この記事は 3 分で読めます

電子契約とは?メリットや注意点、書面契約との違いを解説

URLをコピーする

電子契約の導入を検討しているが、どのようなメリットがあるのかわからないという方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、電子契約の概要、メリットや注意点、書面契約との違いなどを解説します。

電子契約とは、電子ファイルを用いた契約方式のこと

電子契約とは、書面による契約書に代えて電子ファイルによる契約書によって契約を行うことです。インターネット上で電子契約書を交換して、電子署名を施すことで契約を締結します。電子契約書のデータは企業のサーバーやクラウドなどに保管されます

電子契約は書面契約と同様、法的効力を有します。さらに、2001年に「電子署名法」や「電子帳簿保存法」といった電子契約に関する法律が成立したほか、電子署名やデータ保管のためのクラウドなどの技術的開発も進んでおり、電子契約を導入しやすい環境が整備されるようになりました。

電子契約では、「電子署名」と「タイムスタンプ」が用いられる

電子契約では、「電子署名」と「タイムスタンプ」により、契約書が正式なものであることを証明します。電子署名法第三条では、この二つが備えられた文書について「文書が作成者の意志に基づいて作成されたこと(=偽造などの不正手段によって作成されていないこと)」が推定されます。

  • 電子署名
    電子署名は、「電子証明書」というインターネット上の身分証明書のようなものを添付した上で相手に送信します。これによって、「署名者本人が文書を作成したこと」「署名時点から文書が改ざんされていないこと」が証明できます。
    電子契約では「電子サイン」や「電子印鑑」が用いられることもあります。ただし、これらは電子証明書を伴わないため、電子署名に比べて安全性は劣ります。そのため、日常的な業務での利用にとどめておくのが無難です。
  • タイムスタンプ
    電子署名でも署名をした時刻の記録は可能ですが、それはあくまで使用しているコンピューター端末の時刻に過ぎないため、改ざんの危険性があります。そのため、文書にタイムスタンプを付与することで、「タイムスタンプの時刻にその文書が存在していること」「タイムスタンプの時刻以降文書が改ざんされていないこと」を証明できます。

現在では、事業者署名型電子契約サービスが主流である

電子契約を行うにあたって、契約書や署名の内容を暗号化するための署名鍵を発行する必要があります。この署名鍵の発行主体が、契約当事者か電子契約サービスの事業者であるかという違いによって、電子契約サービスは当事者署名型と事業者署名型の二種類に分けられます。

2001年の電子署名法施行時は当事者署名型の電子契約が主流でした。しかし当事者署名型では、署名鍵を発行する手間を契約当事者が負担せねばならないというデメリットがありました。

そこで新たに普及したのが、事業者署名型の電子契約サービスです。事業者署名型では、署名鍵の準備を事業者がクラウド上で行うため、契約当事者は署名の指図を事業者に行うだけで契約の締結ができます。こうした利便性から、現在では事業者署名型の電子契約サービスが主流になっています。

電子契約と書面契約の違い

電子契約と書面契約の違いをまとめると、以下の表の通りになります。

書面契約 電子契約
形式 文書 電子データ(PDFなど)
押印方法 印鑑 電子署名
改ざん防止方法 契印や割印 タイムスタンプ
送付 郵送や持参 インターネット通信
保管 契約書原本の保管 サーバー上に保管

 

電子契約を採用するメリット

ペーパーレス化や業務効率化により、コストを削減できる

電子契約を導入することで、書面契約で必要であった用紙代や印刷代、収入印紙代、保管費用や契約書送付にかかる郵送料などが不要になるため、契約締結や管理にかかるコストの大幅な削減が可能です。

さらに、書面契約では欠かせなかった契約書の印刷や製本の手間を省くことで業務の効率化が見込めます。また、契約の手続きが全てオンラインで完結するため進捗を可視化でき、契約締結の漏れや遅延の防止にもつながります。

コンプライアンスの強化が見込める

契約締結後に考えられるリスクとして、「契約内容の改ざん」や「契約書の紛失」などが挙げられます。これらは会社の信頼に直結するコンプライアンス問題であるため、確実に防止する必要があります。

電子契約では、閲覧権限を持つ人の制限が可能であり、また電子署名が施された電子文書は改ざんを検知して警告が出るため、改ざんを防止することができます。また、締結済みの契約書はデータとして保管されるため、倉庫などに保管する書面契約と比較して契約書類の紛失や劣化の心配がありません。

電子契約を採用する際の注意点

一部の契約には利用できない

ほとんどの契約については、契約方式自由の原則から電子契約を利用できますが、一部の契約では法律により書面契約が義務づけられているため、注意が必要です。電子契約が利用できない契約として、以下のような例があります。

  • 定期借地・定期建物賃貸借契約
  • 宅地建物売買等媒介契約
  • 投資信託契約の約款
  • 労働者派遣個別契約

取引先の理解が必要になる

取引先の企業が必ずしも電子契約を導入しているとは限りません。そのため、利用にあたって相手方から難色を示される可能性もあります。相手方が電子契約による契約締結に同意しない場合は、書面による契約を行う必要があります。

まとめ

いかがでしたか?電子契約は書面契約と比較して、コストの削減やコンプライアンス強化などのメリットがある一方、利用できない契約の種類もあるといった注意点も存在します。今回紹介したポイントを参考にして、電子契約に関する理解を深めましょう。

ダウンロード ダウンロード
ダウンロード

持ち運べる!BtoBマーケティング用語単語帳

無料でダウンロードするために
以下のフォーム項目にご入力くださいませ。

ビジネススキル・知識おすすめの記事

2020年9月17日

【新人必見!】効率のよい仕事の進め方とは?手順に沿って紹介します

2020年3月24日

ビジネスにおける定量分析とは?定性分析との違いも解説

2018年10月1日

無料の営業日報用アプリ・ツール5選!課題を見える化して売上を伸ばそう