ペーパーレス化のメリットを解説｜デメリットや進め方も合わせて紹介

近年、書類などを電子データとして扱うペーパーレス化を導入する企業が増加しています。ペーパーレス化を上手く行えば、業務の生産性向上やコストの削減が期待できます。

この記事では、ペーパーレス化の概要やメリット・デメリット、進める上でのポイントを紹介します。

ペーパーレス化とは、書類などを電子化してデータとして活用すること

ペーパーレス化とは、これまで紙で扱っていた書類や資料などを電子化し、データとして管理・活用することを指します。

ペーパーレス化が推進されている背景

ペーパーレス化が推進される背景には、ペーパーレス化に関する法律の整備やSDGs（持続可能な開発目標）の策定などがあります。

政府によるペーパーレス化を推進する法律の整備には、1998年に施行された「電子帳簿保存法」や2004年に施行された「e-文書法」があります。電子帳簿保存法では、書面での保存が義務付けられていた国税関係帳簿書類を、一定の要件を満たしていれば電子データでの保存を認めるようになりました。

そして、e-文書法では、商法や税法による保管が義務付けられている文書を電子データでの保存が認められたことにより、ほとんどの書類は電子データでの保存が可能になりました。

また、SDGsの策定もペーパーレス化が推進される理由の一つです。紙の大量消費は原料である木材の消費であるため、紙を使えば使うほど木々の伐採料が増え、環境破壊や地球温暖化に繋がります。

SDGsの目標の中でペーパーレス化との関連が深いものには「12：つくる責任 つかう責任」「13：気候変動に具体的な対策を」「15：陸の豊かさも守ろう」があります。ペーパーレス化の推進により、木々の伐採量を抑えられるため気候変動への対策や、陸上の環境を守るといった環境保護活動に繋がります。

ペーパーレス化を行うメリット

紙資料にかかるコストを削減できる

書類を電子データで扱うことにより、紙資料で必要だった印刷や郵送にかかるコストを削減できます。具体的には印刷用紙代やプリンターの運用コスト、文章の郵送や廃棄費用などを削減することができます。

業務の生産性を上げられる

ペーパーレス化によって、業務の生産性の向上が期待できます。書類を電子データで扱うため、ファイル名などを入力するだけで必要な書類を見つけられ、書類を探すのにかかる手間を省くことができます。データをクラウド上に保存すれば同じファイルを複数人が同時に閲覧・編集可能であるため、余計な手間が減らせます。

電子化した書類はネット環境があればパソコンやスマートフォンなどからアクセスできるため、現地で書類を閲覧する必要もなくなるほか、紙の書類を保管するためのファイリングなども必要なくなります。

オフィスを省スペース化できる

書類を電子化すれば、オフィス内のキャビネットや書庫などに書類を保存する必要がなくなるため、オフィスを省スペース化することができます。

多様な働き方の実現に繋がる

紙の書類を扱うには、書類の承認プロセスなどの関係でオフィスまで行く必要がありますが、書類を電子データ化すれば現地まで赴く必要がなく、テレワークなど多様な働き方を実現することができます。

セキュリティを強化できる

書類を電子化した場合、パスワードの設定やアクセス権限を設定することで、情報の漏洩や不正な改ざんなどのリスクコントロールが可能になり、セキュリティの強化に繋がります。

電子データは紙と異なり物理的な劣化、火災や水没による破損などの心配もありません。また、クラウド上などに保存しておけば、パソコンやサーバーなどに不具合があった場合でも書類の復元が可能です。

企業イメージを向上させられる

現代では企業が「CSR（企業の社会的責任）」を果たすべきであるという考えが広まっています。ペーパーレス化の推進を通じて、企業がSDGsへの貢献や多様な働き方の実現に対して取り組んでいるとアピールできるため、企業イメージを向上させることができます。

ペーパーレス化で生じるデメリット

システムや機器などの導入コストがかかる

ペーパーレス化を進めるためには、書類を管理するためのシステムや閲覧用の機器の導入などの金銭的コストだけでなく、ペーパーレス化の仕組みに慣れるための従業員の時間的なコストも必要となります。

書類の視認性が下がる

PCやモニターを用いて書類を閲覧する場合、書類の視認性が下がるというデメリットがあります。複数の書類を同時に閲覧する場合、PCやモニター上では非常に小さく表示されるため、紙の書類で見る場合に比べて見づらくなってしまいます。

機器やシステムの故障の影響を受ける

一時的にサーバーがダウンしたり機器が故障したりした場合、書類を閲覧できなくなるなどの影響を受けます。最悪の場合、保存していたデータが消失するということも起こり、業務を遂行できないという事態に陥りかねません。

普段から複数の場所でバックアップを保存しておくなどの対策を講じ、万が一に備えることが大切です。

ペーパーレス化を進める上でのポイント

ペーパーレス化の目的を明確にする

ペーパーレス化を進めるためには、最初にペーパーレス化を行う目的を明確にすることが重要です。書類の管理にかかるコストの削減や業務の効率化などの目的を事前に決定することで、それぞれの目的に適したシステムや機器の導入を行いやすくなります。

ペーパーレス化する書類の範囲を定める

ペーパーレス化を進めるためには、電子化する書類と紙で保存する書類を事前に棲み分けておくことが大切です。法律によって電子化が可能な書類と紙での保存が義務付けられている書類が決まっているほか、部署などによっても電子化したいものと紙で残したいものが異なると考えられるため、事前にどの書類を電子化するのかを決定しましょう。

段階的にペーパーレス化を進める

いきなり全ての書類を電子化したり全ての部署で導入したりするのではなく、段階的にペーパーレス化を進めましょう。最初から全ての書類を電子化しようとすると、書類をデータ化するために膨大な作業量と時間を要するため、大きな負担になるおそれがあります。

また、電子化による書類の視認性の低下を通じて、初期の頃は業務の生産性が低くなる可能性があるため、段階的にペーパーレス化を進めることをおすすめします。

使いやすいツールや目的に合ったツールを導入する

現在ではペーパーレス化のためのツールやシステムは多数存在します。その中で自社の目的や用途にあったシステムを導入することが重要です。

目的に合わないものや、多機能であるが操作が難しく使いこなせないものを導入した場合、ペーパーレス化のデメリットが際立ってしまい十分に進まないおそれがあります。