業務改革・改善

グループウェアを導入するメリット・デメリットとは

グループウェアというツールをご存じですか?近年、社内でグループウェアを導入しているという企業が増え、導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、グループウェアを導入するメリットとデメリットを紹介します。

グループウェアとは

グループウェア(Groupware または Collaborative software)とは、ネットワークを使用し、情報共有や業務効率の向上を図るツールのことです。

使用するツール・システムによって機能はそれぞれですが、基本的な機能としては、スケジュール・タスク管理機能やドキュメント・ファイル共有機能、掲示板・チャット機能及びワークフローシステムなどがあります。

グループウェア導入のメリット

業務情報の共有が容易になる

グループウェア導入の1つ目のメリットは、業務情報の共有が容易になることです。スケジュールやタスク、ドキュメント・ファイルなどを共有することで、グループウェア上で業務に関する情報を確認することができるようになります。

また、グループウェアでは掲示板や共有した情報の公開範囲を制限することができるため、全社的な情報の共有だけでなく、部署やチームごとに情報を共有することも可能です。

組織内のコミュニケーションが円滑になる

グループウェア導入の2つ目のメリットは、組織内のコミュニケーションが円滑になることです。グループチャットや掲示板などを利用することで、以前まで内線やメールなどで行っていた連絡をより早く、簡易的に行うことが可能です。

また、掲示板やグループチャットも共有範囲を設定できるため、全社や部署全体ではコミュニケーションが取りにくい場合でも、より小さな組織でチャットを行うことでコミュニケーションが活発になることも期待できます。

申請・承認作業の効率化が可能

グループウェア導入の3つ目のメリットは、ワークフローシステムによる申請・承認作業の効率化が可能であることです。ワークフローシステムとは、申請などの業務手続きを電子化し、業務効率を改善するシステムのことです。

承認作業が複雑な場合や承認までの段階が多い環境においては、業務効率化に非常に有効です。また、書類を電子化するため、ペーパーレス化にもつながります。

グループウェア導入のデメリット

多くの情報共有が進み、重要な情報が埋もれる可能性がある

グループウェア導入の1つ目のデメリットは、多くの情報共有が進み、重要な情報が埋もれる可能性があることです。グループウェアでは、情報やドキュメント・ファイルの共有が可でき、掲示板やチャットも活発になるため、情報が過剰になる可能性があります。

情報量が過剰になった場合、フォーマットが定められていない情報が多いため、必要な情報が埋もれてしまう可能性があります。従って、情報公開・共有の公開範囲を設定することで、重要な情報は特定のコミュニティで共有するなどの工夫が必要です。

部門や部署を越えたコミュニケーションには不向き

グループウェア導入の2つ目のデメリットは、部門や部署を超えたコミュニケーションには不向きであることです。グループウェアは、グループチャットや掲示板を作成する際に、管理者からの承認が必要な場合が多いです。

グループウェアは、情報の共有や業務の効率化を図るためのツールであるため、部門や部署を越えた全社的なコミュニケーションには社内SNSなどの方が向いていると言えます。

 

まとめ

いかがでしたか?今回は、グループウェアを導入するメリットとデメリットを紹介しました。

情報の共有やコミュニケーションの円滑化、業務の効率化が図れるというメリットがある反面、情報が埋もれてしまう可能性があるなどのデメリットもあります。メリットだけでなく、デメリットも理解した上で導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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