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ITツールで業務効率化を実現する|用途別におすすめのツールも紹介

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業務効率化のためにITツールの導入を検討しているけれど、どのようなポイントでツールを選べばよいか分からず困っていませんか?今回は、ITツールを選ぶ際のポイントと用途別におすすめのツールを紹介します。

ITツールとは、生産性向上や業務効率化を実現するために導入されるソフトウェアやクラウド製品のこと

ITツールとは、生産性向上や業務効率化を目的として新たに導入される、ソフトウェア製品やクラウドサービスのことです。

ITツールには、以下のようなものがあります。

  • RPAツール
    RPAとは、定型作業を自動で処理するロボットです。業務の自動化により労働環境の改善につなげられます。
  • グループウェア
    社内の情報共有やコミュニケーションを円滑に行うためのツールです。スケジュール管理やチャット、ファイル共有が行えます。
  • 顧客管理システム
    顧客情報や営業活動を可視化するためのツールです。代表例として、CRM(顧客管理ツール)やSFA(営業支援ツール)が挙げられ、顧客満足の向上につなげることが可能です。
  • テレワーク環境システム
    クラウドストレージやWeb会議システムなど、勤務先以外で仕事を行える環境を整備するためのツールです。また、遠隔でもパソコンを安全に利用するためのセキュリティシステムもあります。柔軟な働き方に対応した労働環境を整備できます。

ITツールを導入する際には、ソフトウェアやハードウェアの費用を補助してもらえる制度もあるので利用するとよいでしょう。

(IT導入補助金公式サイト:https://www.it-hojo.jp/

ITツールは導入のリスクが低い

ITツールの導入コストは月500円〜5万円程度と比較的安く済み、合わなければいつでも解約できるため導入のリスクが低いというメリットがあります。業務効率化や生産性向上を考える際には、設備投資や人員補強のようにコストやリスクが大きい方法を検討する前に、まずはITツールの導入を考えてみるとよいでしょう。

ITツールを選ぶ際のポイント

誰にでも簡単に操作できるツールを選ぶ

ITツールを選ぶときにはまず、誰にでも簡単に操作できるツールかどうかを確認しましょう。機能が多すぎる場合や操作が複雑な場合には、かえって業務を煩雑にしてしまいます。それを防ぐためには、導入を検討しているITツールをまずは担当者が利用してみて、ITツールに不慣れな従業員や新人でも使えるかどうか確認しましょう。

必要な機能が搭載されているか確認する

ITツールを選ぶ際には、目的を達成するためにどのような機能が必要なのかを把握し、その機能が搭載されているのかを確認することが大切です。一度導入したITツールを変更するにはさらなる時間やコストが必要なため、慎重に検討しましょう。

【用途別】おすすめのITツール

業務管理ツール

  • Trello(公式サイト:https://trello.com/home
    Trelloは、タスクをボードに書き込んで、各自のタスクの進捗を視覚的に管理するツールです。タスクを日付や進捗状況、チームや部署ごとに分けて共有できます。また、タスクをドラッグ・ドロップするだけで予定を変更できるため、誰でも簡単に扱えます。
  • Dropbox(公式サイト:https://www.dropbox.com/
    Dropboxは、社内文書や申請書類、契約書などWordやExcelで作成したファイルをインターネット上で保管し共有できるツールです。保管したファイルごとに閲覧・編集の権限を設定できるなど、セキュリティ対策も施されています。

顧客管理ツール

  • Eight(公式サイト:https://materials.8card.net/for-company/company-premium/
    Eightは、スマートフォンに名刺を登録するだけで、相手とSNSでつながることができるクラウド型の名刺管理ツールです。名刺を写真撮影しデータ化することで、名刺管理にかかる時間を短縮できます。また、名刺交換した相手とプロフィール情報の共有やメッセージ交換も行えるため、コミュニケーションツールとしても有効に活用できます。

労務管理ツール

  • ジョブカン(公式サイト:https://jobcan.ne.jp/
    ジョブカンは、出勤管理やシフト管理、休暇申請・承認などが行える勤怠管理ツールです。用途に合わせてグループの設定や勤務時間の集計、打刻管理など様々な機能をカスタマイズできる点が特徴です。

コミュニケーションツール

  • Slack(公式サイト:https://slack.com/intl/ja-jp/
    Slackは、部署やプロジェクトごとにチャンネルを作成し、チャット形式でのメッセージのやりとりやファイル共有、通話などが可能なコミュニケーションツールです。Google DriveやZoomなどの他社アプリと連携し、通知をSlackに一元化できる点も特徴です。
  • Zoom(公式サイト:https://zoom.us/
    Zoomは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどの様々なデバイスに対応したWeb会議システムツールです。無料で利用できるだけでなく、データ通信量が軽量なため、接続が安定しており中断されにくい点が特徴です。

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