【厳選】請求書電子化サービス6選｜メリットや確認すべきポイントも解説

近年のペーパーレス化とともに、請求書を電子データで扱う「請求書の電子化」も進んでいます。この電子化に関する様々な業務を代行するのが、請求書電子化サービスです。

しかし、いざ導入しようとしても、種類が多すぎてどのサービスを採用すればいいか分からないという方も多いと思います。そこで本記事では、数多くの中から厳選した請求書電子化サービスを6つ紹介するとともに、メリットや確認すべきポイントなども解説します。

請求書電子化サービスとは、請求書の電子保存・発行を手助けしてくれるサービスのこと

請求書を電子化するにあたっては、Web上での請求書の発行・送付や、その受領・保存の業務が双方に発生します。請求書電子化サービスはこのような業務を簡単に済ませられるように手助けしてくれるサービスです。

2022年1月に施行され、2023年12月に猶予期間が終了する改正電子帳簿保存法によって、国税関係書類の電子保存が義務化されます。さらに、2023年10月から施行されるインボイス制度によって、請求書に記載すべき事項が追加されるため、事務業務の煩雑化が予測されます。このような中で、電子請求書サービスの需要は高まっています。

請求書電子化サービスを導入するメリット

業務工数が削減できる

請求書電子化サービスには、業務工数が削減できるというメリットがあります。例えば紙の請求書を受領して電子化する際、原本を受け取り開封、電子化し保管するといった業務が発生します。受領に関する業務を代行してくれるサービスを選べば、これらの業務はまるごと削減でき、リモートで事務業務を行うことも可能です。また、記載内容のデータ化のみのサービスでも、大量の請求書が届くような場合は大きな負担軽減となります。

業務効率が向上する

電子化された請求書は、システム上で一元管理されます。これによって請求書に関する業務の効率が向上します。請求書の検索や照合作業、会計システムとの連携等が容易にできるため、発行や送付、承認や計上などの業務をスピーディーに行うことが可能になります。

請求書の保存や管理がやりやすくなる

電子化された請求書は、紙の請求書よりも保存や管理が簡単に行なえます。保存するための物理的スペースは要らず、確認のたびにファイルを取りに行く必要もありません。クラウド上で管理するため、社外に請求書を持ち出すようなリスクを侵さなくても、リモートで請求書を管理することが可能になります。

請求書電子化サービスを導入するデメリット

相応のコストが必要になる

電子請求書サービス、特に受領代行まで含めたサービスを導入しようと思えば、初期費用やシステムの運用費用など、それなりのコストが必要になります。

サービスにどの程度コストをかけるべきかは、事務業務の人的負担をどの程度減らしたいか、つまり請求書の電子化に関する業務を行う余裕がどの程度あるかを念頭に考えるとよいでしょう。

移行業務が必要になる

紙の請求書を電子化する際には、移行のための業務が必要になります。紙の請求書を処理できるように組まれていた既存の業務体系を、電子化に合わせて変更しなければなりません。

より重要なのが取引先との調整です。これからはデータで請求書を送る、受け取るという旨を伝達し損ねてしまうと、深刻なトラブルにつながるおそれがあります。サービスによってはこれらの移行業務を代行してくれるものもあるので、その点も確認しておくとよいでしょう。

請求書電子化サービスを選ぶ際に確認すべきポイント

委託できる業務の範囲はどのくらいか

請求書電子化サービスを選ぶ際、確認すべきポイントとして特に重要なのが、委託できる業務の範囲です。受領サービスは大まかに、受領からデータ化まで一貫して行うタイプ、データ化のみのタイプ、取引先に入力してもらうタイプの三種類があります。さらに、紙の請求書を受領してくれるかどうかも確認すべきポイントです。

また、送付サービスであれば、取引先への効率的な送付機能があるタイプと、データでの発行のみを行うタイプがあります。事務業務の負担度合いや扱う請求書の数などから、適切なタイプを決定しましょう。

データ化の方法は自動か人力か

受領サービスを利用する場合、請求書の記載事項をデータ化するやり方は、AIによる自動データ化のみのものと、AIに加えてオペレータによるダブルチェックがあるものの二種類があります。AIの場合は速くデータ化されますが、あくまでAIなので、自社での確認作業は必須になります。オペレータによる確認作業が入るとAIのみの場合より速度は落ちますが、確認作業は必要ありません。

選ぶ基準としては、速度と精度のどちらを重視するかよりも、自社の事務作業の負担をどの程度減らしたいかを基軸にすると良いでしょう。

他システムとの連携はできるか

サービスの導入を検討する際、経理に関わる他のシステムとの連携は重要な確認事項です。自社の会計システムや、すでに導入している他社のサービスとスムーズに連携ができないと、余計に業務が増えてしまいます。

