データ管理とは｜抱えやすい課題や注意すべきポイントを解説します

データ活用が重要視される現代において、データ管理は欠かせないものになっています。しかし、適切なデータ管理を実施するにはどうすればよいか理解できている人は少ないのではないでしょうか。

この記事では、データ管理とは何かというところから企業が抱えやすい課題、データ管理で注意すべきポイントを解説します。

データ管理とは、データを経営資源として活用するために整理・保管し、最新の状態を維持すること

データ管理とは、データを経営資源として活用するために整理し、最新の状態を維持することです。現代におけるデータ管理には、単にデータを保管するというだけでなく、収集・蓄積したデータを経営資源として活用するために、チーム内外で共有しやすくなるよう整理することも含まれます。また、データごとの保存期間を決めて追加や削除、更新するためのルールを整えることもデータ管理の一環です。

データ管理を徹底すれば、データのアクセス性が高まることでデータを連携しやすくなり、新たな価値を引き出せます。データ管理の対象になるデータの代表例としては、顧客データ・商品データ・会計データ・給与データなどが挙げられます。

データ管理が必要とされる背景

企業にとって、データは「ヒト・モノ・カネ」と同じく重要な経営資源です。そのため、データ管理を怠ったり、重要なデータを紛失したりしてしまえば、事業の継続、ひいては企業運営そのものが破綻する危険性もあります。また、現代では顧客管理システム（CRM）や営業支援システム（SFA）などのツールによって膨大な量のデータが収集・蓄積されています。これらのデータは、ただ保管するだけでは有効に活用することができません。

データ管理は、事業部や部門の垣根を超えてデータの連携・共有を促進します。データを経営資源として活用することで、意思決定や業務改善のヒントが得られ、生産性の向上につながります。

企業が抱えやすいデータ管理の課題

データが膨大になり必要なデータを見つけられない

データの量が膨大になると、必要なデータをすぐに見つけ出すことが困難になります。この問題は、データの一元管理ができていない企業に多く見られます。

現代ではシステムの多様化により、多くのソースからデータを収集・蓄積することが可能となりました。しかし、せっかく収集したデータも「どこに保存されているのか」「どのように活用できるのか」が分からなければ、企業の運営に役立てることはできません。

データの長期保存による保管コストの増大

企業は、収集されるデータを長期的かつ安全に保存しなければなりません。それに加えて、データの量が日々増加し続けることを考えると、多大な保管コストが発生します。さらに、古いデータを削除せずにそのままの状態で放置し続けると、データの肥大化が止まらず、更なるコスト増大を招いてしまいます。

データ管理で注意すべきポイント

データ管理の目的を明確化する

データ管理においては、目的のないアクションはかえって非効率的です。そのため、「何を目的にデータ管理を行うのか」をしっかり明確化することが重要です。また、データ管理の目的は企業ごとに異なるため、設定した目的は関係者全員で共有しておきましょう。

管理対象にするデータを定義する

企業に存在している膨大なデータ全てを管理対象にするのではなく、ある程度絞っておくことも重要です。管理対象として定義したデータは、効果があったのかを定期的に確かめながら本当に必要かどうかの検討を繰り返すとよいでしょう。

状況次第では管理対象を狭く定義したほうが成功する場合も多いため、必要がないと判断したデータは管理対象から外すようにしましょう。また、収集の段階から目的に合ったデータを選別しながら集めることも、データの肥大化を防ぐために重要です。

データの種類によってライフサイクルを決める

データには「作成・保存・活用・長期保存・破棄」というライフサイクルが存在します。役割が終わったデータはいつまでも保存し続けるのではなく、適切なタイミングで破棄することが重要です。

データのライフサイクルは、特性や重要度によって決定します。例えば、顧客データや商品データは比較的長期間の活用が可能であると推測されます。企業の運営方針に大きな変更がない限り、長期保存が適しているデータです。
一方、社員がメモとして作成し一時的に保存したファイルは短期間でしか役に立たないものが多く、この場合長期保存する必要はありません。このファイルのライフサイクルは短く設定することが適しているといえます。

このように、データの特性によってライフサイクルを見極めることで、必要のないデータの肥大化を抑制できます。