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グループウェアを導入するメリット・デメリットとは

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グループウェアというツールをご存じですか?近年、社内でグループウェアを導入しているという企業が増えています。

今回は、グループウェアを導入するメリット・デメリットを紹介します。

グループウェアとは、情報共有などを目的としたツールのこと

グループウェアとは、ネットワークを使用し、情報共有や業務効率向上を図るツールのことです。

使用するツール・システムによって機能はそれぞれですが、基本的な機能としては、スケジュール・タスク管理機能やドキュメント・ファイル共有機能、チャット機能、ワークフローシステムなどがあります。

グループウェア導入のメリット

業務情報の共有が容易になる

グループウェア導入の1つ目のメリットは、業務情報の共有が容易になることです。スケジュールやタスク、ドキュメント・ファイルなどを共有することで、グループウェア上で業務に関する情報を確認できるようになります。

また、グループウェアでは掲示板や共有した情報の公開範囲を制限できるため、全社的な情報の共有だけでなく、部署やチームごとの情報共有も可能です。

組織内のコミュニケーションが円滑になる

グループウェア導入の2つ目のメリットは、組織内のコミュニケーションが円滑になることです。グループチャットや掲示板などの利用により、以前まで内線電話やメールなどで行っていた連絡をより早く、簡易的に行えます。

また、掲示板やグループチャットも共有範囲を設定できるため、全社や部署全体ではコミュニケーションが取りにくい場合でも、より小さな組織でチャットを行いコミュニケーションを活発化させられます。

申請・承認作業の効率化が可能

グループウェア導入の3つ目のメリットは、ワークフローシステムによる申請・承認作業の効率化が可能であることです。ワークフローシステムとは、申請などの業務手続きを電子化し、業務効率を改善するシステムのことです。

承認作業が複雑な場合や承認までの段階が多い環境においては、効率化に非常に有効です。また、書類を電子化するため、ペーパーレス化にもつながります。

グループウェア導入のデメリット

多くの情報共有が進み、重要な情報が埋もれる可能性がある

グループウェア導入の1つ目のデメリットは、多くの情報共有が進み、重要な情報が埋もれる可能性があることです。

グループウェアでは、情報・ファイルの共有や、掲示板・チャットの活性化により情報が過剰になり、必要な情報が埋もれてしまう可能性があります。従って、情報の公開範囲を設定したり、重要な情報は特定のコミュニティのみで共有したりするなどの工夫が必要です。

部門や部署を越えたコミュニケーションには不向き

グループウェア導入の2つ目のデメリットは、部門や部署を超えたコミュニケーションには不向きであることです。掲示板やチャット機能を設定する際には管理者の許可が必要となります。グループウェアを情報共有や業務効率化を図るためのツールだと考えている場合、単なるコミュニケーションの場としての使用を認められない場合もあります。

そのため、部門や部署を越えた全社的なコミュニケーションには社内SNSなどを使用したほうがよいでしょう。

いかがでしたか?今回は、グループウェアを導入するメリットとデメリットを紹介しました。

情報の共有やコミュニケーションの円滑化、業務の効率化が図れるというメリットがある反面、情報が埋もれてしまう可能性があるなどのデメリットもあります。メリットだけでなく、デメリットも理解した上で導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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