業務改革・改善

ビジネスチャットツールの選び方は?おすすめのツールと併せて紹介!

ビジネスチャットを導入したいけれど、どのような製品を導入すればよいのか分からない、という方がいらっしゃるのではないでしょうか?

今回は、ビジネスチャットツールを選ぶ際の確認ポイントと、おすすめのツールを紹介します。

ビジネスチャットツールとは、チャットで密なコミュニケーションを可能にするツール

ビジネスチャットツールは、メッセージの検索やタグ付け・スレッド表示、クラウドを介したファイルの共有やグループの作成など、ビジネスでの利用を目的とした機能を備えたツールです。

通常の連絡手段やコミュニケーションのツールとしてだけでなく、業務の効率化を図るために有効なツールとして多くの企業で利用されています。

ビジネスチャットツール導入のメリット

・スピード感のあるコミュニケーションが可能
LINEやFacebookメッセンジャーなど一般向けのチャットアプリと同様の操作性で、素早く気軽に使用することができます。

・部署・プロジェクトごとに情報共有が行える
標準機能として、作成した資料や画像などの共有が可能な「ファイル共有機能」が搭載されていることが多いです。やりとりが記録に残るので、部署やプロジェクトごとに必要に応じた効率的な情報共有が行えます。

・セキュリティが高く情報漏洩リスクが低い
個人情報保護基準を遵守していたり、通信を暗号化していたりするなどセキュリティ面にも力が入れられています。また、部署単位でのアカウント権限管理を行うことで、情報漏洩リスクマネジメントが可能です。

ビジネスチャットツールを選ぶ時に確認すること

目的にあった機能が搭載されているか確認する

職場内での課題が解決できる機能が搭載されているのかを必ずチェックしましょう。あらかじめ搭載されていることが多いグループチャット機能やファイル共有機能の他、外部サービス連携機能やメンション機能など必要な機能を確認しましょう。

自社の誰でも操作できるか確認する

実際に導入しても、現場が使いにくいと感じれば活用されずに終わってしまいます。ビジネスチャットツールを速やかに導入できるように、社員の誰もが使いやすいツールを選びましょう。アプリ連携が可能なツールや業務内容に合わせカスタマイズできるツールなど、社員のITリテラシーに合わせて選ぶと有効活用できます。

コストパフォーマンスを確認する

ツールによっては初期費用と月額がかかる場合があります。機能面とコストが合っているか、予算に見合っているか確認しましょう。無料のツールの場合、機能や保存容量に制限がかかっている場合もあるので、どこまでが無料か事前に確認しましょう。また、将来的に有料プランに切り替えることも視野に入れておきます。

おすすめビジネスチャットツール4選

必要な情報の一元化が可能「Slack」

(出典:https://slack.com/intl/ja-jp/

Slackでは、プロジェクトやチームごとにチャンネルを作成し、ファイルの共有機能や通話などによる、情報の共有が可能です。またGoogle DriveやZoomなど他社アプリと連携し、着信やドキュメント更新の通知をSlackに一元化できる点も特徴です。

中小企業向けの「スタンダード」が月額1人あたり850円で利用できます。世界シェア1位で成功事例が多く、無料版もあるので導入に迷ったら利用してみるとよいでしょう。

大容量のファイル送信が可能「Chatwork」

(出典:https://go.chatwork.com/ja/

ファイル送受信の容量制限がなく大容量のファイル送信可能な点が特徴です。さらに、無料のビデオや音声通話機能がついています。

無料版では、グループチャットが累計14グループ、ビデオ通話・音声通話は1対1のみ、ストレージ5GBまで利用することができます。また有料版では、個人向けの「パーソナル」が月額1人あたり400円、組織向けの「ビジネス」が月額1人あたり500円、管理機能を強化した「エンタープライズ」が月額1人あたり800円で利用できます。

映像・音声によるWeb会議にも対応「Microsoft Teams」

(出典:https://www.microsoft.com/ja-JP/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

マイクロソフトのグループウェア「Office365」に組み込まれているサービスで、「Office365」と連携していることが特徴です。チャット機能だけではなく、映像や音声によるWeb会議にも対応しています。

無料版も利用できますが、有料版では金額に応じてサービスやセキュリティが充実し、ストレージの容量が大きくなります。「Office365」の料金プランで「Business Basic」が月額1人あたり540円~利用可能です。

LINEのビジネス版ツール「LINE WORKS」

(出典:https://line.worksmobile.com/jp/

LINEと同じデザインをしているため、誰にでも使いやすいでしょう。また、グループで共有できるカレンダーのほか、トークやスタンプ機能で気軽にコミュニケーションがとれます。

無料版では、基本機能や簡易版の管理者向けの機能が利用できます。ただし、音声・ビデオ通話は1対1のみ、SLA(サービス品質保証)対象外などの制限があります。有料プランの「ライト」では月額1人あたり300円~利用可能で、無料版での制限が緩和されます。

まとめ

いかがでしたか?

今回は、ビジネスチャットツール導入の際に確認するべきポイントとおすすめツールを紹介しました。

機能やコストなど自社にあったツールを事前に確認し、ビジネスチャットツールが効率よく導入できるようこの記事を参考にしてみてください。

新規営業の業務効率化にお困りではありませんか?
5万社以上が活用する企業情報サービスで、時間や手間を削減しましょう!