ペーパーレス化の目的とは｜導入時のポイントもあわせて紹介

みなさんの企業では、ペーパーレス化に取り組んでいますか？ペーパーレス化を成功させるためには、その目的を理解する必要があります。

今回は、ペーパーレス化の目的や導入時のポイントを紹介します。

ペーパーレス化とは、業務に使用する資料・書類を電子化すること

ペーパーレス化とは、社内で使用している紙の書類や資料、契約書を電子化することを指します。近年ではスマートフォンやタブレットの普及から、企業においてもデジタル化が進んでいます。また、電子データに関する法整備が行われているほか、環境保全や働き方改革が叫ばれるなど、社会全体がペーパーレス化を目指している状況です。

ペーパーレス化できる書類には、会議資料のほか、チラシやカタログなどの販促物などがあります。また、文書の電子保存に関した法律である「e-文書法」や「電子帳簿保存法」の要件を満たしていれば、注文書や契約書、領収書、さらには損益計算書や国税関連の書類・帳簿なども電子化することが可能です。ただし、免許書や許可証などの現物の必要性があるものや、船舶に備える手引書などの緊急時に必要とされる書類は、紙ベースで保存しなければなりません。

e-文書法には罰則規定はありませんが、要件を満たしていない電子文書は正式な文書として認められないため、注意が必要です。また、電子帳簿保存法については罰則・罰金がありますので、しっかりと確認しましょう。

ペーパーレス化の目的

コストの削減

ペーパーレス化すると書類を紙に印刷する必要がなくなるため、紙やインク代などの印刷コストが節約できます。さらに、紙と電子の大きな違いの一つに「劣化」があります。紙の書類は時間の経過によって劣化してしまうため、長期間保存が必要な書類は定期的な確認・メンテナンスが必要です。そういった面でも、紙の方が電子よりもコストがかかってしまいます。

また、書類を綴じるための事務用品や処分に関するコストも削減できるほか、保管場所も不要となるためオフィスの有効活用にもつながります。そのほか、取引先の意向に左右されますが、顧客とのやりとりも電子化できれば、郵送に関するコストも省くことができます。

業務効率の改善

ペーパーレス化は業務効率の改善にもつながります。例えば、書類をテキストデータ化することで文字列による検索が可能になるため、資料検索にかかる時間を大幅に削減できます。そのほか、社内・社外との情報共有もメールで瞬時に行えるため郵送の手間が省けるほか、書類整理に時間を取られることもなくなります。こういった時間的・人的コストを削減することで、より生産性の高い業務に注力できるようになるでしょう。

また、企業全体のペーパーレス化が進めば、業務の見える化にもつながります。紙で情報を保持していると、業務の属人化が発生したり、進捗管理が行いにくかったりします。多くのデータを電子で管理することで、これらの問題も解消できるようになります。

多様な働き方への対応

近年、政府は就労機会の拡大を目指して「働き方改革」を推進しています。働き方改革では、柔軟な働き方のための環境整備やダイバーシティなどを推進しており、その一環としてテレワークの普及を推進しています。これに対応するためには、ペーパーレス化は必須と言えます。

例えば、書類が紙のままだと、承認作業や内容確認のために出社しなければなりません。しかし電子化していれば、どこにいても書類を確認できるため、自宅からの勤務など幅広い働き方に対応できます。これにより、子育て・介護世代や海外在住の人材なども雇用できるため、より優秀な人材を集めることも可能になります。

セキュリティの強化

企業が起こしてはならないことに情報漏洩があります。書類を電子化することで、紛失や盗難による物理的な情報漏洩を防げます。

また、企業の取り扱う書類は長期保管が定められているものも多く、より安全に保存するためにも、データの電子化は有効です。アクセス制限をかけたり編集履歴などのログを残したりすることが可能となり、不正な持ち出しなどによる人為的な漏洩の防止にもなります。さらに、災害などによってデータが消失しても、クラウド上に保存していれば簡単に復元できます。

