【新人必見】名刺の管理方法とは？アナログ・デジタルの管理方法を紹介

交換した相手の名刺を適切に管理したいけれど、方法が分からず困っていませんか？今回は、アナログ式とデジタル式それぞれの管理方法やメリット・デメリットを紹介します。

名刺管理の目的は、必要に応じた人物の名刺をすぐに見つけ出せるようにすること

名刺管理の目的は、必要になった人物をすぐに見つけ出せる状態にしておくことです。名刺の情報は、営業において見込み顧客の獲得や売上アップのために必要であるため、名刺を適切に管理することが重要です。

アナログ式｜名刺管理のメリット

コストが抑えられる

アナログ式で名刺管理を行うメリットは、名刺管理用のアプリやツール、セキュリティソフトなどを導入する必要がないため、コストが抑えられるという点です。ファイルやバインダーなど低価格で準備できるものが多いため、低コストで名刺管理が行えます。

アナログ式｜名刺管理のデメリット

情報漏洩のリスクが高い

アナログ式で名刺を管理している場合、氏名や電話番号など相手の情報が必要な際に名刺そのものを確認しなければなりません。名刺をほかの従業員に渡したり、出先に持ち出したりする必要があるため、管理が行き届かずに紛失するといった情報漏洩のリスクが高まります。

社内で共有されにくい

アナログ式では、名刺をもらった社員のみでその名刺を管理することが多く、属人化しやすい傾向にあります。社内で仕組みが作られていない場合は、名刺の情報が共有されにくいという点がデメリットとして挙げられます。

アナログ式｜名刺管理方法

アナログ式で名刺を管理する時は、1回に整理する枚数が増えすぎないように、当日もしくは数日以内に整理することが重要です。

名刺ファイル・バインダー

アナログ式の名刺管理方法は、ブックタイプのファイルやバインダーを用いるのが一般的です。透明フィルムのファイルが名刺サイズに区切られており、そこに名刺を差し込んで管理します。

ファイルやバインダーを使った管理方法は、ページをめくるだけで名刺が確認できるという手軽さや視認性の高さがメリットです。また、ファイルを分けることで、得意先などの重要な名刺のみを分けて保管することも可能です。

回転式名刺ホルダー

回転式名刺ホルダーを利用し、名刺を50音順に管理する方法もあります。回転式の名刺ホルダーはあらかじめ50音順に区切られており、該当する場所に名刺を入れていくだけで名刺管理ができます。大量の名刺を保管できるほか、必要な名刺が探しやすいというメリットが挙げられます。

また、50音順以外に、必要に応じて業種別や時系列順に分類し管理することも可能です。

ノート

名刺管理用に用意したノートに、セロハンテープで名刺を直接貼り付けて管理する方法です。また、貼り付けた名刺ページの余白に、相手の特徴や会話の内容など重要な情報を書き込んでおけば、ビジネスツールとしても活用できます。ノートを使った管理方法は、コストが最も抑えられる点がメリットです。

ノートで管理するとページの差し替えができないというデメリットがありますが、バインダーを使うとページの差し替えができるため、必要に応じて使い分けましょう。

デジタル式｜名刺管理のメリット

社内での共有が容易に行える

名刺管理ツールやアプリを使用することで、社内の誰もが閲覧できる状態になるため、名刺情報の共有が容易に行えます。また、名刺の住所や連絡先、名前といったデータを、DM・メルマガなどの宛先入力にそのまま利用できるため手間省くことができます。

置き忘れなどによる情報漏洩を防止できる

名刺そのものを持ち歩く必要がないため、置き忘れによる情報漏洩を防止できます。ただし、セキュリティ対策の甘いツールを利用してしまうと、情報漏洩のリスクが高まるためツールは慎重に選びましょう。

整理や検索が簡単に行える

デジタル式で名刺を管理している場合は、名刺データの中から企業名や氏名などの検索が簡単に行えます。パソコンやスマートフォンから検索できるため、外出先でも閲覧できる点がメリットです。

また、名刺の量が増えても物理的な保管スペースが必要なく、整理の手間もかからないため業務を効率的に進められます。

デジタル式｜名刺管理のデメリット

システムの利用にコストがかかる

デジタル式名刺を管理する際には、名刺管理用ツールやアプリを導入しなければならないため、システムの利用にコストがかかるというデメリットが挙げられます。

無料で利用できる名刺管理システムを導入するとコストを抑えられますが、無料ツールを導入する際には、セキュリティが万全であるかなどをしっかりと確認してから利用しましょう。

登録までに時間がかかる

名刺から得られた情報を業務に活用するには、名刺をデータ化しなければなりません。名刺をデータ化する際は、活字を文字認識しテキストデータに変換する「OCR機能」が利用されています。この機能は名刺管理専用のスキャナーやスマートフォンの名刺読み取りアプリなどに搭載されていますが、精度があまり高くないため、最終的には目視での確認が必要となり、時間がかかってしまう場合があります。

デジタル式｜名刺管理方法

名刺スキャナー

名刺スキャナーを用いて、名刺に記載されている氏名や会社名、連絡先などの情報をスキャンしデータ化します。

しかし、スキャナーの文字認識の精度が低いと、目視での手直しが必要な場合があります。

Excel

多くのビジネスパーソンが利用しているExcelを利用すると、コストをあまりかけずに名刺を管理することができます。名刺管理用のExcelを共有すれば、必要な情報などをスムーズに共有できるというメリットが挙げられます。

しかし、Excelで名刺を管理する際は、名刺情報を蓄積していくとデータが膨大な量になりファイル容量が大きくなるというデメリットがあります。Excelのファイル容量が大きくなると、ソフトの動作が重くなり業務が滞るおそれがあります。

そのほかにも、Excelに名刺を1枚づつ手入力しなければならないため、入力ミスに気をつけなければなりません。

スマートフォンアプリ

スマートフォンの名刺管理アプリを使用すると、名刺情報のデータ化やクラウド上でのデータ保管、管理が一括で行えます。そのため、外出先でも名刺情報の登録や検索などが手軽にできます。