタイミングに注意が必要です。

電子メール

電子メールを使用したプレスリリースの配信は気軽に配信できる方法のひとつです。そのため重要度の低いプレスリリースも含まれることが多く、受け取る側がひとつずつ内容を把握するのは難しいといわれています。
件名で内容が理解できるよう記載したり、一斉送信する場合は送信先のアドレスをBCCに入力するなどの配慮を行う必要があります。

Webメディアなどの新興メディアはプレスリリースを受け付ける投稿フォームやプレスリリース専用メールアドレスが記載されている場合もあります。それぞれ確認をしておきましょう。

記者クラブへの投げ込み

記者クラブとは、メディアが継続的に取材を行うために構成されている組織です。この組織にプレスリリースを持っていく方法を業界用語で「投げ込み」と言います。
地方の記者クラブには地域性のある情報を提供するなど、記者クラブに合った情報を投げ込むことで、報道してもらえる可能性を高められます。

ただし、記者クラブへの投げ込みを行う際は、事前にアポイントを取るなどのルールがある場合が多いので、気を付けましょう。

プレスリリース配信サービス

プレスリリースを複数のメディアに向けて一括に配信を行う、プレスリリース配信サービスの使用も有効です。
サービスの種類によっては原稿の執筆を代行したり、海外へのメディアに配信を行えるものもあります。各サービスの特徴を確認して、自社に合ったサービスを選びましょう。
各サービスの特徴については、下記のページで説明していますので参考にしてみてください。

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プレスリリースの配信方法の選び方

プレスリリースの配信方法について説明してきました。しかし、すべての配信方法を使えば良いというわけではありません。自社の商品や情報に合った配信方法の選び方を説明します。

1. 編集部・記者リストを作成する

まず、各メディアの編集部の住所やプレスリリースを受け付けている窓口・記者のリストを作成します。
作成の際には、組織と個人を分けて作成したり、一度やり取りをした人を把握しておくなど配信する目的に応じて使用できるようにしておきましょう。
さらに、マスコミの連絡先一覧が掲載されている本も市販されています。毎年、改定されていますので最新版を使用し、リストを作成することもオススメです。

2. ターゲティングを行い、メディアや配信方法を決める

リストを作成した後は、自社の発信する情報で、より効果が見込まれるメディアにターゲティングを行いましょう
ターゲティングを行う際には、情報を届けたい場所や年代などに分け最適なメディアを選定します。そして、そのメディアに合う配信方法を決めます。

例えば、「関西で開催するイベント」についてのプレスリリースを配信するとします。
まず、関西地方に強みを持つメディアにターゲティングを行い「関西のお出かけ情報を掲載している雑誌」というメディアを設定します。雑誌はFAX・郵送での配信が有効ですが、イベントに関する写真情報が複数枚になるため、今回は「郵送でプレスリリースを配信する」と決めることができます。

ターゲティングは効果的に情報を伝えるうえで重要です。メディアの特性を理解し設定するためにも、プレスリリースの配信方法を考えましょう。

配信した後、効果測定を行う

プレスリリースを配信した後は、効果測定を行います。掲載されたメディア数・掲載された内容を確認し、プレスリリースの配信方法は適切であったのか判断しましょう。効果測定に使用されるクリッピングと広告換算について説明します。

クリッピング

自社に関する記事やキーワードを設定して、掲載された記事を探し出し、保存する作業をクリッピングと言います。クリッピングを行うことで、掲載されたメディア数と内容を把握できます
自社が伝えたい内容と掲載されている内容に違いがある場合は、情報が適切に伝えられていない可能性があります。プレスリリースの書き方を変えるなど対応を変えてみましょう。

クリッピングは自社で行うと多大な労力がかかるので、専門に行う外部のサービスを利用することをオススメします。

広告換算

プレスリリースの費用対効果を測定するための方法として、広告換算があります。新聞やWebサイトなどで掲載された記事の効果を、同じ枠を広告として購入した際の広告費に置き換え計算し、その金額で評価する方法です。

しかし、統一されたルールなどがなく、企業独自の計算方法になるため、ひとつの目安として活用する場合がほとんどです。

まとめ

いかがでしたか?
今回はプレスリリースの配信方法について選び方や効果測定を紹介しました。
配信方法にはメディアや情報に合わせて様々な種類があります。メディアリストを作成し、ターゲティングを行うことで情報に合った配信方法を見つけましょう。

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