業務改革・改善

情報共有ツール導入のポイントを紹介します!【おすすめツール6選付】

社内の情報共有を効率化するためにツールの導入を考えているけれど、どのツールが自社に合っているのか分からず悩んでいませんか?

今回は、情報共有ツールを導入する際に確認するべきポイントと、目的別におすすめのツールを紹介します。

情報共有ツールを導入するメリット

・業務の効率化が図れる
タスクごとにグループ作成ができるので、余計なやり取りが減り業務効率化につながります。また、複数人が同時に資料修正が行えるため、大幅な業務量カットが可能です。

・ノウハウやナレッジの共有・蓄積が行える
検索機能や情報にラベリングする機能を利用し、ツール内に蓄積された情報を簡単に引き出すことができます。引き継ぎなどが迅速に行え、属人化を防ぎます。

・コミュニケーションを活性化させる
チャット機能を利用することで、気軽にコミュニケーションが取れます。部署間のコミュニケーションが活性化され働きやすい環境を作れます。

自社に合った情報共有ツール導入の確認ポイント

目的に合った機能が搭載されているか確認する

職場内での課題が解決できる機能が搭載されているのかを必ずチェックしましょう。例えば社内教育に利用したい場合は、簡単に情報やノウハウを引き出せるよう、検索機能などが搭載されたツールを選ぶと良いでしょう。

自社の誰でも操作できるか確認する

情報共有ツールを速やかに導入できるように、社員の誰もが使いやすいツールを選びましょう。アプリ連携が可能なツールや業務内容に合わせカスタマイズできるツールなど、社員のITリテラシーに合わせて選ぶと有効活用できます。

ツールの利用人数と費用を確認する

情報共有ツールは利用人数に応じて価格が変わることが多いので、予算内で導入ができるよう事前に利用人数を把握しておく必要があります。

無料のツールの場合、機能が限定的だったり保存容量に制限があったりするものがあるので、どこまでが無料か事前に確認しましょう。

おすすめ情報共有ツール【種類別】

社内wikiツール

社内wikiとは、これまで取得した情報の検索や共有が行えるツールです。プロジェクトやタスクの固有情報を集約しマニュアル化などにも活用できます。

メモのタグ付け機能などを利用し文書を管理できます。特定のメモだけ外部に共有できる外部公開機能や、グループに属するメンバーだけにメモを共有できるグループ機能など文章管理機能が豊富です。
また、ユーザー数一人あたり毎月200〜1,125円/月と、他のツールに比べても安い料金で利用することができます。さらに、一定人数まで1人あたりの料金が変わらず利用できる点もメリットの1つです。

料金は一人あたり月額1,520円から利用でき、基本プランに高いセキュリティ機能が搭載されている点が特徴です。
テンプレートが用意されているので、日報や議事録などを簡単に作成することができます。さらに、検索機能で投稿した記事を簡単に探せるので、整理する手間が省けます。

チャット・コミュニケーションツール

社内コミュニケーションを円滑にし、情報共有をスムーズに行いたい場合には、チャットツールの導入がおすすめです。

Slackでは、プロジェクトやチームごとにチャンネルを作成し、ファイルの共有や通話などで情報の共有ができます。またGoogle DriveやZoomなど他社アプリと連携し、通知をSlackに一元化できる点も特徴です。

文章・ファイル共有ツール

文章やファイルなどを、いつでもアクセスできる場所に一括保存し管理できるツールです。複数人で共同編集する際の利用におすすめです。

  • Dropbox

(出典:https://www.dropbox.com/ja/

ファイル共有に特化したサービスで、サイズの大きなファイルの共有も可能です。ファイルはすぐに同期され、誰もが最新情報を見ながらの共同作業が行える点が特徴です。また、Microsoft Officeで作成されたファイルの編集がDropbox上で直接行えるため、異なるソフトを開ける手間が省けます。

まとめ

いかがでしたか?

今回は、情報共有ツールを導入する際に確認するポイントを紹介しました。業務効率化のために、自社に合ったツールを導入する参考にしてください。

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