「報・連・相」という言葉があるように、ビジネスにおける情報伝達は非常に重要です。しかし、伝えたいことがうまく伝えられないと悩んでいる人も少なくないのではないでしょうか？
そのようなときは、5W1Hを意識すると、コミュニケーションを円滑に行いやすいです。今回は、ビジネスにおける5W1Hの重要性と活用方法についてご説明していきます。
5W1Hとは思考やコミュニケーションに用いるフレームワークのこと
5W1Hとは、When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)の6つで構成される、思考やコミュニケーションに用いるフレームワークのことです。
- When
期限や日時、季節のイベントなどを表す。日時を限定することで、それまでにすべき事項を洗い出しやすくなる。
例：「〇日に」「〇日から〇日まで」「〇日後に」 - Where
場所や場面などを表す。ビジネスにおいて使用する場合は販売ルートや販売チャネルを指す場合もある。 - Who
関係する人物を表す。ビジネスにおいて使用する場合は担当者の他、顧客や競合などを指す場合もある。対象やターゲットを絞る際にも役立つ。 - What
モノやコトなどの対象を表す。製品やサービスの他、コンセプトや価値などの概念を指す場合もある。 - Why
目的や意義、原因などを表す。問題の対策を練る際や、企画の共通認識をすり合わせる際などに役立つ。 - How
方法や手段を表す。ビジネスにおいて使用する場合は媒体やフレームワークを指す場合もある。
この5W1Hを押さえると情報伝達に必要な要素を基本的に網羅できます。また、6つとも重要ですが、状況に応じて順番や組み合わせを変更することで、より高い効果を発揮します。また、5W1Hは情報伝達をはじめ、人に質問するときの要点をまとめたり思考を整理するのにも役立てられます。
5W2Hや7W2Hとの違い
5W1Hに類似するものとして、5W2Hや7W2Hなどがあります。それぞれの違いは以下の通りです。
- 5W2H
5W1HにHow much(どのくらい)を加えたもの。価格や予算などが関わる情報を取り扱う際に役立つ。 - 7W2H
5W1HにWhich(どちら)、Whom(だれに)、How much(どのくらい)を加えたもの。選択肢が複数ある場合や、対象者や顧客ターゲットが絞られている場合、価格や予算が関わるような情報を取り扱う際などに役立つ。戦略立案する際などに最適。
それぞれ、使用すべきタイミングやメリットが異なるため、何を明確にしたいかを考えて、適切なものを選ぶようにしましょう。
5W1Hのメリット
漏れなく被りなく情報がおさえられる
5W1Hを活用するメリットの1つは、漏れなく被りなく情報を伝えられる点です。また、5W1Hに当てはめる過程で自分の意見が明確になるので、情報伝達の主旨を見失いにくくなります。コミュニケーションが苦手なうちは毎回、5W1Hの構成に当てはめて話すようにしましょう。
また、実際には、How much（どれくらい）やWhom（誰を）などを加えることもありますが、いずれも5W1H が基本となります。
自分と相手の前提認識が揃う
相手に情報を伝える時、自分と相手の前提認識は必ずしも同じではありません。異なる認識のまま会話を進めても大きな成果を得るのは困難なため、なるべく早く効率的に認識を合わせる必要があります。
そのような場合に役立つのが5W1Hです。5W1Hを使って伝えることで、認識のズレが浮き彫りになり、本当に伝えるべき情報がはっきりします。
伝えるための5W1Hの使い方
1. 5W1Hをそれぞれ書き出す
まずは5W1Hを書き出します。今回は上司への報告を例に挙げて見てみましょう。
- When(いつ) 〇月〇日に
- Where(どこで) 取引先の〇社で
- Who(誰が) ○○部の○○部長が
- What(何を) 当社が納入している○○を
- Why(なぜ) 売れ行きが好調であるため
- How(どのように) 今後は今までの〇倍量を納入希望
2. 5W1Hの順番を変更する
5W1Hで情報を円滑に伝えるためには、状況や場合に応じて順番を変えることが大切です。自分が伝えたいことを伝えるのも重要ですが、何から伝えれば相手が一番理解しやすいかを考えて文章を組み立てると、円滑な情報伝達が可能となります。
- 関係する人物など、主体が重要な場合はWhoから伝える
- 相手の行動を喚起したい場合は共感を得やすいWhyから伝える
- 締め切りなど、時間が重要な場合はWhenから伝える
3. 順番を変更した5W1Hを組み立てる
次に順番を変更した5W1Hを組み立てて文章を作ります。今回の例は以下のように組み立てられます。
○月〇日に取引先の〇社を訪問したところ、○○部の○○部長が、当社の納入している○○の売れ行きが好調であるため、今後は今までの〇倍量を納入希望とのことです。その方向で進めようと思います。
質問するための5W1Hの使い方
質問をする際に最も大切なのは、質問内容を明確にすることです。曖昧な質問をすると、質問をされた人も回答しにくく、求めている情報が得られなくなってしまいます。曖昧な質問の防止にも5W1Hは活用できます。
例えば、質問をする際に、「わからないことがあるので教えていただけますか？」と曖昧に聞くのではなく、「これ(What)がなぜ(Why)上手くいかないのかわからないので、解決策(How)を教えていただけますか？」というように質問しましょう。5W1Hを質問に組み込むことで、お互いにWin-Winな質問を心がけましょう。
考えるための5W1Hの使い方
5W1Hは、コミュニケーションだけでなく、マーケティング施策や企画などを考える際にも非常に有効です。その際は、Whyから考えることで、目的がはっきりします。具体的な業務(What)や手段(How)に目が行きがちですが、まず目的(Why)を明確にすることで、考えるべき内容が見えてきます。
Whyから考えることは非常に重要ですが、一度の問いかけだけでは、目的を明確化したり、問題の本質を見つけたりするのは難しいものです。そのようなときは、Whyを繰り返して思考を深めましょう。
例えば、トヨタでは、5回「なぜ？」を繰り返す「なぜなぜ分析」を行うことによって因果関係を明確にし、本当に解決しなければならない問題を浮き彫りにしています。以下は、なぜなぜ分析の一例です。
【問題】営業部が売上目標を達成できていない
→【なぜ？】成約件数が足りていないから
→【なぜ？】商談後の成約率が低いから
→【なぜ？】商談後にメールや電話でフォローできていないから
→【なぜ？】商談後フォローの重要性を認識していないから
→【なぜ？】商談後フォローの有無での成約率の差を把握していないから
→商談後フォローの有無での成約率の差を計測し、共有する
このように、なぜ？を繰り返すと、問題の本当の原因を突き止めることができます。なぜ？を繰り返して根本原因を見つけ出したあとは、改めて5W1Hを使うことで解決策を見つけ出しましょう。
思考の幅を広げる
思考の幅を広げる際にも、5W1Hは役立ちます。例えば、製品のサービスや商品を別の角度から見直す時には、性能や品質(What)視点から一旦離れ、場所(Where)や時間(When)視点を持つと、新たな発見をする可能性があります。
アイディアが浮かばなかったり考えが行き詰まったときは、5W1Hに当てはめて整理をしてから、視点を変えてみましょう。
いかがでしたか？
シンプルながら強力な5W1Hを活用してビジネスパーソンとしてレベルアップを目指しましょう。
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