連携に関しては、サービスの性質以外にも提供会社自体の経験も重要です。連携をスムーズに進められる会社なのかどうか、実績などを参考に確認しましょう。

サポートやセキュリティは十分か

請求書の電子化自体だけではなく、それに関わる業務へのサポート体制があるかも確認しておきましょう。電子化に関する初期設定や、様式の変更についての取引先への連絡など、移行の際に必要となる業務を代行してくれるサービスもあります。

また、セキュリティの強度も重要です。データを管理するクラウドのセキュリティはもちろん、紙の請求書のデータ化を代行してもらう場合であれば、原本の保管や取り扱いについても確認しておきましょう。

受領側向けおすすめサービス

TOKIUMインボイス

（「TOKIUMインボイス」公式サイト：https://www.keihi.com/invoice/）

「TOKIUMインボイス」は、請求書の受領からデータ化までまとめて代行するサービスです。紙の請求書の受領や保管に対応しているため、経理部を完全ペーパーレス化することも可能です。AIとオペレータの兼用によるデータ化精度の高さや各種法令への対応など、電子請求書に関するニーズを幅広くカバーしています。

・基本使用料
ビジネスプラン：10,000円〜/月
エンタープライズプラン：100,000円〜/月
＊請求書数による従量制
＊初期費用が別途必要

Bill One

（「Bill One」公式サイト：https://bill-one.com/）

「Bill One」は、請求書の受領からデータ化までをまとめて代行するサービスです。Bill Oneを提供するのは電子名刺サービスを手掛けるSansan株式会社で、そちらでのノウハウを活かした精度の高さを売りとしています。ほかにも請求書へのメモ機能や、各種会計サービスとの連携など、受領後の対応をスムーズに行うための仕組みがある点が特徴です。

・基本使用料
従業員100名以下：無料（1か月の請求書受け取り100件まで）
従業員101名以上：要問合せ

invox受取請求書

（「invox受取請求書」公式サイト：https://invox.jp/）

「invox受取請求書」は、請求書のデータ化を代行するサービスです。受領した請求書をスキャンするだけで、AIとオペレータによってデータ化されます。オペレータの確認作業によってデータの精度が担保されていますが、AIのみの自動データ化に切り替えて速度を重視することもできます。追加オプションを入れれば紙の請求書の受領やデータ化、一時的な保管の代行も可能です。

・基本使用料
ミニマム：980円～/月
ベーシック：9,800円～/月
プロフェッショナル：29,800円～/月
＊初期費用無料
＊データ処理料金が別途必要

BtoBプラットフォーム 請求書

（「BtoBプラットフォーム 請求書」公式サイト：https://www.infomart.co.jp/seikyu/index.asp）

「BtoBプラットフォーム 請求書」は、請求書の受領だけでなく発行もまとめて行えるクラウドサービスです。取引先にもサービスに加入してもらうことで、オンライン上で請求書データを素早くやり取りできます。取引先のサービス加入は無料で行なえます。AIによる紙の請求書のデータ化もサービスに含まれており、紙とデータ両方の形式に対応できます。また、受領だけでなく、請求書の発行や送付代行など発行側のサービスとしても利用できます。

・基本使用料
20,000円～/月
＊初期費用100,000円～

発行側向けおすすめサービス

請求管理ロボ

（「請求管理ロボ」公式サイト：https://www.robotpayment.co.jp/service/mikata/）

「請求管理ロボ」は、請求書の発行をその後の業務まで含めて代行するサービスです。取引先と請求内容を登録すると、請求書の発行から、その後の集金や督促まで自動で行うことができます。

・料金
要問合せ

freee会計

（「freee会計」公式サイト：https://www.freee.co.jp/）

「freee会計」は、個人事業主や少人数法人向けの電子請求書サービスです。スマートフォンでレシートや領収書を撮影し、請求書のフォーマットを選ぶだけで、自動でデータ入りの請求書が作成されます。請求書はステータス管理されるため、請求忘れや入金漏れがないか簡単に確認できます。

・基本使用料
◎20名以下の法人
ミニマム：1,980円/月（年払い）、2,680円/月（月払い）
ベーシック：3,980円/月（年払い）、5,280円/月（月払い）
プロフェッショナル：39,800円/月（年払い）、47,760円/月（月払い）
◎21名以上の法人
プロフェッショナル：39,800円/月（年払い）、47,760円/月（月払い）
エンタープライズ：要問合せ