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インバスケット思考とは?限られた時間でタスクを処理する方法を紹介します

インバスケット思考という言葉を聞いたことがあるけれど、具体的な方法は分からない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか?

今回は、概要とメリット、インバスケット思考に利用されるフレームワークを紹介します。

インバスケット思考とは、タスクに優先順位をつけ、限られた時間で処理する思考法のこと

インバスケット思考とは、タスクに優先順位をつけて、限られた時間の中で処理するための思考法です。この思考法を身に付けることで、ビジネスに必要な「タスクをスピーディーに処理するための能力」を向上させることができます。

インバスケット思考は元来、1950年代にアメリカ空軍で開発され、教育訓練に使用されていたトレーニング方法です。昨今では、ビジネスシーンにおける人材育成などの研修ツールとして多くの企業で利用されています。

インバスケット思考トレーニングのルール

インバスケット思考のトレーニングを行う際は以下のルールに沿って行いましょう。その際、具体的なビジネスシーンでの課題をイメージしてトレーニングすると、より効果的です。

インバスケット思考のルール
  • 課題に直面している架空の人物になりきる
  • 制限時間を設ける
  • 問題を自分自身で解いていく
  • 回答形式は自由で、絶対的な正解はない

インバスケット思考を行う時のポイント

インバスケット思考において、絶対的な正解は存在しません。正解がない代わりに考えに至った根拠をきちんと示せるか、論理的に説明できるかどうかが重要です。また、タスクの優先度を「緊急度×重要度」「影響度×発生確率」「効果×実現性」のような2軸にして考えます。

インバスケット思考を利用するメリット

優先順位がつけられるようになる

インバスケット思考では、複数のタスクや案件に優先順位をつけ、短時間でタスクを処理する練習を行います。そのため、インバスケット思考を行うことで自分が置かれた状況に応じて、物事に適切な優先順位をつける力が上がります。

問題解決能力が上がる

インバスケット思考では、スピーディーで効率的な問題解決を想定してトレーニングを行います。インバスケット思考を身に付けることで、クレーム対応や情報漏洩など、実際に問題が起きた時の解決能力が高まります。

経費削減が行える

会社が存続するためには、お客様から利益を得るだけでなく、経費を削減することが必要です。インバスケット思考では、最適な選択力を身につけられるため、最適な経費の使い方を選択する力を身に付けることもできます。

様々な視点を持てる

会社など組織で仕事をするには経営者や管理職、他部署の人など様々な人と関わることが必要です。インバスケット思考では、様々な立場で当事者意識を持ち問題解決に取り組みます。多種多様な視点を身につけられることで、業務での抜けや漏れを防ぐことができます。

インバスケット思考を進めるためのフレームワーク「アイゼンハワーマトリクス」

インバスケット思考では、まず現在抱えているタスクを洗い出し、それぞれのタスクの重要度・緊急度を整理して優先度を決めていきます。この時に使用される一般的なフレームワークに「アイゼンハワーマトリクス」があります。

アイゼンハワーマトリクスは、重要度と緊急度でタスクを四つの領域に分類し、直感的・視覚的にタスクの優先順位を考えます。この時、緊急度を優先し「重要だが緊急ではない」第二領域の項目を後回しにしがちですが、いずれ第一領域に繰り上げられるため、迅速に処理することが重要です。

「ビジネスでのアイゼンハワーマトリクス領域の具体例」

【第一領域】
重要かつ緊急
・クレーム対応
・締め切り間近の案件
・事故、事件、災害
【第二領域】
重要だが緊急ではない
・事業計画の立案
・新しい知識のインプット
・社内カルチャーの醸成
【第三領域】
重要ではないが緊急
・ルーチンの業務報告
・不要な報告書作成
・不要な会議
【第四領域】
重要でも緊急でもない
・SNSやインターネットの閲覧
・営業メールへの対応
・世間話

 

インバスケット思考トレーニング例題

インバスケット思考のトレーニングの際の例題を紹介します。トレーニングのルールに沿ってタスクの優先順位を考えてみましょう。インバスケット思考のトレーニング例題に絶対的な正解はありません。回答に至るまでの思考がトレーニングになります。

【メーカーの場合】
A. 昨日納品されているはずの商品が納品されていないと、取引先から連絡
B. 立替経費申請について計算ミスがあり、上司から至急訂正し、再提出の連絡
C. パソコンがウイルスに感染しデータが流出した、という他部署からの報告
D. 昨日が締め切りの社内旅行の参加申し込みができていないと、総務部から連絡

まとめ

いかがでしたか?

今回は、タスクに優先順位をつけ、スピーディーに処理するインバスケット思考の概要・メリットとフレームワークを紹介しました。

インバスケット思考を身につけることで、問題解決力の向上やタスクに優先順位をつけられるようになるなどの効果が期待できます。

この記事を参考に、インバスケット思考のルールとポイントをおさえトレーニングに役立ててみてください。

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