業務改革・改善

【新人必見!】効率のよい仕事の進め方とは?手順に沿って紹介します

仕事を効率よく進めたいけれど何から手をつけてよいか分からない、と悩んでいませんか?

効率よく仕事が進められるようになると、気持ちや時間に余裕が生まれ仕事の質が高まります。今回は、効率の良い仕事の進め方とポイントを紹介します。

効率のよい仕事の進め方

1. 達成すべき目標・目的の設定

はじめに達成するべき目標・目的を具体的に設定しましょう。例えば、「売上の目標を○円達成する」「商談を成功させ○件受注につなげる」「新商品の開発を行い販売につなげる」など目標・目的を明確に設定することで、その後の計画や準備がしやすくなります。さらに、仕事に対するモチベーションも上がり仕事が効率的に行えるようになります。

2. 作業のリストアップ

次に目標・目的達成のためにどのような作業が必要なのか、リストアップしましょう。可視化することにより仕事の全体像を把握できます。ノートに書き出す、PCのメモ帳やToDoアプリに書き出すなどの方法があります。こうすることで、作業のデータが蓄積され次回以降の仕事に生かすことができます。

Microsoft社が手掛けるリストの確認などが行えるタスク管理ツール「Microsoft To Do」https://todo.microsoft.com/tasks/ja-jp/)や、Googleが提供するメモ式タスク管理ツール「Google Keep」https://keep.google.com/)などを活用しましょう。

3. 優先順位をつけたスケジューリング

作業のリストアップができたら、作業の重要度や緊急度に応じてスケジューリングを行いましょう。優先順位の高い作業から期日に余裕を持たせスケジューリングしていくことが重要です。タスク・スケジュール管理用のアプリ型のツールを利用も有効です。

スケジュール管理アプリについてはこちらの記事を参照ください。

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4. 計画の実行

目標やスケジューリングなど立てた計画を実行していきます。計画通りにいかないこともありますが、完璧を求めるのではなく、まずはできることを進めることを意識しましょう。思うように仕事が進まないときは、早めに上司や関係者へ相談し優先すべきことを決めていく必要があります。

5. 結果の評価と改善

仕事の結果に対して評価と改善を行います。計画と実際の結果を比較し「どこがよかったのか」「どこが悪かったのか」を事実を明らかにします。悪かった点と改善点などをメモにまとめておき、次回以降の仕事に生かしましょう。

効率よく仕事を進めるためのポイント

全体像を把握してから仕事を進める

基本的に業種や職種には違っても、仕事の進め方はほぼ同じものだと考えてよいでしょう。効率よく仕事を進めるには、仕事全体の中での自分の役割を考えることが重要です。仕事の全体像を把握し、目標設定やスケジューリングを行います。

調べ物をする時はあらかじめ時間を決めておく

分からない部分を解決するため、マニュアルや過去の資料の確認に集中していると見る見るうちに時間が過ぎてしまうことがあります。調べものをするときは、あらかじめ時間を決めておきましょう。

また、「〇時までにここまで終わらせる」「メールチェックは1日3回決まった時間のみにする」というように時間管理を意識すると、仕事にメリハリが生まれやるべきことに集中できます。

「報・連・相」を意識し、困ったら上司に相談する

「報・連・相」というのは、「報告・連絡・相談」のことで、仕事の基本となる大切なコミュニケーションです。

上司からの指示に対して経過や進捗状況を「報告」し、情報や状況を関係者に「連絡」しましょう。分からないことを調べても問題点が解決しない場合は、仮説を立てた上で、上司や関係者に「相談」しましょう。調べてわからないことは必ず質問して理解することで、仕事のトラブルやミスを防ぎ仕事の効率化につがります。

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周囲のメンバーとコミュニケーションをとる

仕事をするうえで「報・連・相」を意識し縦のつながりをとることも大事ですが、周囲のメンバーとの密にコミュニケーションをとり横のつながりを意識することも重要です。仕事に必要な情報やノウハウを共有でき、仕事に取り組む仲間として一体感が生まれます。

また、仕事で疑問点や問題点が解決できない場合は、周囲の人に頼ることでで問題が解決できる場合もあります。自分自身で解決することが困難と感じたら、周りの人に相談し打開策を考えたり、仕事を手伝ってもらったり力を借りましょう。自分一人で抱え込むのではなく、周囲の人の手を借りることも仕事を効率的に進めるポイントです。

まとめ

いかがでしたか?

今回は、効率の良い仕事の進め方とポイントを紹介しました。仕事の全体像を把握したうえで、目標やスケジュールをたてましょう。評価と改善をメモに残しておき、次回以降に生かすことが重要です。

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