スケジュール管理のコツとは？管理に最適なアプリ・ツールも紹介

おおかたの仕事には、守るべき「締め切り」があり、それを基準として仕事の予定を組まなければなりません。そんな時に欠かせないのがスケジュール管理です。

今回はスケジュール管理のコツから、管理の際に便利なアプリ・ツールをご紹介していきます。

スケジュール管理のメリット

タスクや情報を可視化し、優先順位がつけやすくなる

スケジュール管理を行うことで、やるべきタスクや仕事の情報を可視化でき、何をいつまでにやるべきなのかが明確になります。そうするとタスクに優先順位もつけやすくなり、効率よく仕事を進めることができます。

アプリやツールを使えば、チームと共有できる

アプリやツールを用いれば、チーム間での共有も容易になり、編集も自由にできます。

チーム内でスケジュールを共有すると、それぞれの仕事の進捗状況の把握や、負担が多いメンバーのサポートができ、チームワークが高まって生産性の向上に繋がります。

スケジュール管理のコツ

なるべく1つのツールで「一括管理」する

スケジュールを管理するツールは、なるべく1つのみを用いて一括管理しましょう。ツールを分けてしまうと、予定を入れる際に複数のツールを確認しなければならず、漏れが生じる可能性があります。

プライベート用と仕事用など、どうしてもツールを分けたい場合は同期機能が使えるものを選びましょう。

予定を組む段階で所要時間も加味し、詰め込みすぎないようにする

予定を組む時には、余裕をもったスケジュールを心がけましょう。ギリギリの時間で予定を詰めると、予定が伸びたりアクシデントが起こった時などに対応できません。

所要時間を見積もって、必ずそれよりも少し長めの時間でスケジュールを立てるようにしましょう。

タスクには必ず締め切りを設ける

どんな小さなタスクにも、必ず締め切りを設けましょう。そうすることで、進捗状況によって作業ペースを調整できますし、ダラダラせず効率よく仕事を進められます。

また、大きいタスクは何段階かに分けてそれぞれに締め切りを設けると、突然の出来事や業務の遅れにも対応できます。例えば、プレゼンの準備期間が5日あったとして、「資料集めに2日」「プレゼン資料の作成に2日」「練習に1日」とプロセスごとに締め切りを設けることで、タスクの進捗管理も容易になります。

スケジュール管理におすすめのアプリ・ツール3選

スケジュール管理には、やはりアプリやツールを活用することをお勧めします。次からは、個人でも仕事でも使えるスケジュール管理アプリ・ツールをご紹介します。

【無料】Googleカレンダー

Googleカレンダー(Google Calendar)は、Google社が提供している無料のカレンダーアプリです。リマインド機能やタスク管理機能など、多機能ながらシンプルなデザインと使いやすさを兼ね備えています。

利用にはGoogleアカウントが必要となりますが、GmailやGoogleMapなどの他のGoogleサービスとの連携も容易です。また、１つのアカウントで複数のカレンダーを作成でき、他のアカウントのGoogleカレンダーとの同期も簡単にできるため、仕事でもプライベートでも使いやすいツールです。

【無料】TimeTree

TimeTreeは家族やチームなど、誰かとスケジュールを共有することを目的としたアプリです。他人の予定が自分のカレンダー上に表示されるため、一目で予定を把握できます。また、入力された予定ごとにチャットを行う機能や、タスクリストやメモなどを共有する機能もあります。

とにかく人と予定を調整する機能に長けているため、仕事だけでなく家族や恋人との予定共有に使う人も増えています。

【無料（有料版あり）】ジョルテ

ジョルテ（Jorte）は「使い慣れた紙の手帳のような使いやすさ」をコンセプトにしているカレンダーアプリです。使いやすさと多機能を売りにしており、自分の好きな使い方で予定管理が行える点が特徴的です。また、GoogleカレンダーやApple純正カレンダーなどとの同期や、ニュースや天気予報などの公式カレンダーとの連携が簡単にできます。

基本的には無料ですが、有料プランに加入することで着せ替え機能や、カレンダーの追加、Evernoteとの連携が可能です。