ペーパーレスとは｜概要やメリット・デメリットを解説します

皆さんは「ペーパーレス」という取り組みについてご存知ですか？近年、様々なメリットが得られることから、企業のペーパーレス化が注目されています。

今回は、ペーパーレスの概要やメリット・デメリットについて解説します。

ペーパーレスとは紙の文書を電子化する取り組みのこと

ペーパーレスとは、社内の紙文書を電子化する取り組みのことを指します。ペーパーレス化する主な目的は業務改善であるため、あらゆる紙を無理に電子化する必要はありません。また、法律によって電子化してはいけない文書も定められています。

ペーパーレスが推し進められている背景

ペーパーレス化が推し進められている背景の一つに、「働き方改革」があります。政府が推し進めている働き方改革の取り組みには、子育て・介護や病気治療と仕事の両立や、テレワークなど柔軟な働き方がしやすい環境整備などがあります。これらを実現するために、ペーパーレス化が必要とされています。

さらに、「e-文書法」「電子署名法」などの法律により、書類の電子保存が可能になったほか、電子取引に関する書類のデータ保存が「電子帳簿保存法」によって義務付けられるようになったことも、ペーパーレス化が推進されている背景のひとつとして考えられます。

ペーパーレスのメリット

コストが削減できる

ペーパーレス化することで、文書を印刷するための用紙代やインク代、印刷機器にかかる費用や書類の保管・廃棄費用、郵送費用など、紙にかかる様々なコストを大きく削減できます。そのほか、印刷や書類の保管・処分・郵送などにかかる人的コストも削減できるため、主業務に注力できるようになります。

また、紙の書類が減ればそれを保管するためのスペースも不要になります。そのため、空いたスペースを有効活用できるようになるほか、オフィスの規模を縮小して固定費を削減することも可能です。

ペーパーレス化のためのシステムや端末など、ペーパーレス化にも初期費用はかかりますが、長い目で見ればペーパーレスにしたほうがコストを抑えられます。

業務効率が向上する

資料を電子化すると、様々な業務の効率が向上します。例えば書類をテキストデータ化しておけば、データベースを検索することで速やかに該当の資料を見つけられます。そのほか、既存の資料を編集する必要が出た場合、紙資料であれば元データに修正を加えたのち、修正した資料を再度印刷して対象者に配布しなければなりません。しかし、書類をデジタル化していれば、データを修正するだけでよくなります。

また、責任者の出張などによる不在時でも、出先から業務などの承認手続きを進めてもらえるため、待ちの状態を減らすことが可能です。

セキュリティが強化できる

書類をデジタル化することで、物理的な情報流出が防げます。紙書類だと、書類が必要な際に持ち出さなくてはなりません。持ち出した先で置き忘れたり盗難にあったりするおそれがあるほか、度重なる出し入れによって書類が劣化する場合もあります。しかし、書類を電子化すれば、それらの危険性が低減します。また、書類ごとにパスワードやアクセス権限を設定しておくだけで、セキュリティを強化することも可能です。

そのほか、災害などが発生した場合でも、書類がサーバー上に保管されていれば消失することもありません。

リモートワークが推進できる

近年、働き方改革や社会情勢から、リモートワークが注目されています。しかし、紙ベースで業務を進めていると、書類作成や情報確認、承認作業のために出社が必要になってしまいます。書類を電子化すれば、どこからでも業務を行えるようになるため、リモートワークが推進できます。

ペーパーレスのデメリット

資料が見にくくなる場合がある

資料を表示できる量はディスプレイサイズに左右されるため、大きな図面のものや、複数の資料を見比べたい場合、紙の資料よりも見にくくなることがあります。

また、紙と違い直接書き込めないため、メモが取りにくいというデメリットもあります。ツールによっては直接書き込める機能が搭載されたものもあるため、そういったものを導入するのも一つの手段です。

システム障害などの影響を受ける

使用しているツールやネットワークに障害が発生した場合、復旧するまで業務が立ち行かなくなるおそれがあります。また、データを保存しているサーバーや端末が故障すると、最悪の場合、データが消失してしまうことも考えられます。少しでもリスクを回避するためには、トラブル時の対応をあらかじめ決めておいたり、データのバックアップを取っておいたりするなどの対応が必要です。

社員のIT教育が必要となる

社員のITリテラシーが不足していると、せっかくよいツールを導入しても使いこなせません。さらに、設定ミスなどからセキュリティ面での大きな問題に発展してしまうおそれもあるため、社員のIT教育を行う必要があります。

また、ITツールに不慣れな従業員が多い場合は、IT教育のほか、できるだけ紙資料と近い感覚で利用できるツールやシンプルなツールを導入するなど、電子化への抵抗感を少なくする工夫も必要です。