業務改革・改善

【初心者向け】タイムマネジメントの手順とコツを解説します

「業務量が多く大変だ」「他の人より仕事に時間がかかってしまう」といった悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか?
タイムマネジメントという手法を知ることで、そのような悩みを解決できるかもしれません。

今回はタイムマネジメントについて、その手順とコツを解説します。

タイムマネジメントとは、時間の使い方を改善して業務効率を高めること

タイムマネジメントとは、時間の使い方を改善することによって、業務効率や生産性を高めることを指します。
従来、ビジネスシーンでは「スケジュール管理」という言葉が用いられていましたが、これは単に業務に対する時間を管理することを意味します。一方、タイムマネジメントでは行動のマネジメントを行います。

近年、「働き方改革」が推進されるに伴ってタイムマネジメントもより重要なものとなりました。少子高齢化による生産年齢人口の減少や育児・介護などの負担増加により、労働時間の短縮が大きな課題となっています。

さらに、日本企業の国際競争力の低下によって、労働時間を短縮させつつも生産性を維持することが求められています。そのため、個々の従業員にも限られた時間を有効に活用することが要求されているのです。

タイムマネジメントの手順

1. 業務を可視化する

まずは、1週間や1か月といった期間を設定し、その中で自分に割り当てられた業務を可視化することから始めます。時間に追われていると、普段どのような業務が発生しているか、自分の業務の全体像がどのようなものなのかを把握できていないこともあります。
日常的に発生している業務や自主的に取り組みたい業務など、複数の視点からできるだけ多くの業務を洗い出しましょう。

2. 業務に優先順位をつけ、時間配分を考える

次に、可視化した業務の優先順位をつけます。ここでよく用いられるのが、アイゼンハワー・マトリクスという手法です。これは、第34代アメリカ大統領アイゼンハワーがタスク管理に用いたとされるフレームワークです。
アイゼンハワー・マトリクスでは、業務を「緊急性」「重要性」の2つの軸を用いて4つに分類し、優先順位をつけます。

  1. 第Ⅰの領域:緊急度・重要度とも高い業務
  2. 第Ⅱの領域:緊急度は低いが重要度は高い業務
  3. 第Ⅲの領域:緊急度は高いが重要度は低い業務
  4. 第Ⅳの領域:緊急度・重要度ともに低い業務

これらの分類に基づいて、各業務への時間配分を決定します。第Ⅳの領域に分類される業務については、思い切って止めることも検討しなければなりません。

3. 業務ごとに目標を設定し、実行する

優先順位をつけた後は、業務ごとに目標を設定します。最初に目標を設定しておかなければ、業務をどのくらい進めればいいのか分からず、無駄に時間をかけてしまうおそれがあります
目標を設定する際には、次の5つの要素から目標設定を明確にできるSMARTの法則が役立ちます。

  • Specific(明確であるか)
  • Measurable(測定可能か)
  • Assignable(誰の仕事か)
  • Realistic(実現可能か)
  • Time-related(期限を定めているか)

目標が設定できたら、優先順位に沿って業務を進めていきましょう。

4. 業務を振り返る

タイムマネジメントでは、最後に業務を振り返る時間を設定することが重要です。計画通りに業務を進められたか、業務に漏れはないかを確認し、反省点を次のサイクルに活かしましょう。

特に初めてタイムマネジメントに取り組む場合は、優先順位や時間配分、目標設定が適切であったかどうかを入念に検討する必要があります。

タイムマネジメントのコツ

タイムマネジメント自体を目的にしない

タイムマネジメントの目的は業務効率の改善であり、タイムマネジメント自体を完璧に実行することではありません。綿密な計画策定や時間配分の徹底など、マネジメントに時間をかけすぎて業務が疎かになるのは本末転倒です。

タイムマネジメントにおいては、実現可能な範囲で行うことが重要です。また、ある程度ゆとりのあるスケジュールを設定しておくことも求められます。

優先順位を感覚的に設定しない

タイムマネジメントでありがちな失敗として、感覚的に優先順位を設定したためにスケジュールが狂ってしまうことが挙げられます。スケジュール通りに仕事を進めていくには、緊急性・重要性といった軸に沿って優先順位を決める必要があります

アイゼンハワー・マトリクスなどのフレームワークを用いて、堅実なマネジメントを行うことが大事です。

自分一人で仕事を抱え込まない

業務をこなすためには、適切な量を受け持つようにしなければなりません。過剰な量の業務を抱え込むと、期限内にこなすことが難しくなるだけでなく、一つひとつの業務の質も下がってしまいます
時間に余裕のありそうな同僚に業務を分担してもらう、量が多すぎるときは上司に相談するといったことも必要です。

まとめ

いかがでしたか?

タイムマネジメントを適切に行うことができれば、業務効率や生産性の向上が見込めます。

この記事を参考に、タイムマネジメントの手順とコツを押さえておきましょう。

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