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電子契約サービスとは|導入のメリットと選定のポイントを紹介します

電子契約サービスを導入したいけれど、どのようなメリットや機能があるのか分からない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか?

今回は、電子契約サービス導入のメリットや基本的な機能、選定の際に確認すべき点を紹介します。

電子契約サービスとは、電子署名とタイムスタンプによって契約を締結できるサービスのこと

電子契約とは、電子データに電子署名とタイムスタンプを付与することで、Web上で契約を締結できる契約方法のことです。企業でのテレワークの導入に伴い、電子契約サービスの利用が増えています。

電子契約サービスは法的にも有効

紙の契約書での押印は、「本人が書類の内容を確認・承認している」「書類が偽造・改ざんされていない」ことを証明する法的効力があります。

一方、電子契約では電子署名とタイムスタンプが押印の役割を担います。電子署名は、「電子文書を本人が作成・確認した」「電子文書が改ざんされていない」ことを証明する法的効力があります。タイムスタンプは、押印の日付と同じ意味を持ち「ある時刻にその電子データが存在した」「その時刻以降に改ざんされていない」ことを証明します。

電子署名及び認証業務に関する法律は、以下のように定められています。

電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)

第三条

電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの(公務員が職務上作成したものを除く。)は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名(これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。)が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

電子契約サービスを利用するメリット

電子契約サービスを利用するメリットには、以下のようなものがあります。

  • コストを削減できる
    紙の契約書を利用する際は、契約書作成時のインク代や紙代の他、契約金額に応じて印紙税や収入印紙を用意する手間やコストがかかる
    電子契約は課税対象外のため、コストを削減することができる
  • 手間を減らし契約のスピードを上げられる
    紙の契約書の場合は、契約書を作成後、取引先に確認・返送してもらう手間と時間がかかる
    電子契約サービスを利用すると、オンラインシステム上で契約を締結することができ、契約から売上までリアルタイムで進められる
  • セキュリティやコンプライアンスを強化できる
    電子署名とタイムスタンプによって契約書の改ざんを防げる
    電子契約サービス上で契約のデータを管理できるため、セキュリティを担保できコンプライアンスの強化にもつながる

電子契約サービスの基本的な機能

電子契約サービスの基本的な機能には、以下のようなものがあります。

機能名 詳細
電子証明書発行機能 本人確認書類を元に証明書を発行する
タイムスタンプ発行機能 証明や送信日時の記録を行う
電子署名機能 発行された電子証明書とタイムスタンプを使用し署名を行う
セキュリティ機能 データの暗号化やバックアップ、IPアドレスの制限などでセキュリティ対策を行う
保管機能 電子契約書や紙の契約書のスキャンデータをオンライン上で保管する

電子契約サービス選定の際に確認すべきポイント

自社に適した電子契約サービスを選ぶ際に確認すべきポイントには、以下のようなものがあります。

  • セキュリティ対策などに信頼性はあるか
    データ暗号化に対応しているか、法律に対応した電子契約のサインが利用できるのか確認する
    新しいウィルスに対応できるよう、最新のセキュリティへの更新が行えるか確認する
  • 自社の取り扱い書類に対応している
    電子契約サービスによっては取り扱えない書類があるので、自社の取り扱い書類に対応しているのか確認する
    【書面での契約書が必要な例】宅地建物売買等媒介契約、訪問販売等特定商取引における交付書面、労働者派遣個別契約など
  • 取引先に配慮したサービスか
    取引先にアカウント取得が必要か、利用料金が発生するのかについて確認する
    契約へのステップ数が少ないなど誰にでも使いやすいのか、デモ機能があるかなどを事前に確認する
  • コストパフォーマンスが優れているか
    電子契約サービスには、一般的に「初期費用」と「月額費用」がかかる
    セキュリティ面や機能などを踏まえて、長期的に見てコストパフォーマンスの高いサービスを選ぶ

電子契約サービスの導入フロー

電子契約サービスを導入するためのフローは以下の通りです。

  1. 導入目的の把握
    自社にあった適切なサービスを選択するために、導入目的を把握する
  2. サービスの比較検討
    予算や機能を考えどのサービスを導入するのか比較、検討する
  3. ワークフローの見直し
    書面での契約の際のワークフローを元に、電子契約でのワークフローを考える
  4. 社内への稟議、社内規定の変更
    社内稟議を行い承認を得る
    変更しなければならない社内規定の確認、権限を持つ人は誰なのか、不要な書類の廃棄方法などを明らかにしておく
  5. 社内外へアナウンス
    社内外へ正式に導入サービスとワークフローを共有する
  6. 社内導入、利用サポート
    スムーズに導入できるように、説明会の開催など利用サポートを行う

おすすめの電子契約サービス

NINJA SIGN

(公式サイト:https://ninja-sign.com/

【特徴】
・電子契約締結数が定額無制限である
・契約書の作成や保管などのワークフローが可視化できる
・格納した契約書を検索し確認できる

【料金プラン】
・月額無料プランあり
・プランに応じて月額4,980円~120,000円が設定されている

CLOUD SIGN

(公式サイト:https://www.cloudsign.jp/

【特徴】
・日付や金額など条件を設定し、過去の契約書を検索できる
・既存システムとの連携が行える、API機能が搭載されている
・PDFファイルや宛先などを、テンプレートとして保存しておくことができる

【料金プラン】
・月5件まで、ユーザー数1名の無料お試しプランあり
・月額1,000円のスタンダードプラン~月額10,000円のビジネスプランがある

GMO電子印鑑Agree

(公式サイト:https://www.gmo-agree.com/

【特徴】
・身元確認済の高度電子署名を導入している
・役割や権限などユーザーごとの設定が行える
・スマートフォンやタブレットでの署名にも対応している

【料金プラン】
・お試しプラン、月額使用料0円
・ユーザー数・署名数無制限の月額8,800円プランの設定がある

まとめ

いかがでしたか?

今回は、電子契約サービスを利用するメリット、導入の前に確認すべきポイントを紹介しました。

この記事を参考に、電子契約サービスを導入してみてください。

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