ペーパーレス会議とは｜メリット・デメリットや導入の際のポイントを紹介

ペーパーレス会議を導入したいけれど、どのようにすればよいのか分からず困っていませんか？
今回は、ペーパーレス会議の概要やメリット・デメリット、導入する際のポイントを紹介します。

ペーパーレス会議とは、紙ベースの資料をデジタル化したものを共有して行う会議のこと

ペーパーレス会議とは、従来の会議で作成・使用していた紙ベースの資料をデジタル化し、パソコンやタブレットなどのデバイスで共有して行う会議のことです。会議の規模や参加人数に応じて、プロジェクターや大型ディスプレイを利用したり、テレビ会議やWeb会議の形式で行われたりもします。

ペーパーレス会議のメリット

資料作成にかかるコストを削減できる

ペーパーレス会議は、資料作成にかかる印刷代や紙代などのコストを削減できるというメリットがあります。また、ペーパーレス化すると紙ベースの資料を保管しておくための場所が不要になるため、省スペース化や保管コスト削減にもつなげられます。

情報漏洩のリスクを減らせる

会議をペーパーレス化することで、情報漏洩のリスクが減らせるというメリットがあります。

紙ベースの資料は誰でも簡単に閲覧することができ、持ち出しも容易に行えるため、紛失や盗難などの情報漏洩のリスクが高まります。一方で、ペーパーレス化した情報は接続制限やパスワード設定を行うことで閲覧が制限できます。

また、閲覧時間やログを管理することで、情報漏洩が起きた際も不正アクセスの発見・追跡など、迅速に対応できます。

リモートでの会議に対応できる

ペーパーレス会議は、インターネット環境とパソコン・タブレットなどのデバイスがあれば参加できるため、リモートでの会議にも対応できるというメリットがあります。音声や映像、会議資料などは共有できるため、遠方にいても会議に参加できます。

資料の修正・共有が簡単に行える

ペーパーレス会議は資料に変更が生じた場合でも、その場で簡単に修正・共有が行えるため、常に最新の情報を共有できる点もメリットの一つです。また、会議の資料を作成する際、大まかな流れや内容しか決まっていなくても順次更新できるため、すでに決定している内容から資料が作成できます。

ペーパーレス会議のデメリット

環境を整えるためのコストがかかる

ペーパーレス会議の導入には、会議に参加する社員分のパソコン・タブレットの確保やインターネット環境の整備、資料を写すモニター、サーバー構築など、導入コストがかかるというデメリットがあります。

例えば、クラウドサービスを利用することで、資料の編集や閲覧、修正、書き込みなどが行えます。自社専用のサーバーを構築するよりもコストが抑えられるため、導入の際には検討してみるとよいでしょう。

会議中にメモを取りづらい場合がある

ペーパーレス会議では、紙ベースのように資料に直接メモを書き込めないため、会議中にスムーズにメモを取りづらいというデメリットがあります。紙ベースの資料のメリットが生かせるよう、メモ機能を搭載しているペーパーレス会議用のツールを選ぶとよいでしょう。

端末の操作に慣れていないと資料を閲覧しにくい

パソコンやタブレットなど、ペーパーレス会議に必要な端末の操作に慣れていないと資料をうまく閲覧できず、操作に気を取られてしまい肝心な会議内容が頭に入らないというおそれもあります。ペーパーレス会議を導入する前に、参加者全員が端末を操作できるよう講習会やレクチャー会などを開催するとよいでしょう。

ペーパーレス会議を導入する際のポイント

小規模な会議から段階的に導入する

会議に必要な資料すべてをぺーパーレス化してしまうと、資料の作成や端末操作に不慣れなことから、会議に支障がでるおそれがあるため、まずは小規模な会議から段階的に導入することがポイントです。まず、重要度の低い小規模な会議から導入して、問題点や改善点を整理し徐々に社内全体での導入を進めるとよいでしょう。

ペーパーレス会議に関するルールを決めておく

ペーパーレス会議をスムーズに導入できるよう、会議に関するルールを決めておくようにしましょう。ペーパーレス会議への出席の仕方や資料の配布方法、会議中のマイクやカメラの設定など、事前に細かいルールを定めておくことでスムーズに導入できます。

自社に合ったペーパーレス会議システムを導入する

自社に合ったペーパーレス会議システムを導入することで、円滑な導入が可能になります。例えば、パソコンやタブレットなどの操作に慣れていない社員が多い場合には、高度な機能が揃っているシステムよりも、初心者にも操作しやすいシステムにするとよいでしょう。