シェアオフィスとは｜注目されている理由やメリット・デメリットを紹介

「シェアオフィス」という言葉をご存知ですか。
コロナ禍において、新しいオフィスの構え方として現在注目されています。

今回は、シェアオフィスの定義や注目されている理由、メリットやデメリットを紹介します。

シェアオフィスとは企業や個人が共同で使用するオフィスである

シェアオフィスとは、企業やフリーランスとして働く個人などが共同で使用するオフィスのことを指します。類似する言葉として、「レンタルオフィス」や「コワーキングスペース」などが挙げられますが、「シェアオフィス」はこれら2つをまとめて表現する際に使われます。

シェアオフィスとレンタルオフィス、コワーキングスペースの違い

レンタルオフィスとは、各企業が部屋単位でそれぞれの企業専用のスペースを借りる方式のシェアオフィスです。その一方で、コワーキングスペースは複数の企業や個人が同じデスクを使用し、カフェのように空いている席に座ります。このような特徴から、企業はレンタルオフィスを使用する場合が多く、個人事業主やフリーランスの人はコワーキングスペースを使用する傾向にあります。

シェアオフィスは企業ごとの専用スペースがあることから、普通のオフィスのように仕事をする場所として活用されます。一方で、コワーキングスペースは全てが共有スペースであるため、コミュニティ形成を重視したシェアオフィスともいえます。最近では、他企業とコミュニティを形成できる魅力から、レンタルオフィスにも共有スペースが導入されている場合があります。

新型コロナウイルスの影響でシェアオフィスが注目を集めている

新型コロナウイルスが流行したことにより、急速にリモートワークが普及しました。その結果、都心に大きなオフィスを構えずに、様々な地域にシェアオフィスを構えるスタイルが注目を集めるようになりました。今まではシェアオフィスの利用者層は個人事業主や新規事業スタートアップ、フリーランスが多かったのですが、最近では比較的大きな企業によるシェアオフィスの利用が拡大しています。

シェアオフィスを利用するメリット

法人登記や住所利用ができる

法人を設立するには法人登記を行いますが、その際に会社の住所を登録する必要があります。この際、シェアオフィスの住所を会社の本店として登録することができます。また、企業支援が目的ではないコワーキングスペースの一部は法人登記の住所として使用できないため、法人登記として使用できるか注意しましょう。

迅速かつ安くオフィスを持つことができる

シェアオフィスのメリットは、オフィスを構える時の初期費用および月額費用の低さによるコストパフォーマンスの良さにあります。自分でオフィスを建設せずに他企業とオフィスビルの使用費用を分担するため、高機能かつデザインが良いオフィスを低価格で使用できます。大企業などにオフィス街の多くが使用されている都心でも、シェアオフィスに空きがあれば立地のいいオフィスを低価格で使用できることもメリットです。資金が十分にないような設立初期の段階でも好条件のオフィスを持ちやすく、オフィスに来る人の手間を減らすこともできます。

ミーティングルームやラウンジなどの共有スペースが使用できる

シェアオフィスの利用者は、共用スペースであるミーティングルームやラウンジ、セミナールームなどを利用できます。複数の企業が費用を分担しているため、低コストで高機能なミーティングルームやセミナールームを使用でき、来客の対応やセミナーなどのイベントの開催をデザイン性の高い空間で行えるといったメリットがあります。

リモートワークでも入退室が管理できる

リモートワークを導入した企業の悩みとして、「従業員がいつ仕事を始めて、いつ終えたのかがわかりづらく、勤怠管理がしづらい」といった悩みが挙げられます。シェアオフィスには入退室管理システムが完備されているところもあり、従業員の出勤・退勤を管理できます。また、入退室管理証を使用することで部外者のアクセスを管理でき、セキュリティの向上にもつながります。

他企業との交流機会が得られる

シェアオフィスの中でも特にコワーキングスペースの特徴として、同じオフィスを使用する他企業と近い距離で仕事をできることが挙げられます。作業スペースだけでなく、ラウンジやセミナースペースなども同じスペースを使用するため、他企業との交流が生まれやすいことがシェアオフィスのメリットです。スタートアップ企業やフリーランスにとって、自社のネットワークを広げるだけでなく、新しいビジネスチャンスを生むきっかけにもなります。

シェアオフィスを利用するデメリット

他人と同じスペースで働くため、情報セキュリティに配慮する必要がある

特にコワーキングスペースの場合、自社専用のスペースが存在しないため、オフィス内での情報セキュリティに配慮する必要があります。例えば、シェアオフィス内で共有するwi-fiのセキュリティの高さにも十分考慮した上で施設を選んだり、オフィス内での貴重品の管理により一層注意する必要があります。また、社員同士の会話による機密情報の流出の可能性も考慮しなければいけません。

収容人数や空き状況を気にする必要がある

シェアオフィスではミーティングスペースやセミナースペースは共用であるため、自社が使いたい時に他社が使用している場合や、自社の開催するセミナーの規模に対して収容人数が足りない場合があります。来客の頻度などを考慮し、ミーティングスペースやセミナールームの使用頻度が高い場合は、ミーティングスペースなどの予約が取りやすいシェアオフィスを選びましょう。

設備が共用であることに注意する必要がある

シェアオフィスの設備は全て共用であるため、空調設備や使用できる機材など、自社の都合で変更できないものも多いです。配慮が必要な社員や事業によって特殊な設備が必要であれば、シェアオフィスの使用が向かない場合があります。自社の事業や社員にあった設備の使い方ができるかを調べた上で、使用するシェアオフィスを選びましょう。