インバスケット思考とは？限られた時間でタスクを処理する方法を紹介します

インバスケット思考という言葉を聞いたことがあるけれど、具体的な方法は分からない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか？

今回は、概要とメリット、インバスケット思考に利用されるフレームワークを紹介します。

インバスケット思考とは、タスクに優先順位をつけ、限られた時間で処理する思考法のこと

インバスケット思考とは、タスクに優先順位をつけて、限られた時間の中で処理するための思考法です。この思考法を身に付けることで、ビジネスに必要な「タスクをスピーディーに処理するための能力」を向上させることができます。

インバスケット思考は元来、1950年代にアメリカ空軍で開発され、教育訓練に使用されていたトレーニング方法です。昨今では、ビジネスシーンにおける人材育成などの研修ツールとして多くの企業で利用されています。

インバスケット思考トレーニングのルール

インバスケット思考のトレーニングを行う際は以下のルールに沿って行いましょう。その際、具体的なビジネスシーンでの課題をイメージしてトレーニングすると、より効果的です。

インバスケット思考を行う時のポイント

インバスケット思考において、絶対的な正解は存在しません。正解がない代わりに考えに至った根拠をきちんと示せるか、論理的に説明できるかどうかが重要です。また、タスクの優先度を「緊急度×重要度」「影響度×発生確率」「効果×実現性」のような2軸にして考えます。

インバスケット思考を利用するメリット

優先順位がつけられるようになる

インバスケット思考では、複数のタスクや案件に優先順位をつけ、短時間でタスクを処理する練習を行います。そのため、インバスケット思考を行うことで自分が置かれた状況に応じて、物事に適切な優先順位をつける力が上がります。

問題解決能力が上がる

インバスケット思考では、スピーディーで効率的な問題解決を想定してトレーニングを行います。インバスケット思考を身に付けることで、クレーム対応や情報漏洩など、実際に問題が起きた時の解決能力が高まります。

経費削減が行える

会社が存続するためには、お客様から利益を得るだけでなく、経費を削減することが必要です。インバスケット思考では、最適な選択力を身につけられるため、最適な経費の使い方を選択する力を身に付けることもできます。

様々な視点を持てる

会社など組織で仕事をするには経営者や管理職、他部署の人など様々な人と関わることが必要です。インバスケット思考では、様々な立場で当事者意識を持ち問題解決に取り組みます。多種多様な視点を身につけられることで、業務での抜けや漏れを防ぐことができます。

インバスケット思考を進めるためのフレームワーク「アイゼンハワーマトリクス」

インバスケット思考では、まず現在抱えているタスクを洗い出し、それぞれのタスクの重要度・緊急度を整理して優先度を決めていきます。この時に使用される一般的なフレームワークに「アイゼンハワーマトリクス」があります。

アイゼンハワーマトリクスは、重要度と緊急度でタスクを四つの領域に分類し、直感的・視覚的にタスクの優先順位を考えます。この時、緊急度を優先し「重要だが緊急ではない」第二領域の項目を後回しにしがちですが、いずれ第一領域に繰り上げられるため、迅速に処理することが重要です。

「ビジネスでのアイゼンハワーマトリクス領域の具体例」

【第一領域】 重要かつ緊急 ・クレーム対応 ・締め切り間近の案件 ・事故、事件、災害	【第二領域】 重要だが緊急ではない ・事業計画の立案 ・新しい知識のインプット ・社内カルチャーの醸成
【第三領域】 重要ではないが緊急 ・ルーチンの業務報告 ・不要な報告書作成 ・不要な会議	【第四領域】 重要でも緊急でもない ・SNSやインターネットの閲覧 ・営業メールへの対応 ・世間話

 

インバスケット思考トレーニング例題

インバスケット思考のトレーニングの際の例題を紹介します。トレーニングのルールに沿ってタスクの優先順位を考えてみましょう。インバスケット思考のトレーニング例題に絶対的な正解はありません。回答に至るまでの思考がトレーニングになります。

【メーカーの場合】
A. 昨日納品されているはずの商品が納品されていないと、取引先から連絡
B. 立替経費申請について計算ミスがあり、上司から至急訂正し、再提出の連絡
C. パソコンがウイルスに感染しデータが流出した、という他部署からの報告
D. 昨日が締め切りの社内旅行の参加申し込みができていないと、総務部から連絡