業務効率化を実現させる施策とは？注意すべき点と役立つツールも紹介

業務効率化を実現すれば、生産性を大幅に上げることができます。そのためには、業務効率化を図るための具体的な施策を知る必要があります。
そこで今回は、業務効率化を目指す仕組みと、役立つツールを紹介します。

業務効率化とは「ムリ・ムダ・ムラ」を省いてコストを削減すること

残業しなければ終わらせられないほど膨大な業務をさせる「ムリ」、本来必要の無い業務に時間をかけてしまう「ムダ」、従業員間で業務に対する認識度が異なる「ムラ」が存在すると、生産性は低くなってしまうため、できる限り削減しなければなりません。

「ムリ・ムダ・ムラ」を省いて業務効率化を実現できれば、重要度や優先度の高い業務にコストをかけることが可能になります。そのため、生産性が向上することや、質の高い業務を行なえるという従業員のモチベーションを維持させることにもつながります。

業務効率化を図るには、現在従業員が抱える「ムリ・ムダ・ムラ」のある業務を把握して、業務に優先順位を付けることが非常に重要です。

業務効率化を図るための施策

積極的に業務を自動化する

優先度の高い業務が捗らない原因の1つに、毎日の事務作業に意外と時間を取られていることがあります。そのような業務を積極的に自動化して「ムリ・ムダ」を省くことが、業務効率化には非常に重要です。削減できた時間を優先度の高い業務に充てることができます。

特に、繰り返し行なう単純作業は「RPA」によって自動化することが有効です。RPAとは「事務的なデスクワークを、AIを備えたソフトウェアのロボットが代行する仕組み」です。案件の管理や書類作成など、幅広い事務作業を自動で行なってくれます。ヒューマンエラーを防ぐことができ、やり直しや修正の手間も減らせます。

ペーパーレス化を推進する

日報やマニュアルなどの書類はITツールを用いて作成しましょう。紙媒体を用いるよりも管理や共有がはるかに容易で、印刷代の削減にもつながります。特に、マニュアルなどでは目次をクリックすると目的のページに飛べるほか、ページ内検索で探す手間を大幅に減らすことができます。

マニュアルやフローチャートを作成する

マニュアルやフローチャートを作成・共有することで、従業員間の認識を統一し「ムラ」を減らせます。また、これらを用意すれば新人教育の基礎も賄えます。マニュアルを作成する際は、最初は大まかな内容にしておき、齟齬が生まれる度に徐々に細かく言及していくことがポイントです。

フローチャートを導入する際は、優先度の高い業務を明記しておきましょう。必ず手を付けられるよう、早めの段階にそれらの業務を置いておくこともポイントです。

日報や議事録で情報を共有する

「ムリ・ムダ・ムラ」を省くためには、各個人の業務内容や進捗状況などの現状を把握することが非常に重要です。その方法の1つに、日報制度の導入が挙げられます。また、会議で議事録を作成すれば、会議に参加しなかった従業員にも容易に報告できるほか、参加人数を減らして人件費も抑えられます。

データベースを活用する

データベースとは「管理機能や検索機能をもつデータの格納庫」です。データベースの活用により、データの管理や抽出が容易にできます。また、基幹システムとの連携も可能で、データの分析を効率的に行なえます。そのほか、顧客からの質問回答のテンプレートを用意することで、従業員の手間を省けるなど、カスタマーサービスにも利用できます。

アウトソーシングを導入する

アウトソーシングとは「外部の人材や企業に、業務の一部を委託すること」です。優先度の低い業務を外部に委託すれば、内部の人材を注力すべき業務に当てることができます。また、自社の不得意な業務は専門企業に一任することで、コストを削減できる場合もあります。

業務効率化で注意すべきこと

業務効率化の施策を一気に取り入れすぎない

業務効率化の施策を一気に取り入れすぎると、業務内容が大幅に変わることで混乱して、かえって時間がかかってしまう場合があります。自社に合った施策から徐々に取り入れて、従業員が順応しやすい環境を整えることが重要です。

問題が生じたときは必ずフィードバックを行なう

業務効率化を進める際に生じた問題を放置すると、かえって非効率になりかねません。問題が生じた時点でフィードバックを行ない、原因を把握して解決策を練りましょう。フィードバックを重ねることで、新たな施策を行なうときの対策も施しやすくなります。

業務効率化で重宝するツール

業務効率化を図る上で、非常に役に立つツールがあります。今回は4つのツールについて紹介します。

メモ・付箋機能

メモしておくべき重要度の高い内容を、パソコンに備わっているメモ機能を利用することで管理が容易になります。また、付箋機能も利用すれば、必要時にすぐ取り出すことが可能で非常に便利です。

スクリーンショット機能

報告時や相談時などには、スクリーンショット機能が役立ちます。言葉では難しいことを伝えるものや、言葉を補足するものとして画像を用いることは非常に便利です。パソコンでのスクリーンショットの仕方は以下の通りです。

情報共有サービス

報告内容やデータなどを管理・共有する際には、情報共有サービスが非常に役に立ちます。

• ビジネスチャット
  ビジネスチャットを利用すれば、チャンネルごとに報告内容や連絡内容を区分でき、容易に整理・確認することが可能です。「Slack」「Chatwork」などが例に挙げられます。
• オンラインストレージ
  一度作成した図や画像を社内で使い回したいときに、オンラインストレージに格納しておくと便利です。「Google Drive」「Drop Box」などが例に挙げられます。

クラウド型マニュアルサービス

クラウド型マニュアルサービスを利用すれば、マニュアルの作成や修正、共有が容易にできます。マルチデバイスに対応しているものも多いため、持ち運びも簡単で移動時間の有効活用にもつながります。