普段、あなたはどのようにしてアポイントをとっていますか？アポイントを取る方法としては、電話やメールが一般的ですが、実はそれぞれ適した使い道があります。
そこで、メールと電話でアプローチする時の基本的な例や使い分ける方法を紹介します。なお、今回の内容は全て新規営業を想定しています。
目次
効率的なアポ取りには営業リストが必須
そもそも効率的にアポを獲得するためには、アポイントが取りやすい企業を集めた営業リストが必要です。アポイントが取りやすい企業の条件は、自社の既存顧客に共通する傾向（業種・業界、事業規模など）を分析することで特定できます。そうして特定した傾向に近い企業を集めた営業リストを作ることで、アポ率の向上が見込めます。
弊社の提供する 営業リスト作成サービスMusubuでは、25以上の検索軸から理想的なターゲット企業リストを抽出できます。こうしたサービスのご利用もぜひご検討ください。
アポ取りメールの書き方
アポイントメールは相手に検討してもらえる時間があるほか、日時などを間違えずにいつでも確認できる点がメリットです。
文例
件名：弊社サービスの紹介についての面談のお願い（△△株式会社）
〇〇株式会社
〇〇様
はじめまして。
△△社の△△と申します。
弊社では〇〇のようなサービスを扱っております。
これまでは、〇〇といった悩みを持つ企業様に〇〇という点でご評価いただき、〇〇万円の効果が出ています。
ちょうど〇〇様の記事をお見かけした際に、弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思いまして連絡致しました。
本メールには、概要資料を添付しておりますが、ぜひ一度、具体的な他社様の事例などもお持ちしてご面談の機会など頂ければと思っております。
もしご興味がおありでしたらご返信いただけますと幸いです。
お忙しいところ誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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△△株式会社
営業部
△△ △△
TEL：000-0000-0000
mail：●●＠●●.co.jp
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書く時のポイント
件名は一目見てどんな内容かわかるか、本文は短く簡潔に書くことができているかを意識しましょう。
相手の企業の課題を自社の強みに関連させて示すとよりアポを取れるメールになるでしょう。「悩み」「評価してもらった内容」「効果」をなるべく具体的に盛り込むことがポイントです。ただし、成功事例については過大な期待を与えすぎないような表現にしましょう。
また、送信する企業の属性に応じて、共感を得やすい内容を盛り込むなどすると効果的です。
アポ取りの電話の方法
ここでは、アポイントをとるための電話について紹介したいと思います。
例1：以前、直接接点があった顧客に電話をするとき
- 情報交換を提案する
自分「先日のイベントでは、大変お世話になりました。〇〇様とは〇〇というような共通点がありますので、今度、情報交換も兼ねてランチに行きませんか？」
- 情報提供を申し込む
自分「先日のイベントでは、大変お世話になりました。〇〇様はこのようなテーマについて興味がおありではないですか？このテーマについてはわたしも調べていて、今度まとめたものを直接お見せしたいのですが。」
例2：接点がない顧客に初めて電話をするとき
直接接点がなかった顧客に電話をするときのトーク例です。
自分「これまでは、〇〇といった悩みを持つ企業様に〇〇という点でご評価いただき、〇〇万円の効果が出ていまして、御社のお悩みも聞けないかと思いましてご連絡致しました。具体的な他社様の事例などもお持ちしたいと考えておりますがいかがでしょうか？」
電話をかける時のコツ
顧客との接点があった時には、そこから話を広げることがポイントです。また接点がなかった時は、メールの例でも上げたようなポイントを意識してアピールしていきましょう。
加えて、メールと同様に架電する相手企業に応じて、話を広げやすい話題を用いると効果的にアポイントに繋げられます。
メールと電話の使い分け
メールと電話はそれぞれメリット・デメリットがあります。それらを理解したうえで、先方に失礼にならないように、また自社が効率よく営業するために、メールと電話はどのように使い分けていけばよいのでしょうか。
見込み客の質で使い分ける
まず始めに、見込み客の質によって使い分けることができます。
見込みが低い（購入意欲が低い）顧客に対しては多くの人に一度に一斉送信できるメールを使用し、反対に見込みが高い（購入意欲が高い）顧客には直接電話して丁寧にフォローするとよいでしょう。
相手の状況によって使い分ける
相手の状況によってもメールと電話を使い分けることができます。
例えば、何回か電話をかけてみたが、相手はいつも外出していてなかなか電話に出てもらえないという時には、メールで送るということもできるでしょう。相手の状況に合わせて連絡手段を変えるのも一つの手です。
時間帯によって使い分ける
電話は、かける時間によっては失礼になる場合があります。
例えば電話であれば、朝一はメールチェックや朝礼、打ち合わせなどで立て込んでいるため、避けたほうがよいでしょう。また、昼休み中や終業後はよほど緊急でなければ電話すべきではありません。電話はかけられる時間帯が限られているといえます。
その点メールは相手が都合のいいタイミングでチェックできるので、電話では迷惑になってしまう時間帯にはメールで送るということもできるでしょう。
いかがでしたか？
メールと電話にはそれぞれ適した使い方があります。この特徴を理解しうまく使い分けることで、上手にアポを取ることを目指しましょう。
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