わかりやすいプレゼンテーション資料をつくるためのポイントをご紹介

プレゼンテーションで使用するスライド資料を作成したものの、わかりづらくて時間がかかってしまうことはありませんか？
スライド資料のわかりやすさは、発表全体の印象に関わるため、資料作成はプレゼンテーションを成功させるための重要なポイントです。

今回はわかりやすいプレゼンテーションのスライド資料の作り方をご紹介します。

意識するべき基本のポイント

プレゼンテーション資料はあくまでも補助ツールとして使う

プレゼンテーションを行う際は、身振り手振りを交えながら口頭で説明するのがメインであり、資料やスライドは補助ツールにすぎません。補助ツールであるプレゼンテーション資料の理解に時間がかかってしまうと、聞き手は口頭での説明に集中できなくなってしまいます。口頭の発表を視覚情報でもわかりやすくするための道具として、プレゼンテーション資料を活用しましょう。

プレゼンテーション資料のアウトラインを明確にする

最初に、発表全体の流れを決め、それに沿った資料のアウトラインを考えることで資料を作成しやすくなります。

アウトラインを作成するためには、「何を伝えたいのか？」「相手にとって有益な情報は何か？」などを考えましょう。それを踏まえて、全体の流れや、どのような情報を資料に入れるのかを明確にしましょう。

「相手が求めている情報」を伝える

商品や事業に関するプレゼンテーションを行う際、新機能やセールスポイントなど、つい自分がアピールしたい点ばかりを話してしまいがちです。しかし、「自分がアピールしたい点」と「相手が求めている情報」は違います。聞き手にとって有益な情報がないプレゼンテーションは、「魅力的でない」と判断され、興味を持たれなくなってしまいます。発表後にも相手の記憶に残るように、相手にとって魅力的な発表を心がけましょう。

例えば、自分は「業界初の新機能である◯◯が搭載された」ことを伝えたくても、相手にとってどのようなメリットがある情報なのかは伝わりません。そこで、「この機能を使うことで、作業量が△%軽減できます」とアピールしたほうが相手にとって魅力的な発表になります。

無駄な情報で相手の注意力を減退させない

自分が伝えたいことを優先するあまり、プレゼンテーション資料に情報を詰め込んでしまいがちです。しかし、スライド上の情報が多くなりすぎてしまうと、聞き手はスライドを読むことに集中してしまいます。これでは、要点がぼやけてしまい、効果的な発表を行えません。

そのため、グラフ上の細かい数値や詳細すぎる情報などは、補助ツールであるプレゼンテーション資料には載せないでおきましょう。補足になる情報は口頭で伝えるか、質疑応答で使用する可能性がある場合は、資料の最後に補足資料などとして添付しましょう。

スライドの構成に関するポイント

プレゼン全体の流れを意識し、目次を活用する

スムーズなプレゼンを行うためには、発表の流れを明確にする必要があります。アウトラインは、プレゼンテーション資料の冒頭で「目次」や「本日の流れ」として提示しましょう。

また、以下のように各スライドにセクション名を書くことで、聞き手も発表のどこの部分に当たるのかがわかりやすくなります。

その他の手法として、以下のように各セクション名だけを書いたスライドを各セクションのはじめに挟むことも1つの手法です。

1スライドには1メッセージだけ入れる

1つのスライドに情報を詰め込みすぎてしまうと、それぞれの要点がぼやけてしまいます。そこで、1つのスライドには1つのメッセージのみを入れることを心がけましょう。各スライドで言いたいことを明確にすることで、聞き手も内容を順番に理解しつつ発表を聞くことができます。

字数を最小限に留め、必要な内容だけを伝える

字数が多いスライドは相手が読み切るのに時間がかかってしまいます。伝えたいことは、短くシンプルに、最小限の文字数で伝えましょう。多くの字数を要する細かいデータの説明などは口頭で行うか、配布資料の最後にデータとして付け加えましょう。

スライドのデザインに関するポイント

「Zの法則」を意識する

人間の目線は、下図のようにスライドの左上から右下に、Zを描くように移動すると言われています。

どの順番で読めば良いのかがわかりづらいスライドは、聞き手の混乱を招いてしまいます。これを防ぐために、左上に一番伝えたい情報を置き、補足となる内容を右上→左下→右下の順番に配置すると、聞き手が理解しやすいスライドを作ることができます。

読みやすいフォント・フォントサイズ・色を使用する

個性的なフォントや小さすぎるフォントサイズ、黄色などの明るい字は読みづらい傾向にあります。特に、広い会議室でプロジェクターなどを用いる場合や、モノクロで資料を印刷して配布する場合は、読みにくい資料になっていないか注意しましょう。

フォントには游ゴシックやメイリオUIなどの視認性に優れているとされるゴシック体を使用しましょう。
フォントサイズは、目安としては通常の文章には少なくとも16pt以上の遠くからでも字が見えるサイズを用い、タイトルや主文などには更に大きい文字を使用しましょう。
また、文字の色については、強調したい部分以外は基本的に黒などの派手すぎない色を使用しましょう。

画像の過度な使用を控え、余白を活用する

スライドに画像を挿入する場合は、画像の過度な使用に注意しましょう。スライドのほとんどが画像に占有されていたり、画像が多く使われすぎていると、スライド上の情報が多すぎたり、圧迫感が生まれてしまいます。余白を活用し、見やすいスライドを心がけましょう。

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「配置」「行間」「内容のグループ」を意識する

テキストや画像を用いる際は、画像のサイズを揃え、同じ高さで等間隔に配置するなど、見やすいレイアウトを心がけましょう。

文章の行間やまとまりにも気をつけるとスライドが見やすくなります。行間が狭すぎると読みづらいだけでなく、情報が多いように感じてしまいます。また、同じテーマの情報をグループに分け、配置することでまとまったスライドに見えます。

コントラストを活用し、内容を強調する

文字の色やフォントの太字などのコントラストを活用することで内容を強調することができます。このとき、派手すぎる装飾は使用しないようにしましょう。

文字の色で内容を強調す手法の1つとして、ブランドカラーを使用する方法があります。重要な内容をブランドカラーで強調することで、自社のイメージとして発表が定着しやすくなります。