情報共有を円滑化させるグループウェアの主な機能を紹介

グループウェアは社内の情報共有を円滑にするツールです。一体どのような機能が搭載されているのでしょうか？

今回はグループウェアの主な機能について紹介します。

ファイル共有機能

ファイルやデータを共有しすることができる機能です。ツールによっては、文書の移動や一括アップロード、一括ダウンロードなどを簡単に行えるため、書類データを効率的に管理できます。

また、更新履歴をいくつか前まで保存できるため、間違えて上書き保存した場合でもワンクリックで戻したり、以前のデータを確認したりできます。

スケジュール管理機能

個人のスケジュール管理だけでなく、チーム内のスケジュール共有もできる機能です。ツールによっては、システム内のToDoリストとの連携によって、その日の重要なタスクや後にまわしたタスクを表示できる機能もあります。

また、海外とネット会議を行う場合には、現地の時刻に合わせた予定調整ができるようなツールもあります。

ワークフロー機能

社内の申請業務や資料確認を電子化できる機能です。この機能によりペーパーレス化が進められるため、業務効率が上がるだけではなく、コスト削減にも繋がります。

ツールによっては定型業務をワークフローに置き換えられ、その結果進捗の可視化が可能になり、業務を効率化できます。また、自分宛ての申請・承認案件の通知および、外出先からスマートフォンでの確認も可能です。

申請者側のメリットとしては、書式のテンプレート化で書類作成が効率化したり、承認の進捗状況がすぐにわかるということが上げられます。一方で、承認者側のメリットには、申請されている書類が一覧で効率的に確認できたり、承認ステップごとの経緯や履歴を残せることが上げられます。

電子メール機能

Webブラウザ上で電子メールを送受信できる機能です。モバイル端末でも使えるようになっており、外出先や移動時でも対応できるようになります。さらに、ツールによってはメールの内容をチーム内で共有することも可能です。

またメールのテンプレートを複数作成できるツールもあり、メール作成の時間が短縮できます。さらに、メールの送信前に間違いをチェックする機能や、メール送信後でも一定時間は送信取り消しできる機能があるツールを使用すると、メールの誤送信を防ぐことができます。

チャット機能

メンバー間やチーム内の議論や連絡を、チャットで行える機能です。議題ごとの議論や、業務連絡が行えるため、今まで社内の連絡に取っていた時間を大幅に削減することができるでしょう。

電子掲示板機能

メンバー全員に向けてメッセージを発信できる機能です。「いいね」などリアクション機能がついたツールもあり、一方的な情報発信にとどまらず、意見交換も可能になります。

会議室予約機能

スケジュールと連携して、会議室やプロジェクターなどの共有設備の予約をまとめて行える機能です。グループ内で時間を合わせ、会議室を予約するなどの一連の流れを、スムーズに行うことができます。

また、設備ごとの利用上の注意事項や利用条件などを設定できるほか、会議室の空き状況を簡単に確認できるツールもあります。