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【文例付き】打ち合わせ日程調整メールの作成方法やポイントを解説

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打ち合わせの日程調整メールをどのようなものにすればよいか、悩んだことはありませんか?打ち合わせメールを作成する際は、相手に失礼のない文面を心がけなくてはなりません。

今回は、打ち合わせメールの基本構成やポイントを解説します。記事の最後には文例も紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

打ち合わせメールの構成とポイント

件名

件名はメールを開ける前から用件がわかるものにします。相手は多くのビジネスメールを受け取っているため、重要かどうかを件名で判断しています。迷惑メールと間違えられないよう、用件のわかりやすい件名をつけておきましょう

【例】

「打ち合わせ日程のご相談」
「〇〇の打ち合わせ日程について」

宛名

メールの冒頭には、会社名・部署(課)名・役職・苗字の順に宛名を記載しましょう。担当者の部署や氏名が分からない場合は、「会社名+ご担当者様」などで構いません。

【例】

〇〇株式会社 〇〇部部長 〇〇様
〇〇株式会社 ご担当者様

この時「〇〇課長様」のように、役職に様をつけるのは誤りであるため注意しましょう。また、社名を略す、名前を誤るなども失礼にあたるため、送信前に必ず確認します。メールアドレス、宛名は役職が上の人から記載するようにしましょう。

挨拶文

本題に入る前に挨拶文と自分の所属・氏名を入れます。挨拶には「お世話になります」などが一般的によく使われています。送信先が初対面の相手であれば、自分の所属などを簡単に説明しましょう。

【例】

お世話になります。〇〇株式会社の〇〇です。
初めてご連絡を差し上げます。〇〇株式会社営業部の〇〇と申します。

本文

本文では、打ち合わせの目的や候補日を記載します。先方の都合に合わせるのが基本ですが、相手の都合が全くわからない場合は、できるだけ少ないやりとりで日程を決定するためにこちらから日程候補を挙げましょう。この時3〜5個ほど候補を挙げ、相手に選んでもらいます。また、選びやすいように候補日・時間にはある程度幅をもたせましょう。

そのほか、相手に来社してもらう場合は持ち物や場所を、相手の会社を訪問する場合は人数をあわせて記載しておきます。最後に、「お忙しいところ誠に恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。」のような結びの言葉と署名をつけます。

【例】(*相手の会社を訪問する場合)

弊社製品「〇〇」の導入の打ち合わせ日程についてご相談です。
可能であれば貴社へ伺い、以下候補のうちから1時間ほど打ち合わせの時間を頂戴したく存じますが、ご都合はいかがでしょうか。

・日時
6月21日(月)10時〜
6月23日(水)終日
6月24日(木)14時〜

弊社からは〇〇(上司)と私の2名で伺います。
いずれの日程もご都合が合わない場合は、どうぞご遠慮なくお申し付けください。
準備の都合上6月16日(水)までにご連絡をいただけますと幸いです。
お忙しいところ誠に恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

日程を上げる際は月や曜日も合わせて記載するなど、誤解を生まないような工夫が必要です。また、あらかじめ返信の期日を書き添えておくと、催促が必要になった場合もスムーズです。

打ち合わせメールの文例

打ち合わせの日程調整を依頼するとき

【件名】
打ち合わせ日程のご相談

【本文】
△△株式会社 営業部部長 △△様

お世話になります。
〇〇株式会社、〇〇部の〇〇です。
〇〇プロジェクトの進捗に関する打ち合わせについてご相談です。
可能であれば貴社へ伺い、1時間ほど打ち合わせの時間を頂戴できればと存じます。
下記の日程のご都合はいかがでしょうか。

・日時
6月21日(月)10時〜
6月23日(水)終日
6月24日(木)14時〜

弊社からは〇〇(上司)と私の2名で伺います。
日程・場所のご都合が合わない場合は、どうぞご遠慮なくお申し付けください。
ご多忙中とは存じますが、準備の都合上6月16日(水)までにご連絡をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
────────────────────────
〇〇株式会社〇〇部 〇〇 〇〇
京都府京都市〇〇区〇〇町0-0
携帯電話:075-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX:075-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇.co.jp
────────────────────────

打ち合わせ候補日を挙げてもらうとき

【件名】
打ち合わせ日程のご相談

【本文】
△△株式会社 営業部部長 △△様

お世話になります。
〇〇株式会社、〇〇部の〇〇です。
〇〇プロジェクトの進捗に関する打ち合わせについてご相談です。
今後のスケジュールから、今月中に1度お時間を頂戴できればと存じます。
お忙しいところお手数をおかけして恐縮ですが、以下の内容に関してご回答をお願いいたします。

・候補日、時間
・会場

打ち合わせ時間は1時間ほどを予定しております。
また、弊社からは〇〇(上司)と私が参加いたします。
ご多忙中とは存じますが、準備の都合上6月16日(水)までにご連絡をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
────────────────────────
〇〇株式会社〇〇部 〇〇 〇〇
京都府京都市〇〇区〇〇町0-0
携帯電話:075-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX:075-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇.co.jp
────────────────────────

日程調整メールへ返信するとき

相手から返事をもらい日程が確定したら、日時確定と日程調節のお礼を伝えるメールを送信します。この時、双方の認識を確認するために、改めて日時や目的、持ち物を記しておきましょう。

【件名】
Re:Re:打ち合わせ日程のご相談

【本文】
△△株式会社 営業部部長 △△様

お世話になります。
〇〇株式会社、〇〇部の〇〇です。
早々にご連絡いただきありがとうございます。それでは以下の通りに打ち合わせに伺います。

日時:6月24日(木)15:00〜16:00
場所:貴社へ伺います
目的:〇〇プロジェクトに関する進捗報告
訪問者:弊社〇〇(上司)・〇〇 計2名

当日は何卒よろしくお願いいたします。
────────────────────────
〇〇株式会社〇〇部 〇〇 〇〇
京都府京都市〇〇区〇〇町0-0
携帯電話:075-〇〇〇-〇〇〇〇
FAX:075-〇〇〇-〇〇〇〇
メールアドレス:〇〇〇〇〇〇@〇〇〇〇.co.jp
────────────────────────

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