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【文例付き】手紙で営業活動を行うには|メリットや注意点を紹介

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手紙を使った営業活動を行いたいけれど、どのようにすればよいか分からず困っていませんか?
今回は、手紙で営業活動を行うメリットや、手紙を作成する際のポイントを紹介します。

なぜ手紙での営業活動が注目されているのか

現在、新型コロナウイルスの感染拡大の影響によりテレワークが推進され、今までと働き方が変わったため、従来の営業活動を行うことが困難な企業が増えています。また、従来の営業活動が行えないことで、顧客と対面でコミュニケーションを取る機会が減ってしまい、信頼関係が得られにくく成果につながりにくいという状況も発生しています。

このような背景から、顧客と直接会わずに役立つ情報を定期的に送ることで信頼関係の構築につなげるツールとして、手紙での営業が注目されています。

手紙で営業活動を行うメリット

開封率が高い

手紙での営業には、メールに比べて開封率が高いというメリットがあります。コロナ禍の現在では、電話やメール、お問い合わせフォームなどを通したアプローチが主流になり、これまでよりもメールが埋もれやすくなりました。

しかし、手紙は物理的に手元に残るため、忘れられてしまった場合でも再度目にする機会があり、思い出してもらえるというメリットがあります。また、「自分だけに来た」という特別感が得られるような手紙を出すことで差別化が図れ、開封率が上がります。

決裁者に届く可能性が高い

テレアポや対面で行う営業では、現場の担当者が相手の場合が多く、商談がうまく進んでいても、決裁者の承認が下りず成約につながらない場合があります。

しかし、手紙で営業を行う際には、決裁者宛てに手紙を出すことで、直接届く可能性が高まるというメリットがあります。

手紙を作成する際のポイント

筆ペンを使って書き、特別感を出す

手紙を作成する際には、筆ペンを使い手書きで書くと特別感を出すことができます。筆記用具には万年筆やボールペンなど様々な種類がありますが、中でも筆ペンは格が高く、文字に味が出ることからおすすめです。字に自信がなくても、読みやすい字で丁寧に書くことを意識しましょう。

また、特別感を出し他との差別化を図るためには、良質な便箋や封筒、切手を選ぶことも大切なポイントです。社名があらかじめ印刷されている封筒や料金後納封筒は、手紙を外注している印象を与えるため使用は避けましょう。

基本的には、封筒に入れて郵送する

手紙で営業を行う際は、内容を他の人に見られる可能性があるため、基本的には封筒に入れて郵送しましょう。商談の内容や、営業活動に対する回答が含まれている場合は、必ず封筒に入れ内容が第三者に見えないようにしなければなりません。

しかし、接点のある顧客への初めての手紙、年賀状、暑中見舞いなどは、裏返すとすぐに内容が目に入る葉書がよい場合もあります。さらに、顔写真や手書きの挨拶を添えることによって、自分を知ってもらえ、信頼を得られるきっかけを作れます。営業の内容や状況に合わせて使い分けるとよいでしょう。

新規開拓の場合は、ターゲットを明確にする

新規開拓を手紙で行う場合は、ターゲットを明確にすることが大切です。ターゲットを明確にし、直接手紙を届くようにすることで、キーパーソンに直接営業をかけられます。この時、封筒に「※重要」と記載しておくと、開封率が約30%上がると言われています。

また、他の営業パーソンと差別化し親近感を覚えてもらうために、手紙が到着する当日、または翌日に電話を入れるようにしましょう。

【場面別】手紙の文例

新規開拓の場合

○○株式会社 ○○部○○様

拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
一面識もないまま、お手紙を差し上げます無礼をお許し下さいませ。
私は、●●株式会社 ●●課の●●と申します。

弊社は、営業リストの作成サービスを提供しております。
貴社のWebサイトを拝見し、お役に立てるのではないかと存じ連絡した次第です。

営業に関しての課題がございましたら、お話をお聞かせいただき、弊社サービスの提案の機会を賜りたく存じます。

ご多忙の中恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願い申しあげます。

敬具

●●株式会社 ●●課●●
携帯電話:090-0000-0000
メールアドレス:○○○@○○○.com

既存営業の場合

○○株式会社 ○○部○○様

拝啓

平素は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。
●●株式会社 ●●課●●です。

先日ご紹介させて頂きました営業リスト作成サービス「△△」は、▲▲という点において貴社のお役に立つことができると考えております。
ぜひとも○○様とお会いして、詳細をご紹介する時間を頂戴したく存じます。

ご多忙の折大変恐縮ではございますが、◇月◇日◇時頃にご連絡致しますのでご面談の可否をご教示いただけますと幸いです。

敬具

●●株式会社 ●●課●●
携帯電話:090-0000-0000
メールアドレス:○○○@○○○.com

 

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