5W1Hとは？正しい順番とビジネスでの活用方法を簡単に解説

「報・連・相」という言葉があるように、ビジネスにおける情報伝達は非常に重要です。
しかし、伝えたいことがうまく伝えられないと悩んでいる人も少なくないのではないでしょうか？
そのようなときは、5W1Hを意識すると、コミュニケーションを円滑に行いやすいです。

今回は、ビジネスにおける5W1Hの重要性と活用方法についてご説明していきます。

 

今さら聞けない！5W1Hをおさらい

5W1Hとは、情報伝達の6つのポイントのこと

5W1Hとは、When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)の6つで構成される、情報を的確に伝えるためのポイントのことです。元々は、ニュース記事を書く際に最も重要な内容を最初に書くための慣行として使われていました。
実際には、情報伝達だけでなく、幅広いビジネスシーンで活用できる汎用性の高いフレームワークですので、本記事を参考にしてビジネススキルを向上にお役立てください。

5W1Hを活用する秘訣は、順番にあった

5W1Hは、6つとも重要ですが、状況に応じて順番や組み合わせを変更することで、より高い効果を発揮します。伝える、質問する、考えるといった目的ごとに効果的な順番や組み合わせが変わってきます。状況に応じて、適切に使いこなしましょう。

 

情報伝達を的確にする！伝えるための5W1H

5W1Hを押さえて、漏れなく被りなく伝える

5W1Hを活用することのメリットの1つは、漏れなく被りなく伝えることができる点です。
情報が不足していたり、重複していたりすることで、相手に理解してもらいにくくなってしまいます。
実際には、How much（どれくらい）やWhom（誰を）などを加えることもありますが、いずれも5W1H が基本となります。

自分と相手は前提が違う！？5W1Hで目線を合わせる

相手に情報を伝える時、自分と相手の前提は必ずしも同じではありません。
前提を共有し、目線を合わせるためにも5W1Hは重要です。情報を内容を分かりやすく簡潔に伝えるために5W1Hに則って伝えましょう。
5W1Hを使って伝えることで、認識のズレが浮き彫りになり、本当に伝えるべき情報がはっきりします。

伝えたいことを最初に伝える

先程、5W1Hは順番が重要と書きましたが、情報伝達においては、重要な情報から先に伝えましょう。例えば、会議の連絡であれば、最初にいつ(When)・どこで(Where)、次に議題(What)を伝えていくと良いでしょう。
自分が伝えたいことを伝えるのも重要ですが、相手が求めている情報を的確に伝えることで、円滑な情報伝達が可能となります。
状況に応じて5W1Hの順番を変えることで、より質の高いコミュニケーションが可能となります。

 

聞きたい情報を得る！質問するための5W1H

5W1Hを活用して、質問内容を明確にしよう

質問をする際に最も大切なのは、質問内容を明確にすることです。曖昧な質問をすると、質問をされた人も回答しにくく、求めている情報が得られなくなってしまいます。
例えば、質問をする際に、「わからないことがあるので教えていただけますか？」と曖昧に聞くのではなく、「これ(What)がなぜ(Why)上手くいかないのかわからないので、解決策(How)を教えていただけますか？」というように質問しましょう。
5W1Hを質問に組み込むことで、お互いにWin-Winな質問を心がけましょう。

 

頭の中をスッキリ整理する！考えるための5W1H

ポイントは、Whyから考えること

5W1Hは、コミュニケーションだけでなく、マーケティング施策や企画などを考える際にも非常に有効です。その際は、Whyから考えることで、目的がはっきりします。具体的な業務(What)や手段(How)に目が行きがちですが、まず目的(Why)を明確にすることで、考えるべき内容が見えてきます。

Whyを繰り返して思考を深める

Whyから考えることは非常に重要ですが、一度の問いかけだけでは、目的を明確化したり、問題の本質を見つけることは難しいです。そのようなときは、Whyを繰り返して思考を深めましょう。
例えば、トヨタでは、5回「なぜ？」を繰り返す「なぜなぜ分析」を行うことによって因果関係を明確にし、本当に解決しなければならない問題を浮き彫りにしています。以下は、なぜなぜ分析の一例です。

【問題】営業部が売上目標を達成できていない
→【なぜ？】成約件数が足りていないから
→【なぜ？】商談後の成約率が低いから
→【なぜ？】商談後にメールや電話でフォローできていないから
→【なぜ？】商談後フォローの重要性を認識していないから
→【なぜ？】商談後フォローの有無での成約率の差を把握していないから
→商談後フォローの有無での成約率の差を計測し、共有する

このように、なぜ？を繰り返すことで、問題の本当の原因を突き止めることができます。
なぜ？を繰り返して根本原因を見つけ出したあとは、改めて5W1Hを使うことで解決策を見つけ出しましょう。

5W1Hそれぞれの視点で考えることで、新たな発見も

思考の幅を広げる際にも、5W1Hは役立ちます。
例えば、製品のサービスや商品を別の角度から見直す時には、性能や品質(What)視点から一旦離れ、場所(Where)や時間(When)視点を持つことで、新たな発見をすることができます。
アイディアが浮かばなかったり考えが行き詰まったときは、5W1Hに当てはめて整理をしてから、視点を変えてみると良いかもしれません。