RFP（提案依頼書）とは｜メリット・デメリットや構成要素を解説

RFP（提案依頼書）という言葉を聞いたことはありますか？RFPとは、システムの構築を依頼する際に作成する書類で、システム構築時に生じる手間を省くためには非常に有効です。
今回は、RFPの概要とメリット・デメリットの解説に加え、RFPの構成要素や作成の流れも紹介します。

RFP（提案依頼書）とは、システム構築の依頼時に、発注先に要件を伝えるための書類のこと

RFP（提案依頼書）とは「Request for Proposal」の略で、システム構築を依頼するときに、発注先の候補であるITベンダーやSIerに要件を伝えるための書類です。RFPには、システムに求める機能や抱えている課題、投資できる予算など、システム構築をどのように進めてほしいかという要件をまとめます。

また、RFPはシステムの構築だけでなく、システムの導入や業務委託を求める場合にも提出することがあります。RFPを受け取ったITベンダーやSIerは、提案内容をまとめて発注元に提出し、同意が成されればRFPに基づいてシステム構築を行います。

RFI（情報提供依頼書）とは、発注先の基本情報の開示を求める書類のこと

RFPに似た言葉に、「RFI（情報提供依頼書）」があります。RFIとは「Request for Information」の略で、システム構築を依頼するITベンダーやSIerの基本情報を開示するよう求める書類です。開示を求める情報として、会社概要や保有する製品の特徴などが挙げられます。

RFIでは、発注先の候補となるITベンダーやSIerの情報を集めることを目的とします。そのため、契約に直接関わるものではなく、製品の機能や価格、構築期間などは大雑把であることが特徴です。一方RFPでは、これに従ってシステムの構築が行われるため、取引に関わる全てのことが詳細まで明記されます。

RFPを作成するメリット・デメリット

メリット1：要件を明確に伝えられる

RFPでは依頼する要件を詳細に記載するため、どのようにシステム構築を進めてほしいのかを発注先に明確に伝えることができます。そのため、発注元と発注先で認識にズレが生じる可能性が低く、取引を計画通り円滑に進めることが可能です。

また、システムに関する要件を明確に書けば、自社でも気づけなかった課題を発注先が見つけてくれることもあります。この場合、課題が顕在化する前に発注先から解決策を提案してもらえるため、後の手間を省くことができます。RFPで要件を書き出すことで、自社の現状をより深く理解するきっかけにもなるでしょう。

メリット2：発注先の選定が容易になる

複数のITベンダーやSIerにRFPを提出することで、発注先の選定にも役立ちます。RFPによって、各発注先から緻密な提案内容が返ってきます。そのため、各社の提案内容を細かい箇所まで比較し、より自社に適した発注先の選定が可能です。また、評価項目が明確となるため、効率よく選定作業を行えるでしょう。

メリット3：トラブルの防止になる

口約束や内容が曖昧な書類での取引は、契約内容と異なる結果が生じても責任の所在を明確に特定することができません。例えば、納期に遅れが生じたり、必要な機能が備わっていなかったり、予算を超えてしまったりした場合、トラブルが生じて収集が付かなくなることもあるでしょう。

しかしRFPでは、要件をあらかじめ緻密に記載しておくため、どちらに非があるのかが明確に分かります。事前にシステムの要求と提案内容をすり合わせることで、認識のズレを軽減できます。特に、システムは不具合が多い製品なので、アフターフォローに関する要求も明記しておくことで、迅速に対応してもらえます。

デメリット：作成に時間と手間がかかる

RFPは要件を詳細に記載する必要があるため、作成に時間と手間がかかってしまいます。特に、初めてRFPを書く人や、転職して間もない人では、RFPを作成する要領を掴んだり企業のことを知ったりするまでに大きな負担がかかるでしょう。しかし、よりよいシステムを構築するためにはRFPの作成が欠かせず、導入以降の効率性向上を考慮すれば長い目で見て利となることは明らかです。時間をかけてでも、詳細なRFPを作成することが重要です。

RFPの構成要素

RFPの構成要素には、以下のものが挙げられます。自社の要求に必要なものを選びましょう。

1. 会社説明と導入
   自社の概要や、システム構築の依頼に至った経緯を説明します。
2. 依頼の手続き
   RFPの構成や、提案スケジュールを紹介します。
3. 依頼内容の概要
   要求の概要や、予算・納期などを記載します。作業場所や体制、資料といった決めごとに加えて、提案してほしい内容・範囲も記しましょう。
4. 現行システムの機能
   現在使用しているシステムの仕様や、課題を詳細に記載します。
5. 機能面の要求
   構築してもらうシステムに備え付けてほしい機能を書きます。課題をどのように解決してもらいたいかまで記載するとよいでしょう。
6. 機能面以外の要求
   ユーザビリティや性能・安全性など、機能以外の要求を細かく記載します。また、開発時や試験に関する要求も記述しておきます。
7. 運用時の要求
   導入後の教育サポートや、不具合が生じたときのメンテナンスなどに関する要求を記載します。

RFPの作成に関わるプロジェクトの流れ

1. プロジェクトの位置付けを確認する

RFPを作成する前に、プロジェクトの位置付けを確認しましょう。システムの構築・導入の重要度や目的を明確にすることで、どこまでのシステムを求めるのかという投資戦略を立てられます。あらかじめ、予算や必要な機能の優先度などを把握できるため、RFPを効率よく作成できます。

2. RFPを作成する

プロジェクトの位置付けを確認して、要求を明確にできたらRFPの作成に取り掛かります。RFPの決めごとなどを破れば契約違反になってしまうため、誤りや漏れがないよう注意が必要です。要求は全て網羅し、誤解を招くような曖昧な表現は避けましょう。より適した発注先を選定するためにも、複数のITベンダーやSIerに提出しておくことが理想です。

3. 発注先を決める

RFPによって、ITベンダーやSIerから受け取った提案内容を基に、発注先を選定します。要求の優先度が高い項目から複数社の提案を比較検討して、最もよい発注先を選びましょう。

4. システムを構築する

契約が成されれば、RFPの要求に従ってシステムの構築が進められます。システムの構築が終われば製品が納品され、使い方に関する教育や不具合への対応など、アフターフォローが加えられます。