営業スキルアップ

Web会議を解説|テレビ会議との違いやWeb会議システムの比較も

近年では、テレワークや在宅勤務などが広まりつつあるため、Web会議が行われることも増えています。ただ、テレビ会議との違いがよくわからないという人も多いのではないでしょうか。

今回はWeb会議について、類似するテレビ会議との違いや、メリット・デメリット、おすすめのWeb会議システムも紹介します。

Web会議とは、インターネット回線を用いて行う会議

Web会議とは、インターネット回線を用いて音声や動画などをリアルタイムで共有できる仕組みを用いて行う会議を指します。場所を選ばずに双方向でコミュニケーションが取れる点が特徴です。

Web会議を行うシステムには「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。クラウド型は、サービスの提供企業が管理するサーバにインターネット経由でアクセスし、サービスを利用します。一方でオンプレミス型は、自社が持つサーバを活用してサービスを利用します。企業に合ったシステムを選ぶ必要があります。

近年では、Web会議システムの利用者が増えているため、それに伴ってサービスも増加しています。2020年4~5月にICT市場専門のリサーチやコンサルティングを行うMM総研の「SaaS・コラボレーションツール利用動向調査」によると、2019年12月末の利用率が44%だったことに対して、2020年4月末には60%を超えました。新型コロナウイルスの感染拡大によるテレワークの普及により、Web会議システムを利用する企業が急増したためとされています。今後もWeb会議システムを活用して、業務環境を整備する企業は増えると考えられています。
(参考:株式会社MM総研「Web会議システムの利用シェアはトップの「Zoom」が35%」https://www.m2ri.jp/release/detail.html?id=420

Web会議とテレビ会議(ビデオ会議)の違い

Web会議と混同されるシステムに、テレビ会議(ビデオ会議)があります。インターネットを経由して利用するWeb会議に対して、テレビ会議は専用の回線・機器を使用する点が特徴です。そのため、初期投資はかかりますが、接続状態は安定しやすいというメリットがあります。Web会議とテレビ会議(ビデオ会議)の特徴は以下のようになります。

Web会議 テレビ会議
(ビデオ会議)
導入 システム・アプリをインストール 専用機器を購入
回線環境 インターネット回線 専用回線
場所 インターネット回線があればどこでも 専用回線・機器が揃っている場所
安定性 インターネット環境による 常に安定的

Web会議のメリット

コストが抑えられる

Web会議システムは無料で使えるものも多いため、初期費用が抑えられます。さらに、有料のシステムを選ぶとより高機能・多機能なものが使用できます。

また、Web会議システムを活用すると、場所を選ばずに商談や会議が行えるため、出張の交通費・宿泊費などの経費削減にも繋がります。

場所にとらわれず、柔軟なコミュニケーションを行える

インターネット環境下においては、Web会議システムを活用することで場所にとらわれず、コミュニケーションを取れます。そのため、サテライトオフィスなどでのテレワークや在宅勤務が可能となり、働き方を多様化させられます。また、災害時や感染症流行時などにも柔軟にコミュニケーションを取ることができ、情報共有が容易となるでしょう。

Web会議のデメリット

インターネットの通信環境に左右される

場所にとらわれずに利用できるWeb会議システムですが、通信環境が安定しないと、スムーズにコミュニケーションを取ることが難しいというデメリットがあります。大人数で接続するなど、環境によっては品質が悪くなり、繋がりにくくなることも考えられます。活用する際には、インターネットの通信環境に注意が必要です。

大人数の会議には不向き

Web会議は少数人で行うことを前提としている場合が多く、アイディアを出す目的で行われる大人数の会議などでは、発言しづらいため不向きと言われています。また、Web会議では雰囲気などを読み取ることが難しいため「誰が話しているのかわからない」「発言しにくい」と感じる場合があるでしょう。

Web会議システムを選ぶ際に注意すべきポイント

費用対効果が適切であるか

Web会議システムは、クラウド型かオンプレミス型などの形態、さらに同時接続のアカウント数や品質などによって料金が変動します。利用目的とWeb会議システムの機能を照らし合わせて、費用対効果が適切かを確認しましょう。

セキュリティ対策などサポート体制が充実しているか

Web会議システムを利用する際にはインターネット環境が必要なため、セキュリティ対策などのサポート体制が充実しているサービスを選ぶことをおすすめします。十分な対策がなされていないと、社内情報などの漏洩のおそれもあります。

おすすめWeb会議システム【3社比較】

  • Zoom

近年、シェアを拡大しているのが「Zoom」です。無料プランでも最大100人で40分間の会議が可能な点が特徴で、チャット機能やQ&A機能、ファイル共有などの機能も充実しています。
(参考:https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

  • Microsoft Teams

Microsoftが提供するWeb会議システムです。そのため、WordやExcelなど他のMicrosoft製品との相性も良く、多くの企業で導入されています。また、Microsoft製品のファイルであれば、Microsoft Teams内で共同編集も可能です。
(参考:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

  • bellFace

オンライン営業に特化したWeb会議システムです。Web会議を繋ぐ相手側は、インターネットでベルフェイスのホームページを開き、指定されたパスワードを入力するだけで簡単に回線が繋がるように設定されています。また、営業を行うことを前提としているため、トークスクリプト表示機能などを持つほか、Salesforceとの連携も可能です。
(参考:https://bell-face.com/

料金や無料プラン、同時接続人数については以下の表にまとめています。参考にしてみてください。

料金 無料プラン 同時接続人数
Zoom 22,100円~(年)
(40分まで無料)
最大100名
Microsoft Teams 540円~(月)
(機能制限あり)
最大10,000人
bellFace 要問合せ × 最大5名

 

まとめ

いかがでしたか?
Web会議はインターネットを経由して、音声や映像を共有しコミュニケーションを取るためのシステムです。コストが抑えられるメリットがある一方で、インターネット環境に左右されるというデメリットもあります。費用対効果などを見極めて、様々なサービスを比較し選びましょう。

新規営業の業務効率化にお困りではありませんか?
5万社以上が活用する企業情報サービスで、時間や手間を削減しましょう!