「報・連・相」という言葉があるように、ビジネスにおける情報伝達は非常に重要です。しかし、伝えたいことがうまく伝えられないと悩んでいる人も少なくないのではないでしょうか？
そのようなときは、5W1Hを意識すると、コミュニケーションを円滑に行いやすいです。今回は、ビジネスにおける5W1Hの重要性と活用方法についてご説明していきます。
5W1Hとは情報伝達の6つのポイントのこと
5W1Hとは、When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)の6つで構成される、情報を的確に伝えるためのポイントのことです。
この5W1Hを押さえると情報伝達に必要な要素を基本的に網羅できます。また、6つとも重要ですが、状況に応じて順番や組み合わせを変更することで、より高い効果を発揮します。また、5W1Hは情報伝達をはじめ、人に質問するときの要点をまとめたり思考を整理するのにも役立てられます。ここからは「伝える」「質問する」「考える」の各シーンごとに5W1Hの活用方法をご紹介します。
情報伝達を的確にする！伝えるための5W1H
5W1Hのメリット：漏れなく被りなく情報がおさえられる
5W1Hを活用するメリットの1つは、漏れなく被りなく伝えることができる点です。また、5W1Hに当てはめる過程で自分の意見が明確になるので、情報伝達の主旨を見失いにくくなります。コミュニケーションが苦手なうちは毎回、5W1Hの構成に当てはめて話すようにしましょう。
また、実際には、How much（どれくらい）やWhom（誰を）などを加えることもありますが、いずれも5W1H が基本となります。
5W1Hのメリット2：自分と相手の前提認識が揃う
相手に情報を伝える時、自分と相手の前提認識は必ずしも同じではありません。異なる認識のまま会話を進めても大きな成果を得るのは困難なため、なるべく早く効率的に認識を合わせる必要があります。
そのような場合に役立つのが5W1Hです。5W1Hを使って伝えることで、認識のズレが浮き彫りになり、本当に伝えるべき情報がはっきりします。
伝えるための5W1Hの使い方
まずは5W1Hを書き出します。今回は上司への報告を例に挙げて見てみましょう。
- When(いつ) 〇月〇日に
- Where(どこで) 取引先の〇社で
- Who(誰が) ○○部の○○部長が
- What(何を) 当社が納入している○○を
- Why(なぜ) 売れ行きが好調であるため
- How(どのように) 今後は今までの〇倍量を納入希望
次に書き出した5W1Hを元に文章を作ります。完成した文章は以下です。
○月〇日に取引先の〇社を訪問したところ、○○部の○○部長が、当社の納入している○○の売れ行きが好調であるため、今後は今までの〇倍量を納入希望とのことです。その方向で進めようと思います。
伝えるための5W1Hでは順番が重要
伝えるための5W1Hでは、状況や場合に応じて順番を変えることが必要です。自分が伝えたいことを伝えるのも重要ですが、何から伝えれば相手が一番理解しやすいかを考えて文章を組み立てると、円滑な情報伝達が可能となります。
- 関係する人物など、主体が重要な場合はWhoから伝える
- 相手の行動を喚起したい場合は共感を得やすいWhyから伝える
- 締め切りなど、時間が重要な場合はWhenから伝える
聞きたい情報を得る！質問するための5W1H
5W1Hを活用して、質問内容を明確にしよう
質問をする際に最も大切なのは、質問内容を明確にすることです。曖昧な質問をすると、質問をされた人も回答しにくく、求めている情報が得られなくなってしまいます。
例えば、質問をする際に、「わからないことがあるので教えていただけますか？」と曖昧に聞くのではなく、「これ(What)がなぜ(Why)上手くいかないのかわからないので、解決策(How)を教えていただけますか？」というように質問しましょう。5W1Hを質問に組み込むことで、お互いにWin-Winな質問を心がけましょう。
頭の中をスッキリ整理する！考えるための5W1H
ポイントは、Whyから考えること
5W1Hは、コミュニケーションだけでなく、マーケティング施策や企画などを考える際にも非常に有効です。その際は、Whyから考えることで、目的がはっきりします。具体的な業務(What)や手段(How)に目が行きがちですが、まず目的(Why)を明確にすることで、考えるべき内容が見えてきます。
Whyを繰り返して思考を深める
Whyから考えることは非常に重要ですが、一度の問いかけだけでは、目的を明確化したり、問題の本質を見つけたりするのは難しいものです。そのようなときは、Whyを繰り返して思考を深めましょう。
例えば、トヨタでは、5回「なぜ？」を繰り返す「なぜなぜ分析」を行うことによって因果関係を明確にし、本当に解決しなければならない問題を浮き彫りにしています。以下は、なぜなぜ分析の一例です。
【問題】営業部が売上目標を達成できていない
→【なぜ？】成約件数が足りていないから
→【なぜ？】商談後の成約率が低いから
→【なぜ？】商談後にメールや電話でフォローできていないから
→【なぜ？】商談後フォローの重要性を認識していないから
→【なぜ？】商談後フォローの有無での成約率の差を把握していないから
→商談後フォローの有無での成約率の差を計測し、共有する
このように、なぜ？を繰り返すと、問題の本当の原因を突き止めることができます。なぜ？を繰り返して根本原因を見つけ出したあとは、改めて5W1Hを使うことで解決策を見つけ出しましょう。
5W1Hそれぞれの視点で考えることで、新たな発見も
思考の幅を広げる際にも、5W1Hは役立ちます。例えば、製品のサービスや商品を別の角度から見直す時には、性能や品質(What)視点から一旦離れ、場所(Where)や時間(When)視点を持つと、新たな発見をする可能性があります。
アイディアが浮かばなかったり考えが行き詰まったときは、5W1Hに当てはめて整理をしてから、視点を変えてみましょう。
いかがでしたか？
シンプルながら強力な5W1Hを活用してビジネスパーソンとしてレベルアップを目指しましょう。
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