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【例文付】これで迷わない!日報の書き方と重要なポイント

日報を書く時はよく「なにを書けばいいかわからない」と迷って、時間がかかってしまいがちです。日々の業務に欠かせない日報だからこそ、効率よく作成して活かしていきたいですよね。今回は、日報の書き方やポイントを解説すると共に、例文も併せてご紹介します。

日報の目的

一日の行動を整理し、情報共有を行うためのもの

日報の一番の目的は、自分の一日の行動を振り返ることです。一日ごとに自身の業務を整理することで、良かった点や改善点の発見が可能になります。

また、上司や同僚と業務の進捗状況や成果、またはそのプロセスを共有することで、アドバイスをもらったり、逆にヒントを与えたりする効果があります。

日報の書き方

内容は「PDCAサイクル」を意識して

「PDCAサイクル」とは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」の頭文字をとったもので、この4つのサイクルを回していくことで業務を継続的に改善していく手法です。
日報は、この「PDCAサイクル」に沿って書いていくとまとめやすく、読む側にもわかりやすい内容になります。

【PDCAサイクルを使った日報の流れ 】

①今日の目標(Plan)

毎日なにかしらの目標を立てて、業務に臨むようにしましょう。
(営業職ならアポイント〇件、事務職なら○○のタスクを終わらせる、等)

②今日の結果(Do)

目標に対しての達成度や、成果などを具体的な数字で書きましょう。

③良かった点・改善点(Check)

結果から自分で感じた良かった点や改善点を書きましょう。

④改善点の解決方法(Action)

発見した改善点に対して、どうすれば解決するのか方法を考えてみましょう。

⓹明日の目標(Plan)

今日の結果や改善点を受けて、明日の目標を設定しましょう。

ただし、日報の項目やフォーマットなどは、会社ごとに決まっていることが多いため、その場合は上記を参考にしながら整理しつつ書いてみてください。

結果や目標は具体的な数字や内容を書こう

日報でよくある間違いは、ただただ今日の行動だけを羅列してしまうことです。目標や業務内容、成果などは具体的な数字や内容をきちんと明示しましょう。
業務内容と成果がはっきり区別できるように、わかりやすく書くのも工夫の1つです。

〇月□日
今日の目標:アポを取る。タスクを終わらせる

午前:テレアポ、資料郵送
午後:ミーティング、△△様とのアポイント

〇月□日
今日の目標:アポを4件取る。資料請求に対する郵送2件を終わらせる。

09:00-11:00 テレアポ18件(うち獲得2件)
11:00-12:00 製品資料郵送(2件完了)
13:00-14:00 ○○に関するミーティング(議事録→URL~)
14:30-15:30 △△様との打ち合わせ(成約はもらえず、改善点を持ち帰り。詳しくは後述)

業務内容はその都度メモする癖をつけよう

日報を書く時になってから、一日の行動を思い返していたのでは時間がかかってしまいます。たとえばテレアポの成果や商談の結果などは、その都度メモに記しておいて、見返しながら書けるようにすれば効率的です。

日報の例

営業の日報の例

〇月×日(月)

<本日の目標>
□□様とのアポイント成約、新規アポ4件

<業務内容と成果>
09:00-10:00 見積書作成1件(□□様用)
10:00-12:00 テレアポ30件(うち獲得5件)
13:00-14:30 部内ミーティング(議事録→URL)
15:00-16:30 □□様とのアポイント(成約ならず、改善点持ち帰り。後述)
17:00-18:00 帰社、見積書再作成(□□様用)

<良かった点>
新規アポは目標の4件を超え5件獲得。前回の反省を生かし、自社の製品を導入することのメリットを簡潔に説明するよう努めことが、功を奏したと思います。

<改善点>
□□様とのアポイントでは成約ならず。プランをまだ練りたいとのこと。
改めて見積書を練り直し、再度〇月●日にもう一度お伺いさせていただくことになりました。
また、「AプランとBプランを同時契約した場合のデメリット」についてご質問をいただきましたが即答できず、勉強不足を実感しました。
自分自身もう一度製品に関しての知識を入れ直すと共に、それを踏まえて見積書を作成しなおします。

<明日の目標>
今日のミーティングでの決定事項の通り○○の実施
△△のタスクを終える。
新規アポ5件

 

 

事務の日報の例

〇月×日(月)

<本日の目標>
○○に関する入金確認を終わらせる。××に関するマニュアルの作成

<業務内容と成果>
09:00-10:00 窓口応対、会議室設営
10:00-12:00 ○○入金確認(完了)
13:00-15:00 ××に関するマニュアル改定(完了)
16:00-17:00 資料整理

<よかった点>
入金確認については、○○(ツール)を導入したおかげて作業効率が格段に上がった。

<改善点・気づき>
○○部との連携がうまくとれておらず、設営の際にスムーズに作業が出来なかった。今後は会議室の予約や人員確保など、入念に確認したうえで臨んでいきたい。

<明日の目標>
勤務表の再作成、マニュアルの印刷・配布

まとめ

いかがでしたか?日々目標を立てて業務を行い、それに対する結果を記録することで、改善点も自然と見えてきます。課題や良かった点をきちんと整理して、日々の業務に活かしてきましょう。

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