ただし、パスワード設定やデータ暗号化などの適切なセキュリティ対策を施していなければ、電子データでも情報漏洩のリスクが存在するため、対策は必須です。

ペーパーレス化を進めるためのポイント

経営陣が率先してペーパーレス化に取り組む

いくら現場がペーパーレス化しても、経営陣がアナログに固執していると決裁などが滞ってしまいます。また、努力してペーパーレス化に取り組んでいる従業員からの反発が起こってしまうおそれもあります。

企業全体にペーパーレスを浸透させるためには、まずは経営陣が率先して取り組む姿勢を見せましょう。

ペーパーレス化の目的をしっかりと共有する

既に馴染んだ業務の進め方を変化させるのは、従業員にとって大きな負担です。そのため、目的を共有しないままにペーパーレス化を押し進めると、従業員の反発を招くおそれがあります。ペーパーレス化の目的を整理し、従業員へ周知しましょう。

さらに、メリット・デメリットや方法など、ペーパーレス化について学べる場を設けることで、理解を深められ、導入への意識が高まります。

一度に全ての書類をペーパーレス化しない

一度に全ての書類をペーパーレス化すると現場の混乱を招いてしまいます。部署やコンテンツごとに分け、優先順位を決めて少しずつ進めていきましょう。徐々に進めることで、ITリテラシーの低い社員がツールに慣れる時間もできるため、ペーパーレス化に取り残されずに済みます。

まずは身近な会議資料などの簡単なものから始めると、現場も受け入れやすくなるでしょう。また、初めから多機能のツールを導入するのではなく、スマートフォンやタブレットなどの身近な端末から利用出来るシンプルなものを導入すると、抵抗感を抑えることができます。

また、必ずしも全ての紙媒体を電子化する必要がないことも留意しておく必要があります。紙の方が明確にメリットがあるものに関しては、セキュリティに十分注意を払った上で、紙媒体のままにしておくのも、ペーパーレス推進に必要な選択です。

使いやすい端末やシステムを導入する

ペーパーレス化に伴い導入する端末・システムは、社員のITリテラシーに合ったものにしましょう。操作が複雑すぎるものを導入すると、デジタル機器に苦手意識がある社員がついていけずに業務効率が低下してしまうおそれがあります。

また、電子化すると資料の見やすさはどうしても落ちてしまいます。そういったデメリットをできる限り補えるような端末・システムを導入すると、スムーズにペーパーレス化が進められます。ページ送りや拡大・縮小、ブックマークなど、基本的な動作ほど簡単に行えるものがおすすめです。

ペーパーレス化に有効なツールの例には、以下のようなものがあります。

• ペーパーレス会議システム
  ペーパーレスで会議を行うための様々な機能が備えられたツールです。資料のアップロード機能や会議開催に関する通知機能などの事前準備に関する機能のほか、ホワイトボード・共有メモ機能などがあります。ほかにも、資料を参照しやすくするための機能や、紙資料にメモを取るのと同じように直接書き込める機能など、従来の会議に近い環境にするための機能が搭載されています。
• クラウドストレージ
  データをオンラインで保存・共有できるサービスのことです。電子化した書類などをクラウドストレージに保存することで、ネットワーク環境さえあればどこからでもアクセスできるようになります。また、ファイルの共同編集もできるため、複数人でリアルタイムにデータを編集することも可能です。
• OCRツール
  文書を読み取ってデジタルデータに変換するためのツールです。普通のスキャニングとは異なり、OCRは書類の文字を認識してテキストデータとして取り込むため、文字列検索が可能となり、求める情報へアクセスしやすいというメリットがあります。手書きの文字なども読み込めますが、ツールの読み取り精度や字の癖によっては読み込めなかったり、誤って認識されたりする場合もあります。対応言語にも幅があるため、導入の際には機能の確認が必要です。