これで聞き漏れ解消！ヒアリングシートの作成方法とポイントを紹介

営業マンの方は、お客様の声をヒアリングする際に「ヒアリングシート」を利用していますか？ヒアリングシートを上手く活用できると、適切な提案ができるようになります。

今回は、ヒアリングシートの作成方法とポイントを紹介します。

ヒアリングシートとは

ヒアリングシートとは質問項目をまとめたもの

ヒアリングシートとは、営業マンが実際にお客様にヒアリングする際に、事前に何を質問するのかをまとめたものです。

ヒアリングシートを利用するメリット

ヒアリングシートを利用するメリットは、ヒアリングの時間を有効に活用できることです。

キャリアの浅い営業マンの場合、聞き漏らしをしてしまったり、余計な質問で話が長くなってしまったりすることがあります。

ヒアリングシートを利用することで、事前に質問を用意でき、時間を有効活用できます。

 

ヒアリングシートの作成方法

ヒアリングシートの基本的な構成

ヒアリングシートは、基本的な以下のような構成で出来ています。

1. お客様の基本情報
2. ヒアリング内容
3. 備考

「お客様の基本情報」では、事前に調査・分析したお客様の売上業績や事業についての情報を記載しています。また、基本情報を調査することで、より詳細にお客様の現状を把握でき、的を得た質問をすることができます。

「備考」では、ヒアリングしていて気づいたことや新しい情報を記入するようにしましょう。メモするのに必要な記入スペースを用意しておくと良いでしょう。

ヒアリング内容

お客様によって問いかけるべき質問内容は異なりますが、一般的に以下の項目は必要になります。

• 予算がいくらなのか？
• 決裁者が誰なのか？
• 現状の課題は何か？
• 最終的なゴールの方向性は？

ポイントとしては、事前に調査したお客様の現状について詳しくヒアリングしましょう。せっかく事前調査を行い、質問を用意してきたのですから、普段のヒアリングよりもより内容の詰めた質問ができるはずです。

 

ヒアリングシート作成時のポイント

できるだけ具体的に回答してもらえるよう工夫する

ヒアリングシート作成時に、お客様の情報を分析・調査し、質問を考えます。その際に、お客様が具体的に回答できるような質問内容にするよう心掛けましょう。

特に「4W2H」は重要です。

• 「WHAT」…何が課題なのか
• 「WHEN」…納期・期限はいつなのか
• 「WHERE」…どこの部署で必要なのか
• 「WHO」…決裁者は誰なのか
• 「HOW」…どのように必要なのか
• 「HOW MUCH」…予算はいくらなのか

4W2Hをヒアリングすることで、お客様のニーズをより具体的に把握できます。

そのため、よりお客様の意向に合った提案をすることができ、競合他社よりも優位な立場になることができます。

お客様の回答をメモするスペースを用意しておく

ヒアリングシート作成時だけではなく、ヒアリングの最中にも気を付けるべきことですが、お客様を質問攻めしないようにしましょう。

営業マンはヒアリングを限られた時間で行う必要があるため、質問攻めの形になってしまいがちですが、あくまでも「お客様に話して頂く」というスタンスでいると、お客様もプレッシャーを感じることなく課題や悩みを打ち明けてくれます。

その際にはお客様の意見や回答をメモすることが必要になるでしょう。予想していたニーズとは異なっていた、また新しい意見をもらえたときのために、メモするスペースを用意しておきましょう。