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【今すぐ使える】Zoom商談のメリットとは|成功に導くポイントも紹介

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Zoomを使っての商談に興味があるけれど、どのようなメリットがあるのか分からない、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。今回は、Zoom商談のメリットと手順、成功に導くポイントを紹介します。

Zoom商談のメリット

(Zoom公式サイト:https://zoom.us/

Zoom(ズーム)は、アメリカのZoom Video Communications社が開発、提供しているWeb会議のアプリケーションです。Zoomは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどあらゆるデバイスにおいて無料で利用可能です。また、WindowsやMacOS、AndroidやiOSなど様々なOSに対応しています。このZoomを使って商談を行うことを「Zoom商談」と言います。

シェアが高く信頼感がある

Zoomは、「Skype(スカイプ)」「Microsoft Teams(マイクロソフトチームス)」「Google Meet(グーグルミート)」など、様々なWeb会議ツールの中でもビジネスに最適化されているため、シェアが高く信頼感がある点が特徴です。株式会社MM総研の調査では、Web会議ツールを導入している企業の約35%がZoomを使用していると発表されました。

(参照・株式会社MM総研「SaaS・コラボレーションツール利用動向調査」:https://www.m2ri.jp/release/detail.html?id=420

通信が安定している

Zoomは1時間あたりのデータ通信量が200~300MBと、他社と比較しても圧倒的に少ないため安定した通信が行えます。そのため、音声や映像が途切れることなく安定している点がメリットとして挙げられます。

接続が簡単にできる

Zoomは接続が簡単に行えるため、パソコン操作に慣れていない商談相手にも対応できます。ミーティングのURLもしくはIDをあらかじめ共有しておき、商談の時間になったら相手にアクセスしてもらうだけで商談が始められます。

また、Zoom商談へ招待する側もミーティングの管理ページにある「招待状をコピー」を選択し、メールに貼り付けるだけで簡単に招待することができます。

画面共有ができる

Zoom商談のメリットの1つに、画面共有ができる点が挙げられます。事前に資料を相手に送付しておくだけでなく、リアルタイムで画面を共有し説明することで、より対面に近い商談ができます。

商談の様子が録画できる

Zoomは録画機能が搭載されているため、商談の様子や進捗状況を社内で共有・記録することができます。また、上司から部下へ商談のフィードバックや、新人教育などの資料として活用することもできます。

待機室が設定できる

Zoomで待機室を設定すると、開催側が参加者に入室許可を与えないとミーティングに参加できません。そのため、万が一ミーティングIDやパスワードが漏洩してしまった場合にも、商談に関係ない人の入室を拒否することができます。

バーチャル背景が設定できる

Zoomではバーチャル背景を設定することができます。バーチャル背景の画像には、以下のようなものを設定するとよいでしょう。

  • 自己紹介
    オンライン名刺交換サービスなどで作成できる、名刺情報にアクセスできるQRコードを背景に設定することで、いつでも相手が名刺情報にアクセスできます。また、名刺の情報から相手とコミュニケーションが生まれる可能性もあります。
  • 自社の会社ロゴ・ホームページ画像
    初めての相手や自社に馴染みのない相手と商談する場合に設定します。
  • 相手の会社ロゴ・ホームページ画像
    相手との関係に一歩踏み込み、友好関係を構築したい場合に設定します。

Zoom商談を行う手順

Zoom商談は、以下のような手順で行います。

  1. Zoomアプリを開きサインインする
    アプリを開き、必要な項目を入力しサインインします。
  2. ミーティングスケジュールを設定する
    「ミーティングをスケジュールする」を選択し、「トピック名」「開催日時」「所要時間」「ミーティングID」「セキュリティ」などを入力し保存します。
  3. 商談相手をミーティングに招待する
    マイミーティングの「マイミーティングを管理する」画面の中から「招待状のコピー」を選択します。招待状の文章をコピーし、メールなどに添付して商談相手にURLを共有します。
  4. ミーティングを開催する
    設定したミーティングの「開始」ボタンを選択し、ミーティングを開始します。ミーティング開始時間の5~10分前には開始しておき、相手を待たせないように注意しましょう。

Zoom商談を成功に導くポイント

Zoom商談用の資料を用意しておく

Zoom商談の際には、対面営業と違い相手の視線を誘導するなどのテクニックが使えないため、的確に商談内容が伝えられるような資料を用意しましょう。資料作成のポイントは以下の点が挙げられます。

  • 1つのスライドに対してメッセージは1つにとどめる
  • 文字は大きく、サイズは最小でも18ポイントにする
  • 資料のサイズは16:9でワイドに作成する
  • 図やグラフを用いる際は、必要な内容に絞りシンプルにする
  • 淡いトーンのカラーを使用し視認性を高める

事前に配信環境を確認しておく

Zoom商談を始める前に、映像や音声などの配信環境は適切か確認しておきましょう。背景に人や家具などが映り込んでしまったり、声が聞き取りづらかったりすると、相手が商談に集中できません。

カメラの映りや背景、照明の明るさなどは実際にZoom商談を行う状況でチェックしましょう。また、マイクの音が聞こえない時は、パソコンやヘッドセット、Zoomのマイク設定がミュートになっている場合が多いので注意しましょう。

商談相手を意識したコミュニケーションをとる

Zoom商談の際は、画面越しで相手と会話しなければならないため、対面での商談より意識してコミュニケーションを取るようにします。カメラ目線で実際に目を合わせて話しているようにしましょう。また、大きく聞き取りやすいボリュームで、いつもよりゆっくりめに話すと相手に伝わりやすくなります。

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