社内報で社内のコミュニケーションを活発化｜作成の流れを解説

みなさんの企業では社内報は発行されていますか？社内報は社員間のコミュニケーションを活発化させるため、企業文化の醸成などにとても役立ちます。

今回は、社内報の概要や作成の流れを解説します。

社内報とは、インナーコミュニケーションを目的として社内向けに発行されるメディアのこと

社内報とは、社員に会社のビジョンを伝えたり、社員間のコミュニケーションを狙ったりなど、インナーコミュニケーションを目的として社内に向けて発行されるメディアのことです。近年では転職が一般的になっており、社歴が浅く帰属意識の薄い社員が増えたため、企業文化の醸成が重要になっています。そのため、社内報でインナーコミュニケーションを活性化させる必要があります。

そのほかにも、社内報には様々な役割があります。企業によって異なりますが、以下のようなものが例に挙げられます。

• 従業員のモチベーションを上げる
• 自社製品へ愛着を持たせる
• 社内の情報共有を活発化する
• 業界の知識を付けてもらう

社内報の種類

社内報は紙媒体で発行されることが多いですが、企業によってはWeb上で配信する場合もあります。それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社に合う形で作成することが重要です。

• 紙媒体
  実物を配布するため、社員に社内報の存在を認知してもらいやすいというメリットがあります。また、PCを日常的に使用していない社員でも読むことができます。一方で、発行にコストがかかるほか、社員の反応を得にくいというデメリットもあります。さらに、印刷に時間がかかるため、即時性のある内容は掲載できません。
• web
  印刷する必要がないため、タイムリーな情報を発信できるほか、バックナンバーからの検索も容易です。また、どこでも受け取れるため、リモートワークや出向などで拠点へ出社していない社員にも届けられるというメリットもあります。そのほか、動画や音声を組み込むなど、趣向を凝らした内容にできます。ただし、社員のアクセスを待つ形になるため、閲覧数が低くなる傾向もあります。

社内報作成の流れ

1. 編集方針の決定

社内報を効果的なものとするためには、目的やターゲットなど、社内報の基本的な枠組みとなる編集方針を決める必要があります。また、社内報は社員にビジョンを伝える役割もあるため、上司に要望を確認するのも有効です。そのほか、社員に社内報に期待・希望することを、アンケートなどで確認するのもよいでしょう。

2. 年間テーマ・発行サイクルの決定

経営方針に沿って、1年間社内報で力を入れて発信していく年間テーマを決定します。年間テーマはその1年の社内報の軸となるため、企業の発表や資料を確認するだけでなく、可能であれば社長にヒアリングしましょう。また、経営方針・状況は変化するため、年間テーマは毎年見直す必要があります。

年間テーマを決定したら、それに沿って取り扱うコンテンツの計画を大まかに立てておきます。発行サイクルやそれに基づいた発行日・校了日も合わせて決定し、年間のスケジュールを作成します。スケジュールは経営状況によってこまめに変更しましょう。

3. 媒体・ページ数の決定

どんな媒体で発行するのかについて決定しておきます。例えば、普段からPCなどデジタルデバイスの使用率が高い企業や、全員がオフィスに勤務していない企業などはWebが向いています。また、デジタルデバイスをほとんど使用していない企業は紙媒体のほうが向いているでしょう。ただし、どの媒体が向いているかは業務環境以外に目的、課題などによっても異なるため、慎重に選択しましょう。

紙媒体で発行する場合はサイズも決定しておきます。一般的には普段から馴染みのあるA4サイズや、かばんに入りやすいB5サイズでよく作成されています。また、Webで発行する場合はページ数に融通がききますが、紙媒体だと制作方法の都合上自由には決定できません。紙媒体では中綴じが一般的な制作方法となります。一枚紙を増やすごとに4ページずつ増えることになるため、必ず4の倍数のページ数にしなければなりません。

社内報の発行頻度やボリューム、かけられるコストなどから適した媒体・ページ数を決定しましょう。

4. コンテンツ企画

編集方針や年間テーマに沿って次回発行号のコンテンツを企画します。読んでもらうために重要な点としては、社員が共感できることが挙げられます。社長や優秀な社員について取り上げがちですが、できるだけ多くの社員に親しみを持って読んでもらえるよう、身近なテーマも取り上げましょう。

また、社内報限定の情報を載せるのも効果的です。ナレッジの共有や会社の従業員向けの制度解説など、役立つ知識を取り上げると興味を引ける社内報とできるでしょう。

そのほか、コンテンツのネタについては以下の記事で詳しく紹介していますので、参考にしてみてください。

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5. 発行までのスケジュールの確認

次回発行までのスケジュールを確認します。ざっくりとした予定でも構いませんので、発行日から逆算して組み立てましょう。Excelなどを利用すると、わかりやすく作成することができます。また、創刊して間もないうちは感覚がつかみにくいため、余裕を持って作成し、都度修正するようにしましょう。

以降は、年間スケジュールに沿ってコンテンツ企画とスケジュール確認、実際の紙面作成を繰り返していきます。