誰でもできる業務改善｜進め方と改善の切り口を紹介します

仕事をしていく中で、業務改善に取り組む機会もあると思います。
業務改善は会社のためのものというイメージがあるかもしれませんが、実は社員側にもメリットがあります。

今回は業務改善について、基本的な進め方と改善の切り口を紹介します。

業務改善とは、業務の目的やプロセスを全体的に見直すこと

業務改善とは、業務の目的やプロセスなどを全体的に見直すことを指します。人やモノ、資金など、企業の全てを対象に見直し、より効率的な流れを生みだすことを目標とします。

業務改善の効果

業務改善には、主に3つの効果があります。

1. 生産性・品質の向上
   業務が効率化されることにより、企業全体の生産性が向上します。また、非効率的な作業が減ることにより余裕が生まれ、仕事の質も高くなります。
2. コスト削減
   無駄な作業がなくなることで、人・モノ双方にかかるコストが削減できます。
3. 労働環境の改善
   社員の無駄な作業や作業時間のムラがなくなることで、拘束時間が短くなる、ストレスが減るなど、労働環境が改善されます。

業務改善と経費削減の違い

業務改善では、人（労働）やモノ・資金などのすべてを「業務」と捉え、改善の対象とします。これらの流れ全体を適切にし、スムーズな流れを生みだすことが業務改善です。

一方、経費削減では資金・コストのみに着目して改善を行います。電気代や交通費、人件費などの削減がこれに当たります。

業務改善の進め方

業務改善は、大きく分けて次の4つのステップからなります。このサイクルを回すことで、継続的な改善を行っていきます。

1. 業務を可視化する

まずは、業務を可視化することが必要です。日常的に行っている業務を再確認し、業務の全体像を把握することで、漏れなく問題点を洗い出すことができます。

業務の可視化を行う際は、改善の切り口にもなる「ムダがないか」という視点を意識しましょう。

2. 改善すべきものの優先順位をつける

次に、可視化した業務の中で、改善すべきものの優先順位をつけます。当然、すべての問題点を同時に改善するのは困難ですから、改善の優先度の高いものから取り組んでいきましょう。
優先順位をつける際には、以下の観点から考えましょう。

• 改善の必要性（業務に与える影響の大きさ）
• 改善の難易度
• 改善にかかるコスト（労働力、費用、時間）

3. 課題として提起し、改善を実践する

取り組むべき優先度の高い問題点を見つけたら、改めて課題として提起・実践します。ここでは、改善の目標を明確に設定することが必要です。あらかじめ目標を設定しておかなければ、改善をどこまでやればいいのか分からなくなってしまいます。

実線の際には、マニュアルを作成するとよいでしょう。改善のサイクルを回すのがスムーズになるだけでなく、改善作業が属人化するのを防ぐこともできます。

4. 効果測定を行う

改善の目標を達成したら、効果測定を行いましょう。業務改善は一度で終わるものではなく、繰り返し行うものです。効果測定を行い、より有効な改善手段を探ることが必要です。

業務改善の切り口

QCDから考える

QCDとは、「Quality（品質）」「Cost（コスト）」「Delivery（納入にかかる時間）」の頭文字を取ったものです。業務において重要な3つの要素の総称であるQCDを意識することで、改善点の発見に繋がります。

この3つの要素は相互に関連しており、バランスをとることが必要です。例えば、品質を高めることを意識しすぎると、コストが高くなったり納入に時間がかかったりします。
これらのバランスが取れていない業務があれば、改善の必要があると言えます。

ムダを減らす

業務におけるムダを減らすことは、業務の改善・効率化に直結します。日常的に自分が無駄に感じたことを書きだしておくと、改善がスムーズに行えるでしょう。
無駄を減らすには、次のような方法があります。

• 作業をなくす
• 簡単な作業に変える
• 作業の頻度を減らす
• 自動化する（ITツールをの導入など）

アウトソーシングを検討する

業務の一部を外部にアウトソーシング（委託）するのもひとつの手です。時間がかかるものの事業の根幹ではない、といった部分をアウトソーシングすることによって、効率的に自社の中心となる業務に取り組むことができます。

また、業務を適切にアウトソーシングすることができれば、人件費の削減にも繋がります。

社員からの情報取集を行う

社員からの情報収集を行い、現場での問題点を探ることも重要です。現場の声を聞くことによって、業務改善のきっかけを掴むことができます。

現場からの声を大切にすることは、社員の不満を解消するという意味でも重要です。アンケート調査や1on1などを積極的に行いましょう。