業務改革・改善

テレワーク導入の不安を解決!導入に必要な基本ツールを紹介します

テレワークを導入したいけれど、業務を円滑に進めるためにどのようなツールが必要か分からず悩んでいませんか?

今回は、テレワークに必要な基本ツールとサービスを紹介します。

リモートアクセスツール

テレワークは、自宅などオフィスから離れた場所で業務を行うため、データやソフトウェアに外部からアクセスするリモートアクセスツールが必要となります。

社内情報を社外に持ち出すことで、顧客情報や機密情報などの情報を盗まれる危険性があります。情報漏洩を未然に防ぐためにもリモートアクセスツールの導入が必須です。

セットアップが簡単に行える「MagicConnect」


(出典:https://www.magicconnect.net/

MagicConnectは、オフィスのPCに専用のプログラムをインストールするだけで、ファイアウォールなどの既存環境は変えずに導入できる点が特徴です。セットアップが簡単で初心者でも使いやすく、業種や規模を問わず利用されています。

画面情報を手元端末に送り操作情報をオフィスのPCに送る、画像転送方式のリモートアクセスツールです。普段と同じPC環境で仕事ができる点が特徴です。

セキュリティが強固な「SWANStor」

(出典:https://www.areabe.com/product/index.html?p-flg=possible

SWANStorはアクセスする際、端末特定やワンタイムパスワードなど様々な認証方法で安全に使えるリモートアクセスツールです。ユーザーの一元管理に対応しており、セキュリティが強固です。

どのようなタイプのアプリケーションにも対応しています。さらに、スマートフォンやタブレットにも対応しており、インターネット回線があれば通信キャリアを問わず利用できる点が特徴です。

社内情報共有・グループウェアツール

グループウェアとは、メール・スケジュール・掲示板・ファイル共有・ワークフローなど、業務で使用する機能をまとめたツールです。「誰がどのような業務を行っているのか」社内で共有し業務を円滑に進めます。

ビジネス向けのクラウド型グループウェアサービス「G Suite」

(出典:https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/features/

G Suiteとは、メールや資料作成などの機能をGoogle管理コンソールで一元的に管理できるビジネス向けのツールです

クラウド型のグループウェアとして利用でき、サーバーのハードウェアなどを調達する必要が無いため、短期間で本格稼働することが可能です。サーバーの保守やバージョンアップなどの運用業務がほぼなく、管理者の運用負担を大幅に軽減できる点も特徴です。

他社ツールと組み合わせが行なえる「Confluence」

(出典:https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Confluenceは、ドキュメントの作成や議論など、複数のチームで連携し1カ所で作業できるナレッジ共有ツールです。リアルタイムでドキュメントの編集やコメントの追加、通知が行えるため進捗情報を共有できます。

GmailやSlackなど他社製品と組み合わせカスタマイズできる点も特徴です。

Web・テレビ会議システム

対面と同じようなコミュニケーションをするためにはWeb会議システムが必要です。

回線が安定し音声が切れにくいWeb会議システム「Zoomミーティング」

(出典:https://www.zoom.style/

通信速度が安定しており音声の途切れがほとんどないので、企業や自治体、大学など規模や業界問わず利用されているWeb会議システムツールです。会議アドレスに招待されると誰でもWeb会議へ参加できます。

有料版では、ミーティング内容を録画・録音しクラウド保存しておくことが可能です。さらに、投票機能やユーザー管理機能でビジネスシーンでも利用することができます。

会議室に設置するデバイス型テレビ会議システム「V-CUBE BOX」

(出典:https://jp.vcube.com/service/box

既に利用しているインターネット回線につなぐだけで、簡単に接続できるテレビ会議システムです。

PCやスマートフォン、他社のテレビ会議設備などから接続でき場所を問わず利用できます。また、回線帯域に合わせて自動で映像品質を最適化するため、通信が安定しており同時開催や海外からの参加も可能です。

コミュニケーションツール・チャットツール

遠隔で働くことによるコミュニーション不足を補うために、コミュニケーションツールやチャットツールを利用しましょう。

業務に必要な情報を一元化する「Slack」

(出典:https://slack.com/intl/ja-jp/

Slackでは、プロジェクトやチームごとにチャンネルを作成し、ファイルの共有や通話など情報の共有ができます。またGoogle DriveやZoomなど他社アプリと連携し、通知をSlackに一元化できる点も特徴です。

勤怠管理システム

テレワーク導入の際に、働いている姿が見えないため勤怠の管理やマネジメントができにくいという課題があげられます。勤怠管理を自動で行えるツールを利用しましょう。

シフト管理・休暇申請も行える「ジョブカン勤怠管理」

(出典:https://jobcan.ne.jp/

出勤管理やシフト管理、休暇申請や業務の工数管理が行える勤怠管理ツールです。超過労働対策として、所定労働時間を超えないようアラート機能お知らせ機能や、勤務状況の自動集計・分析なども行えます。

さらに、スマートフォンやタブレットでも勤怠の打刻・閲覧・操作ができるので、テレワークで利用しやすい点が特徴です。

まとめ

いかがでしたか?

今回は、テレワークを導入するための基本となるツールを紹介しました。無料で導入できるツールもあるのでぜひ活用してみてください。

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