メール管理を効率的に行うには｜方法やポイントを解説

皆さんは普段、メールの管理にどの程度時間を取られていますか？多くのメールを効率的に管理するためには工夫が必要です。

今回はメール管理の効率的な方法やポイントを解説します。

メール管理を怠った場合に生じる問題

対応漏れ・二重対応

対応漏れは、受信したメールの見落としや返信忘れによって起こります。メール管理を怠り受信ボックスがメールで溢れると、催促されるまで対応漏れが発生していることにも気付けなくなるため、受信ボックスは定期的に整理しましょう。

さらに、チームや部署など複数人で同一のアドレスを使用している場合にも、「誰かが対応するだろう」という思い込みからの対応漏れや、共有不足による二重対応が発生するおそれがあります。こういったミスを引き起こさないためには、誰が・いつ・どのメールに対応したかを共有できるような仕組みが必要です。

業務効率の悪化

最近では在宅勤務などテレワークが増加し、メールによるやり取りが多くなっています。そのため、メールボックスが整理されていないと、メール対応に多くの時間がかかり、結果的に業務効率が悪化してしまうおそれがあります。また、メール管理方法をきちんと定めていないと整理するのにも時間が取られてしまうため、メール管理の効率化も重要な課題の一つです。

効率的なメール管理の方法

基本的に、届いたメールは見たらすぐ対応し、完了したらすぐに適切なフォルダに移動しましょう。単なる報告のメールやメルマガなど、こちらのアクションが必要でないものも読んだらすぐに移動させ、受信ボックスは常に空にしておきます。

ほんの少しだから、と届いたメールを受信ボックスに置いたままにすると、積もり積もって多くのメールが整理されないままになるおそれがあります。そうならないよう、受信ボックスを空にすることを習慣付けるようにしましょう。すぐに対応できないものはフラグをつけたり、リマインダー機能などで忘れないようにしたうえで、フォルダに移動します。

以下で効率的なフォルダの分け方について解説します。

処理状況ごとにフォルダを分ける

フォルダの分け方の一例として、「未対応」「対応済み」に分ける方法があります。現在の処理状況ごとにフォルダ分けすることで、対応ミスをなくせます。

確認が必要なものなど、どうしてもすぐに対応できないようなメールは「未対応」フォルダに、対応が完了したメールは「対応済み」フォルダに移動させます。未対応フォルダに移動したものは、忘れないようにリマインダー機能を使ったり、カレンダーに書き込んだりしておきましょう。

また、この2つでは対応しきれない場合は保留用のフォルダを作成するのもよいでしょう。保留フォルダには、相手の対応を待つ必要があるものや、対応の必要はないけれど重要度が高いため見返しやすい状態にしておく必要があるものなどを入れておきます。
ただし、このフォルダはあくまで補助的なものとして扱い、曖昧なものを放り込むフォルダにしないように注意しましょう。相手の対応が完了するなど、状況が変わればすぐに「未対応」「対応済み」に移動させます。

案件ごとにフォルダを分ける

メール管理には、案件ごとにフォルダを分ける方法もあります。特定のプロジェクトに関するメールなど、同じ内容についてのやりとりが多い場合はこの方法が向いています。

案件ごとに分ける場合は対応中・対応済みのものが混ざってしまうため、タグやラベルなどを併用しましょう。同じタグ・ラベルをつけたものは後からまとめて確認できるため、そのことを踏まえて会社名やプロジェクト名、用途などに関連付けてタグ・ラベル付けを行うとよいでしょう。

また、終了したプロジェクトなどはアーカイブ化しておくと、フォルダをすっきりとした状態にできます。アーカイブ化しておくと、検索によって確認することはできますが、メールフォルダ内には表示されなくなります。

メール管理のポイント

メールは削除しない

メールは必ず適切なフォルダに移動し、できるだけ削除はしないようにしましょう。メール管理に「削除する」という手順を入れてしまうと、どのメールを削除すべきかを判断する手間が増えてしまいます。

また、手動で多くのメールを管理していると、誤操作や移動するフォルダの誤りなどのミスが起きる可能性があります。メールを削除しないように決めておくと、ミスが起きたとしてもリカバリーは可能です。そのほか、不要だと思ったメールが、後々思いもよらない場面で役に立つ場合もあります。
どうしても削除したい場合は、メールソフトのアーカイブ機能を使用したり、データをエクスポートしてから削除したりするようにしましょう。

メール管理に時間をかけすぎない

メールをわかりやすくフォルダ分けしたり、タグ付けしたりすることも大切ですが、細かくしすぎると時間が取られてしまいます。ある程度汎用性のある分け方にして、簡単に判断できるようにしておくとよいでしょう。

また、通知があるたびにメールの確認や対応、整理をしていては通常業務の効率が落ちてしまうおそれがあります。出社時・昼過ぎ・夕方など、1日に何回かメールチェックを行う時間を決めておいて、集中してメール対応・整理を行うのもよいでしょう。