キックオフミーティングの目的とは｜流れやポイントも解説

みなさんの企業では、プロジェクト開始時にキックオフミーティングは行われていますか？キックオフミーティングは、メンバー全員の進むべき方向を揃えるためにとても重要です。

今回はキックオフミーティングの目的や流れ、ポイントなどを解説します。

キックオフミーティングの目的

キックオフミーティングとは、プロジェクトのスタートに行うミーティングのことです。また、年度始めや四半期初めに行われるミーティングを、キックオフミーティングと呼ぶ場合もあります。名前の由来はサッカーなどでボールを蹴りだして試合を開始させる「キックオフ」から来ており、英語でも同じ意味で同じ言葉が使用されています。

キックオフミーティングはプロジェクトの目的や目標、情報を共有し、進む方向を揃えることを目的に開かれます。また、メンバー同士の信頼感やモチベーションを高めるための決起集会的な側面も有しています。

キックオフミーティングの流れ

プロジェクトの目的・概要説明

まずは、プロジェクトの目的や概要をメンバーに説明します。メンバーが一丸となってプロジェクトに取り組むためには、目的や目標を確実に伝える必要があります。加えて、現時点で決まっている情報も共有します。スケジュールやコスト、課題などを共有し、プロジェクトの理解度を深めましょう。

また、現時点では決まっていないことについても伝えておく必要があります。未確定事項に関係するメンバーは、「なぜ自分の仕事は進められないのか」ということがわからないままだと、モチベーションが下がってしまいます。メンバーに不満を感じさせないために、キックオフミーティング時にわかっていることは共有しておきましょう。

チームの体制の説明

プロジェクトメンバーがどう配置されるのかを示した体制図を共有します。全員が自分の立ち位置や各部門の責任者を把握しておくことで、現場の混乱が抑えられます。

全メンバーの自己紹介

仕事をスムーズに進めるために、メンバー全員に自己紹介をしてもらいましょう。お互いの顔や名前を知っていると、プロジェクト全体の雰囲気がよくなり、相談しやすくなるなどスムーズな業務進行にもつながります。プロジェクトが開始すると、業務の関わりが少ないメンバーとは交流する機会が持ちにくいため、全員が集まるキックオフミーティングのタイミングで済ませておきましょう。

質疑応答

キックオフミーティングの最後には質疑応答の時間を設けましょう。疑問を抱えたままだと業務効率が落ちてしまうため、早めに解決すべきです。また、全員がいる場で質疑応答を行うと、全員の理解が深まります。質問が出にくい場合は、さまざまな内容に対して「どう感じましたか？」と問いかけると、発言のハードルが下がります。

キックオフミーティングのポイント

資料を用意しておく

キックオフミーティングを円滑に進めるために、前もって十分な資料を準備しておきましょう。資料を見てもらいながら進行することで、リーダーの意思をわかりやすく正確に伝えられます。準備しておくべき資料には、以下のようなものがあります。

• アジェンダ
  ミーティングの日時や議題、参加者などを記載した会議の進行表です。
• プロジェクトの概要
  参加者に口頭で伝える内容を、要点を絞って記載しておきます。
• 参加者名簿
  所属や氏名を記載した名簿を作成します。
• 体制図
  責任者やチーム編成、各メンバーの役割などを記した体制図を作成します。

また、ミーティング終了後には議事録を作成し、全員に配布しましょう。

必ずメンバー全員に参加を呼びかける

ミーティングに参加するべきメンバーへの案内が漏れてしまうと、メンバーは不信感を覚え、最終的にチーム全体の士気低下にもつながるおそれがあります。メールなどで案内を送付する際は、漏れがないようリストなどと照らし合わせ、慎重に確認します。万全を期すために、可能であれば第三者にチェックしてもらいましょう。

プロジェクトの責任者ははっきりとした意思表示を心がける

プロジェクト開始時は、まだ全員の方向性が定まっておらず、メンバーは不安や緊張を感じています。そのためキックオフミーティングでは、リーダーは自分の考えを自信をもって全員に伝える必要があります。リーダーがはっきりとした意思表示をせず、曖昧な受け答えをしていては、メンバーの不安を払拭できないだけでなく、モチベーション低下にもつながります。

キックオフミーティングまでに自分の方針をしっかりと固め、自信をもって意思表示できるようにしておきましょう。