案件管理とは？管理項目や行うメリット、代表的な案件管理ツールを紹介

案件管理を行いたいけれど、どのようにすればよいか分からず困っていませんか？
この記事では、案件管理における管理項目や行うメリット、代表的な案件管理ツールを紹介します。

案件管理とは、顧客情報や営業の進捗状況を記録し、管理すること

案件管理とは、営業活動における顧客情報や案件の進捗状況を記録し、管理することです。商談の始まりから終わりまでの顧客とのやり取りを可視化でき、それを共有することで顧客の質問に対応できたり、適切な提案ができたりと様々な業務に役立てられます。適切な案件管理は、営業活動全体の効果を底上げするために必要不可欠です。

案件管理の主な項目

受注率

受注率は、商談まで進んだ案件のうち、受注に結びついた割合を示したものです。過去の案件データを分析し受注率を算出しておくことで、モチベーションを向上させるための目標を設定できたり、営業方法の見直しに役立てられたりします。

担当者

案件ごとの担当者も記録し、管理しておきます。担当者と案件を結びつけて記録しておくことで、各担当者がどれだけの案件を抱えているのかを把握でき、マネジメントしやすくなります。マネージャーが各担当者を管理しやすくなることで、見込み顧客に対し適切なタイミングで商品をアピールできるようになります。

流入チャネル

流入チャネルとは、Webサイトや広告など、顧客がどの媒体から訪問してきたのかを示す流入経路のことです。記録した流入チャネルから、自社と取引をしている顧客がどのチャネルを経由したかを分析します。この分析から、より効果的なチャネルが分かり、マーケティング分析に役立てられます。

予想売上額

案件ごとの予想売上額を記録することで実際の売り上げ額との差を分析でき、業務の質の向上に役立ちます。また、受注率と案件ごとの予想売上額から全体の予想売上も分かるようになるため、設備投資や人事採用の計画を立てられるようになります。

案件管理を行うメリット

案件情報を共有できる

案件管理を行うことで、案件情報を各チーム内だけでなく企業全体で共有できます。案件情報を共有できていると、他部門にまたがる案件であっても部門間での連携を取りやすくなります。

業務効率化につながる

案件情報などの情報共有ができるため、次に何の業務をするべきか分かりやすくなり、効率的に業務を行えるようになります。また、顧客情報や担当者をすばやく確認できることも業務効率化につながります。

ミスやトラブルを防止できる

案件管理により、案件に関する課題を可視化できれば、確認漏れや予定の遅延といったミスやトラブルの発生を防止できます。また、問題が起きてしまった場合にもすばやく対策をとることができ、問題の悪化を防げます。

業務の属人化を防止できる

案件情報がうまく共有されておらず属人的な業務が行われていると、担当者がいないときに顧客の対応ができなかったり、業績が個人の能力にゆだねられたりするおそれがあります。案件管理により十分な情報共有がされることで、業務の属人化を回避できます。また、属人化を防止し、担当でない人でも十分に顧客の対応ができるようになれば、顧客体験の向上にもつながります。

案件管理の代表的なツール

Excel

表計算ソフトとして知られるExcelですが、案件管理も行えます。Excelは使用したことがある人が多く、機能や操作方法に慣れているため導入しやすいという特徴があります。また、自社の状況に応じたフォーマットの作成ができたり、内容や時期でシートで分けられるため管理しやすかったりするなどのメリットもあります。

一方で、Excelは管理項目が増えるとデータが重くなって探しにくくなったり、案件数が多くなると他のデータとの紐づけが難しくなったりするというデメリットがあります。そのため、案件の増加が見込まれる企業ではExcelは不向きであると言えます。

タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、従業員が行うべき業務を見える化するツールです。業務をまとめて管理できるため、案件の進捗状況を確認しやすいというメリットがあります。

しかし、タスク管理ツールは業務を管理するツールであり案件管理のためのツールではありません。そのため、セキュリティのための他ツールの併用や、入力ルールの構築など、不便が生じないようにする必要があります。

Googleスプレッドシート

スプレッドシートは、Googleアカウントを取得すればだれでも費用をかけることなく利用でき、基本的な操作方法はExcelと同じです。オンライン上でデータの共有が容易に行えるため、インターネットに接続していれば、どの端末を用いてもアクセスできるというメリットがあります。また、スプレッドシートは、不特定多数がインターネットを介して操作することが前提のサービスであるため、1つのシートを同時に複数人で編集してもデータを破損してしまうおそれがありません。

一方で、インターネットがつながらない環境では使用できず、処理速度が使用しているサーバーに依存してしまうというデメリットがあります。

SFA（営業支援）ツール

SFAツールは「営業支援システム」とも呼ばれる、営業全体のプロセスや情報を管理し共有するためのツールです。商談履歴や進捗状況などをまとめて管理し営業活動を可視化できるため、効率的な営業が可能になるというメリットがあります。

しかし、SFAツールは導入や運用に費用がかかるというデメリットがあります。そのため、導入しても使いこなせず無駄になってしまうということがないように、慎重に選ぶ必要があります。