プレゼンテーション・企画立案

相手を惹きつけるプレゼンテーションのコツ!流れに沿って紹介します

プレゼンテーションを行う機会があるけれど、どのようにすれば上手くできるのか分からず悩んでいませんか?

今回は、資料作成・発表・質疑応答の場面ごとにコツを紹介します。

資料作成のコツ

始めに結論を伝える構成にする

プレゼンテーションの資料を作成する際は、結論を最初に書くことで聞き手に結果が伝わりやすく理解してもらいやすくなります。結論を最初に伝えるために効果的な構成方法にPREP法があります。PREP法は、「Point(結論・要点)」「Reason(理由)」「Example(具体例)」「Point(結論・まとめ)」という4つの要素で構成します。

PREP法
  1. Point(結論・要点)
    プレゼンテーションのポイントと結論を述べます。
  2. Reason(理由・根拠)
    結論に対する理由や現状を論理的に伝えます。
  3. Example(具体例・詳細)
    理由を裏付ける具体例や事例をあげます。
  4. Point(再度結論・まとめ)
    結論・ポイントを繰り返し全体をまとめます。

プレゼンテーションの発表の時も、結論から述べると説得力が高く聞き手に伝わりやすくなります。PRER法の他にも様々な構成方法があるのでプレゼンテーションの目的により使い分けましょう。

見やすいレイアウト・カラーを使用する

プレゼンテーション資料のレイアウトで見やすさは大きく変わります。カラーやフォントサイズに気を配り見やすい資料を作成しましょう。

スライドでは同系色を使用し統一感があると聞き手が内容を理解しやすくなります。文字サイズは、28~30ポイントを目安に、強調したい部分は文字サイズを大きくしメリハリのある見た目にしましょう。

また、人の目線は最初に画面の左上にいくという法則があります。スライド上部の左側は一番目線が集まりやすい場所です。タイトルや一番伝えたいこと、メッセージなどは左上に記入しましょう。

話し方・発表のコツ

話すスピード・音量・抑揚に注意する

元気よく大きな声でハッキリ話すことで、相手に伝わりやすく印象が良くなります。緊張していると早口になることが多いので、いつもよりゆっくり話すことを意識しましょう。

元気よくハッキリ話すことが基本ですが、重要な部分はゆっくり話すことで強調し抑揚をつけましょう。さらに重要な話の前後に間をとり、重要なポイントを際立たせることもポイントです。

視覚的に相手の興味を惹き付ける

ただプレゼンテーションの資料を読みあげるのではなく、聞き手のほうに視線を向け明るく笑顔で話しましょう。

身振り手振りを加え話すことで、勢いがよく聞き手の興味を惹きつけられます。しかし多用すると、聞き手にとってジェスチャーが気にり集中できなくなります。強調したいポイントで効果的に使うようにしましょう。

一文を簡潔に短く話す

聞き手に分かりやすく伝えるために一文を簡潔に話しましょう。「○○で、●●で、△△で」と一文を区切らず話続けると、分かりづらくなり話に集中できません。「○○です。そのため、●●といえます。」のように、一文を簡潔に話すと伝わりやすくなります。

相手が想像しやすいよう具体的に話す

抽象的な表現は聞き手に伝わりにくく、記憶に残りにくいです。聞き手が想像しやすいように、例や数字データなどの具体例を挙げ話しを進めましょう。

  • 抽象的な表現
    このサラダは、新鮮な野菜を使った栄養満点の料理です。
  • 具体的な表現
    このサラダは、その日の朝に収穫した京都産の茄子や大根などの新鮮な野菜を使用したサラダです。ビタミン・ミネラル・植物繊維など栄養価の高い食材をバランスよく使った料理です。

専門用語を使わない

専門用語はわかっている人にとっては説明を簡潔なものにしてくれますが、その用語を知らない人にとっては、話が難しくなりよく分からなくなってしまいます。

少しでも考えないと頭に入ってこないような専門用語は使わないようにし、誰でも知っている言葉に置き換えましょう。

質疑応答のコツ

事前に回答を準備しておく

プレゼンテーション発表後の質疑応答で想定される質問の回答を、あらかじめ準備しておきましょう。第三者にププレゼンテーションを見てもらい想定される質問を参考にし、回答はできるだけ一言にまとめて簡潔に考えます。

質問を復唱し回答を整理する

本番では、緊張してしまい質問に対してすぐに回答を思いつかないこともあります。また、プレゼンテーションの内容に対して、感情的で悪意のある質問をされると動揺してしまいます。

そのような場合は、「〇〇のようなご質問をいただきましたが、」「ご質問の内容は、○○○○ということでよろしいでしょうか?」などといったフレーズを使い質問を復唱しましょう。

そうすることで、質問や回答を整理し考える時間ができます。否定的な質問に対しても冷静に誠実な対応を心掛けましょう。

答えられない質問には無理に答えない

どんな質問にも答えなければいけない考えてしまうと、質問の内容とかけ離れた回答をしてしまうこともあります。

答えられない質問に対しては「ご質問ありがとうございます。少々回答にお時間をいただけますか?」「後ほど調べて回答いたします。」などのフレーズを使い、回答を準備する時間を作りましょう。

まとめ

いかがでしたか?

今回は、プレゼンテーションコツを場面ごとに紹介しました。相手惹きつけ伝わるようなプレゼンテーションになるよう、この記事を参考にしてみてください。

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