【新人必見！】報連相（ほうれんそう）の目的と実践のポイントを紹介します

みなさん、ビジネスシーンで使われる「報・連・相（ほうれんそう）」について知っていますか？

職場で指示されて、なんとなくで報・連・相しているという方も多いのではないでしょうか。今回は、報・連・相の定義と目的、ポイントを紹介します。

報・連・相（ほうれんそう）とは

報・連・相とは、ビジネスシーンで重視されている「報告」「連絡」「相談」を野菜のほうれん草とかけた略語です。

「報告」

通常のルーチンワークや指示された業務の進捗、結果を部下から上司へ知らせます。
また、ミスやトラブルが発生した場合は速やかに対応する必要があるため、できるだけ早く報告しましょう。

「連絡」

業務上の決定事項や周知事項などを関係者に知らせます。業務を進めるために情報を共有することが目的なので、自分の意見や憶測は入れずに伝えましょう。

「相談」

物事を決定する際、上司や先輩に指示やアドバイスを仰いだり、業務上のトラブルや仕事での悩みを話し合います。
特に業務上トラブルが発生した時などは、解決のための判断材料が増えるので上司に相談すると良いでしょう。

ビジネスの基本「報・連・相」の目的

コミュニケーションをとり情報共有を行う

ビジネスシーンにおいて、報・連・相は情報共有のための重要な手段です。上司は部下からの報・連・相で状況を把握でき、次の指示が可能になります。
また、目的をもって情報共有を行うことで業務改善などができ、モチベーションアップに繋がります。

チーム間で連携をとり業務の効率化を図る

同じミッションを持ち仕事をしている組織では、情報を共有し連携を強化することが重要です。チーム間での現状把握がスムーズに行えることで、業務の効率化が図れます。

「報・連・相」実践のポイント

適切なタイミング・方法で実行する

ルーチンワークの定期報告や業務の進捗確認、相談は自ら進んで適宜行いましょう。相談がある場合は、相手の予定を確認し、忙しくない時間にお願いすることがポイントです。

急ぐ内容の場合は、まず状況や原因を説明しましょう。報告が遅れるとさらに問題が大きくなってしまうため、速やかに報告する必要があります。

正確な情報を簡潔に伝える

報・連・相の際は、混乱を招かないように事実と自分の考えは分けて伝えましょう。話すべき内容を、事前に【事実・状況・原因】に分けて整理しておくことがポイントです。

相手に伝える時はまず結論から簡潔に話し、その後【事実・状況・原因】をそれぞれ分けて伝えましょう。そうすることで報・連・相にかかる時間が短くなり、業務時間を有効に使うことができます。

内容が複雑な場合は、進捗状況が分かるデータや報告書など参考資料を用意しておくと良いでしょう。

「報・連・相」で使える基本フレーズ

報・連・相を行う際にそれぞれの場面で使える基本フレーズを紹介します。ポイントは目的・相手・内容を明確にすることです。

・報告
「〇〇の件について、報告いたします。」
「資料の作成が終わりました。」
「クライアントへの連絡がとれません。」
「ご報告が遅れて申し訳ございません。」

・連絡
「打ち合わせが長引いたため、帰社時間が遅れます。」
「〇時に帰社予定です。」
「本日のミーティングは〇時から▲▲で行います。」
「おはようございます。〇〇です。 大変申し訳ありませんが、本日は体調が悪いため、お休みをさせていただきます。」

・相談
「お時間のあるときで構いませんので、〇〇の件についてご相談させてください。」