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アクションプランとは|作成手順と目標達成に導くポイントを解説

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アクションプランを作成したいけれど、どのようにすればよいか分からず困っていませんか?アクションプランは、企画や戦略に取り組む際に重要となる計画です。

今回は、アクションプランの意味や作成手順、成功に導くポイントを解説します。

アクションプランとは企画や戦略、改革などの具体的な計画のこと

アクションプランとは、企画や戦略、改革における具体的な計画や手順のことです。アクションプランには、企業全体や部署など団体での取り組みに対する計画を作成するものと、営業パーソン個人に対する取り組みを作成するものがあります。一般的には、2~3年程度で作成した中長期的なプランと、数ヵ月程度の短期プランを作成します。

中長期プランと短期プランの詳細は、以下をご参照ください。

  • 中長期プラン
    どのような手順で施策を実行するのか、優先順位をつけ計画を立てます。企画のマスタープラン(全体計画)になる重要なアクションプランです。
  • 短期プラン
    中長期プランをもとに、これより数ヵ月程度先までの具体的な行動を立てます。計画に対して、どのような作業が必要なのかを明確に記載しなければなりません。

アクションプランを作成するメリット

アクションプランを作成するには、目標を明確にした上で「いつ」「誰が」「何を」行うのかを具体化します。そうすることで、自分がしなければいけない業務が把握でき業務が効率化し、生産性の向上につながります。また、「いつ」「誰が」「何を」を行うのか明確に示すことで、人材や案件管理がしやすくなります。

さらに、会社全体や部署、チーム内でアクションプランを作成し共有することで、限られたリソースを有効に使えるというメリットもあります。

アクションプランの作成手順

1. 目標を設定する

アクションプランを作成するには、まず現状と課題を理解し、理想となる目標を設定します。理想となるゴール地点と、現実の差をなくすための目標を設定します。目標を設定する際には、達成度合いを「見える化」するため、必ず数字を入れましょう。

2. 目標達成のためのタスクを洗い出す

次に、ゴール地点である目標を達成するために必要なタスクを具体的に洗い出しましょう。この時、目標達成のための行動を、深く考えず具体的に書き出すことが大切です。

書き出したタスクの優先順位や費用対効果、それぞれのタスクの関連性や実施可能かどうかなどを考慮し、タスクをグループ化して効率的な順序を検討します。

3. リソース配分を決める

次に、タスクを「いつ」「誰が」「何を」行うかなど、アクションプラン作成者が作業量や作業分担をもとにリソース配分を決めます。明確にした後、所要時間と作業の可否を実際の作業者に確認しましょう。

4. タスクをスケジュールに落とし込む

優先順位や配分されたリソースをもとに、それぞれのタスクをスケジュールに落とし込みます。この時、When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、Whom(誰に)、Why(なぜ)、What(何を)、How(どのように)、How much(いくら)という、6W2Hを意識し作成するとよいでしょう。

トラブルが発生した場合や、優先的に対応しなければいけない事案が発生した時に、予定が進まない場合も考えスケジュールには余裕を持たせることがポイントです。

目標達成に導くアクションプラン作成のポイント

達成可能な目標を設定する

目標を設定する際には、達成可能かつ数値で測定できる目標を立てるようにしましょう。目標達成を繰り返すうちに自信やモチベーションの向上につながります。

リスクを想定しておく

アクションプランを作成する段階で、目標達成が進まない理由になりそうなリスクを想定しておきましょう。リスクには、リソースが不足しそうな場合や競合他社の参入などが挙げられます。

リスクを想定しておくことで事前に対策がとれるよう、アクションプランに盛り込むとよいでしょう。

実際の行動を記録する

アクションプランを作成する際は、実際の行動を記録できる欄を設け、必ず記録しましょう。実際の行動を記録することで、目標の進捗具合や傾向がつかめ、効率的に目標達成に向け取り組めます。

定期的に目標を見直す

PDCAサイクルを回し、アクションプランで設定した目標を定期的に見直しましょう。例えば、1年間におよぶ長期的な目標であれば3~4ヵ月に1回、半年間の目標では2ヵ月ごとに見直すとよいでしょう。

この時、過去の実際の行動記録をもとに、目標に対する進捗を確認します。容易に目標が達成できそうな場合には高めの目標に、見通しが悪く達成が困難と考えられる場合には、現実的に達成可能な目標を再設定しましょう。

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