アジェンダとは？作成の目的やポイント、記載事項、作成例を紹介

「アジェンダ」という言葉をご存知ですか？これは、会議を有意義にするために必要なもので、会議の骨子を事前に共有することで、参加者が議題や目的を把握できるようにします。
今回は、アジェンダの意味や作成の目的、ポイント、作成例を紹介します。

アジェンダとは、会議で話すテーマの予定をまとめたもの

アジェンダとは「プラン」「予定」「議題」という意味の言葉で、ビジネスシーンでは会議の参加者、場所、議題など、会議の概要をまとめたものを指します。

会議前にアジェンダを共有することで、参加者全員が前もって会議の概要を把握できるため、共通認識を持って会議に臨めます。また、会議の始めに再度アジェンダを提示することで、改めて当日のスケジュールを把握でき、各議題に費やせる時間を理解した上で議論を進められます。

レジュメとの違い

アジェンダとよく混同される言葉にレジュメがあります。アジェンダとレジュメはどちらも会議の進行をサポートするための資料ですが、それぞれ異なる役割があります。

アジェンダは会議の「進行予定」であり、議題を記載して会議の予定をまとめた資料です。一方、レジュメは内容の「要約」であり、会議やプレゼンテーションで話し合う、あるいは話し合った内容をまとめた資料です。

アジェンダを作成する目的

会議の論点をあらかじめ明確にしておくため

アジェンダは会議の論点をあらかじめ明確にして共有しておくために作成されます。目的や議題を理解せず会議に臨むと、有益な議論が期待できません。会議の質を向上させるためには、主催者だけでなく参加者も会議の目的を把握することが重要です。議題をアジェンダに記載し事前に共有することで、参加者全員が議題に対する準備をしてから会議に臨めます。

会議の進行を管理するため

アジェンダは会議の進行をスムーズにする役割を果たします。予定時間内に建設的な議論で結論を出し、会議の目標を達成するための指針として作成されます。

アジェンダによって会議での議題や時間配分を提示すれば、参加者全員が時間を意識できるため、効果的な議論につながり時間を浪費することを避けられます。

アジェンダに必要な記載事項

アジェンダには以下の事項を記載します。

• 会議名
  どの会議であるかが一目でわかるように示します。
• 日時
  開始時間と終了時間を記載します。
• 会議の場所
  会議室の部屋番号などを詳細に記載します。
• 参加者
  参加者の名前と所属、役職を全員分記載します。
• 議題・時間配分
  議題の目的と内容や、それぞれの予定時間を明記します。
• 会議で使用する資料
  使用する資料の一覧を記載し、参加者が確認できるようにします。
• メモ欄
  参加者がメモを取れるスペースを確保します。

アジェンダの作成ポイント

適正な時間配分を行う

効率的な会議を実現するには、各議題に適した時間を割り当てる必要があります。時間が長すぎると議題が脱線しやすくなり、短すぎると議論が不十分になってしまいます。アジェンダを作成する際は、議題ごとに必要な時間を見積もり、適切な時間配分を行うことが大切です。

議題の目的を明確に示す

アジェンダでは各議題の重要性や目的を明確に示すことが重要です。参加者が議論の方向性を理解しやすくなり、効果的な意見交換が期待できます。

目的を示す際は議題の着地点を明記しましょう。その議題でアイデア出しをしたいのか、あるいは方向性を確定させたいのかなど、具体的な目標を示すことが大切です。

質疑応答の時間を作る

会議には質疑応答の時間も設けましょう。質疑応答の時間を会議の途中や最後に設けることで、参加者の疑問解消や意見交換が行えます。

アジェンダの作成例

・会議名
「1月ローンチの新規プロジェクトに関する報告会議」

・開催日時
日付: 2024年2月10日（木）
開始時間: 午前10時
終了時間: 午後12時

・会議の場所
3階会議室A

・参加者
山田太一（事業推進マネージャー）
鈴木花子（マーケティングマネージャー）
田中次郎（開発マネージャー）
佐藤みゆき（営業マネージャー）

・会議の目的
1. 新規プロジェクトに対して現状の振り返りを行い課題を抽出する
2. 課題に対するアクションとスケジュールを決定する

・議題、時間配分
1. プロジェクトの進捗報告と課題の共有（10:00〜10:30）
2. 新規プロジェクトの提案と議論（10:30〜11:15）
3. 次回作業スケジュールとタスク分担（11:30〜11:45）
4. 質疑応答（11:45〜12:00）

・会議で使用する資料
プロジェクト進捗報告書
新規プロジェクトの概要資料

・メモ欄