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書類整理がビジネスに影響する|書類を増やさない整理術・コツを紹介

「知らないうちにデスクの上に書類が溜まってしまっている…」というビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。書類が整理できていないと、様々な悪影響を被ることになってしまいます。

今回は、書類整理の仕方、書類を増やさないコツを紹介します。

書類整理できないことで起こる悪影響

「書類を探す」無駄な時間が発生する

書類整理ができていないと、書類を活用したい際に「探す」という無駄な時間が発生してしまいます。文房具の製造・販売を手掛けているコクヨ株式会社は、2018年に調査を行い、1日で書類を探している時間は約20分であると発表しました。これを1年に換算すると、約80時間にも相当します。

書類を整理し、無駄な時間を削減すると、効率的に仕事を進めることができます。

情報漏洩のおそれがある

デスクの上での書類が整理できていないと、重要な情報が印刷されている書類を目に付く場所に放置したままになっていたり、どの書類を紛失したのかわからなくなったりすることがあります。そのままにしておくと、わざとでなくても来客など社外の人の目に入りかねません。
最悪の場合、プライバシーの侵害や情報漏洩に繋がります。

ミスを起こしやすくなり、モチベーションが上がらない

書類が管理されていないと、情報共有などのミスを起こしやすくなります。このようなミスが続くと、仕事に対するモチベーションも下がるでしょう。

また、整理されていない書類でデスクが占領されると、業務の作業スペースがなくなってしまい、これもモチベーションが下がる原因になります。

書類整理することで業務をスムーズに進められる

書類整理がきちんとできていると、業務に必要な書類がどの場所に保管されているのかが明確になります。そのため、必要な書類をすぐに参照することができ、業務を効率化できるでしょう。

また、保管している書類の状況を把握できるため提出期限がある書類や回覧義務のある書類を、自分で止めることなくスムーズに進めることができます。業務に取り掛かる優先順位も自然と付けることができるでしょう。

書類整理のやり方

時間順で管理する

書類を作成日時や保管日時の時間順に並べて、管理する方法があります。種類で分けてしまうと、分類に入らない書類が出てきてしまったり、見返す際にどの分野に整理したのかわからなくなってしまったりすることがあります。
時間順で管理していると、書類を1つの場所に集めることができるため、紛失も少なくなるでしょう。

書類の種類によって、4つに分類する

書類整理する際には、業務の進行状況によって分類する方法もあります。例えば、以下のように分類すると、業務に必要な書類や、今現在、期限に追われている仕事などが一目でわかるようになります。自社の状況に合わせて参考にしてみてください。

  • 期限が決まっていて、一時的に自分で保管する書類
    (例)自分の業務が必要な資料・進行中のプロジェクト資料
  • 期限が決まっていて、全体で共有する書類
    (例)社内の回覧資料
  • 今後、自分で保管しておく書類
    (例)業務マニュアル
  • 目を通したら処分する書類
    (例)会議のレジュメ・チラシやカタログ

書類を増やさないコツは「処分する基準を作る」

書類が増えると整理できなくなるので、そもそもの書類の数を減らすことが大切です。例えば「以下の要件に当てはまるものは処分してもいい」などという基準を設けてみましょう。

  1. 最新版の書類が存在する
    作成途中、改定以前の書類は処分する
  2. 電子データがある・再入手できるもの
    電子データがあるもの・原本があり再入手が簡単なものは、いつでもプリントアウトできるため、処分する
  3. 1年以上見ていない書類
    →米国記録学会が行った調査である「ナムレコの法則」によると、「いつか見るかも」と考え置いている書類を見返すのは半年前の書類で10%、1年前の書類で1%というデータがあるため、1年以上見ていない書類は処分する

→すぐに処分を判断できないものを補完ボックスに入れておくのもひとつの手ですが、そのボックスに溜まらないように1か月・半年…など整理する期限を設けておくと効果的

 

まとめ

いかがでしたか?
書類整理は地味な作業ですが、放っておくとビジネスに悪影響を及ぼすおそれがあります。書類を処分する基準を作るなど、工夫を凝らして整理してみましょう。

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