業務改革・改善

改善提案の基本|提案のポイントとネタ探しのコツを紹介

社会人になると、業務の効率化や仕事量の削減のために改善提案を求められることもあると思います。
しかし、「なにを改善すればよいのか」と聞かれてもアイデアが思いつかない、という方も多いのではないでしょうか。

今回は改善提案について、提案のポイントやネタ探しのコツを紹介します。

改善提案とは、業務改善のための問題提起を行うこと

改善提案とは、業務の効率化や仕事量の削減など、業務改善のために問題提起を行うことです。
改善提案については、会社によっては提案フォームが用意されていることもありますが、自分で作成する場合は次のような内容を記載しましょう。

  • 改善提案の年度、日付
  • 改善提案者の所属部署、役職、氏名
  • 改善提案のタイトル
  • 改善提案の理由や背景
  • 改善提案の具体的な内容
  • 改善によって期待される効果
  • 改善の実施手順やスケジュールの案
  • (必要があれば)図やグラフなどの資料

改善提案の事例

作業の回数・頻度を減らす

ある企業の製造部門において、製品の品質チェックを毎日していたとします。しかし、実際にはチェックで問題が見つかることはほとんどありませんでした。

このような場合、チェックの頻度を週に1回程度に減らすことが考えられます。作業を行う回数や頻度を減らすことで、仕事量を削減できます
他にも、「進捗確認会の頻度を週に1回から月に1回にする」「部署間でデータの受け渡しをする場合、内容の確認をするのは渡す側だけにする」といった改善が考えられます。

不要なプロセスを省く

目的を達するために必要でないプロセスを省くことも、業務改善になります。例えば、会議の際に手書きでメモを行い、後でPC入力することが慣習になってる場合、初めからPCでメモを取るようにルールを作ることで手間が省けます。

他にも、「資料はすべて印刷して確認していたが、まずオンラインで確認し、読みにくかったものだけ印刷する」といった改善も考えられます。プロセスの省略は、時間だけでなく費用の削減にも繋がります

改善提案のポイント

「どうやって実現するか」を提案する

改善提案においては、改善点だけでなく改善点+実現方法を示すことが必要です。改善したい点を示すだけでは意見を述べるのと同じですから、改善提案には「どうやって実現するか」を示すことが必要です。

どうしても自分では実現方法が思いつかない場合は、他の社員や上司に相談してみるのもひとつの手です。

思いついたら、とりあえず提案してみる

改善提案においては、思いついたアイデアはとりあえず提案してみる、という姿勢も大事です。自分では実現が難しそうに思える案でも、他の人の案と組み合わせることで解決策が見えてくることもあります。内容の可否は上司が考えることでもあるので、まずは提案してみましょう。

些細な改善案しか思いつかずに提案をためらってしまうこともあるかもしれません。しかし、小さな改善でも積み重ねれば大きな効果をもたらします。細かい部分であっても、積極的に提案しましょう。

改善提案のネタを探すコツ

自分が面倒に感じたことから改善点を探す

改善提案のネタを探すコツのひとつは、自分が面倒に感じたことが改善できないか考えてみることです。日頃から不満を抱いてしまうような作業には、改善すべきポイントが潜んでいる可能性が大いにあります。
日常的に面倒に思ったことをメモしておくと、改善提案を行う際に役立つかもしれません。

面倒な作業を改善したい場合は、「面倒でなくする」という視点で考えるとよいでしょう。もっと具体的に言えば、面倒な作業を「なくす」「減らす」「変える」ことが可能でないかを検討することが有効です。

他社・他部署の改善例を参考にする

自社と似たような業種・環境にある他社を参考にしてみることも、改善提案のネタ探しに役立ちます。同種の作業が行われている環境では、同じような問題が発生している可能性は十分にあります。

また、自社の他部署の改善提案の例を参考にするのもよいでしょう。自社内であれば他者を参考にするより情報が入手しやすく、提案に際しても社内の例があれば受け入れてもらいやすいはずです。

仕事を「まとめる」「分ける」という視点で考える

チーム・部署や一人ひとりの社員が抱えている仕事を「まとめる」「分ける」という視点も役に立ちます。「まとめる」とは複数人がそれぞれ抱えている仕事を一人に集約すること「分ける」とは一人が受け持っている仕事を複数人に分配することです。

例えば準備に時間のかかる作業の場合、一人ひとりが準備を行うより、担当者を決めて作業をまとめて行った方が効率的でしょう。作業の量・質に合った適切な配分がないか、という視点で仕事を見直してみましょう。

 

まとめ

いかがでしたか?

改善提案は、慣れるまではアイデアが思いつかずに苦労するかもしれません。

ぜひこの記事を参考に、改善提案のネタを探してみましょう。

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